4 hábitos básicos para você ser mais organizado + ebook gratuito

Antes de tudo, um desejo: que você tenha tido uma incrível virada do ano e que 2018 tenha chegado cheio de boas energias, saúde e muitas oportunidades à tira colo. Eu estive “de férias” (quem me segue de perto sabe que eu não consegui fazer isso de verdade, risos) desde o meio de dezembro do ano passado e agora, depois de várias semanas trabalhando nos bastidores, reinauguro o blog do Eu Organizado para uma nova temporada de organização, planejamento & produtividade. Yay!

Vamos aproveitar bem esses próximos 365 dias, meu povo?

A nossa jornada está só começando. E antes da gente entrar de cabeça no tema desse texto, quero dar um aviso ligeiro: a nossa casa virtual está de cara nova! Isso vocês já perceberam, obviamente. Em breve eu vou fazer uma nova versão daquele texto do ano passado e explicar tim-tim por tim-tim porque eu mudei a identidade visual do site e o que ela representa para mim. Eu gosto muito de manter vocês informados de todos os passos importantes que eu dou junto com o Eu Organizado. Ainda mais porque por detrás de cada passo existe uma avalanche de motivos, filosofias, esperanças e intenções.

E nada mais justo do que compartilhar elas com vocês, né?

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Mas tá, vamos direto ao assunto.

A ideia do texto de hoje surgiu enquanto eu estava analisando as respostas que os leitores digníssimos & maravilhosos desse site deram para a minha pesquisa anual de opinião que fiz no fim do ano passado. Eu faço duas dessa por ano, geralmente, e as resposta que vocês dão me jogam muita luz e me enchem de tantas ideias bacanas. Muito obrigada à todo mundo que tirou cinco minutos pra me ajudar a tocar essa banda aqui com mais clareza e relevância. Vocês são os melhores leitores que eu poderia ter!

Uma das perguntas da pesquisa era: “o quão organizadx você se considera?”. A maioria das pessoas disseram ser intermediários iniciantes – ou seja, pessoas mais ou menos organizadas. Nem tanto, nem tão pouco. Uma parcela um pouco menor disse ser só minimamente organizada; apenas o suficiente para não morrer de estresse cotidiano e nada mais. E uma outra parcela disse que vivia no caos, SOS, mande ajuda assim que puder. Pensando nessas duas últimas parcelas de leitores, juntei duas diretrizes básicas que vão ajudar todo mundo que está no início do caminho da organização: 4 hábitos essenciais (básicos, mínimos, 101) que você deveria cultivar para ser mais organizado e 121 dicas (que abrangem várias categorias diferentes) para você começar a implementar esse estilo de vida maravilhoso.

E existe uma ordem certa de por onde  começar?

Ordem-ordem-ordem não tem.

Você é livre para fazer o que quiser, obviamente. Mas eu fortemente recomendo que você comece pelos 4 hábitos básicos que eu sugeri no infográfico em cima. Se você se considera uma pessoa totalmente desorganizada, que está nadando na sopinha de caos da vida ou que até anda conseguindo dar um jeito em todas as pontas soltas, mas sabe que ainda tem um longo caminho a percorrer, confie em mim: coloque esses hábitos no centro do seu foco e trabalhe neles primeiro.

As 121 dicas para você ser mais organizado é um material totalmente 0800 que você pode baixar, imprimir e ir dando uma folheada sem compromisso – como se você tivesse vendo um catálogo de revista com umas roupas bonitas que você talvez quisesse comprar, sabe como? Esse livro também foi feito para quem está no início do caminho da organização, mas ele tem, aqui e ali, dicas e ideias mais avançadas. Pra baixar o livro é só rolar a página e ir até o final desse texto. Lá embaixo tem um botão com o link.

Se você está confuso, perdido e não sabe o que fazer primeiro, esse texto aqui é pra você.

Mas se esse não é o seu caso, fica frio.

Um dos meus objetivos esse ano é trazer textos variados, relevantes e que atendam (dentro do possível) à todo tipo de leitor que cair aqui no blog. E por isso, reforço: se você tem um tipo de coisa específica que você gostaria de me ver tratar, use e abuse da caixa de comentários lá no fim do texto. Ela foi feita pra ser usada e pra gente poder se comunicar com mais rapidez e liberdade. :)


 

Se levar cinco minutos pra fazer, faça agora

Essa regra não é exatamente sobre organização e nem planejamento, eu sei. Ela é mais uma atitude produtiva do que qualquer outra coisa. Mas acredite em mim quando eu digo que ela contém o antídoto primordial para o veneno da procrastinação. Instalar esse comportamento é exatamente isso: instalar um hábito novo e uma nova forma de encarar e lidar com as suas tarefas e atividades diárias.

Pode ser difícil no início, mas essa é a régua básica que você precisa passar no seu dia-a-dia.

Abriu um email do seu chefe ou do seu colega de trabalho pedindo a versão atualizada de um arquivo que você tem salvo no seu computador? Para e faça. Simples assim. Se você estava livre e de bobeira o suficiente pra entrar no seu email e ler algumas mensagens, você tem dois minutos pra achar e enviar o arquivo. Você estava em uma reunião e teve uma ideia excelente que gostaria muito de dar para o seu supervisor? Anote. Pá pum, tomou levou. Não hesite – e não empurre com a barriga coisas ridículas que podem ser feitas agora. Para que gerar mais estresse e sobrecarga mental para o seu eu do futuro?

Resolve logo e siga em frente.

A regra dos cinco minutos é uma janela de tempo geral que funciona pra quase todo mundo, mas é claro que você brincar com esse número um pouquinho. Se você anda sempre super ocupado e todo mundo exige a sua atenção o tempo todo, você pode decidir que qualquer coisa que te leve até 2 minutos para ser feita será feita agora. Por outro lado, se você trabalha em casa e tem um tempo mais flexível, pode decidir que isso vai valer para qualquer tarefa que dure até 15 minutos – e aí, meu bem, olha quanta coisa já não vai ser feita sem nem precisar ser organizada antes? Fazer um breve telefonema, pedir algo na farmácia, lavar na pia do banheiro, trocar a caixa de areia do gato, etc., etc.

A lógica dessa atitude é a seguinte: se você precisa de menos tempo para fazer uma tarefa do que precisaria para organiza-la, faça. Ação antes de organização cega, meu povo: escrevam isso na testa. Esse comportamento pode ser muito natural e intuitivo para os apagadores-de-incêndio de plantão (aqueles tipos que são premiados e que precisam ser ágeis e terem sempre as respostas na ponta língua), mas é uma coisa que muita gente deixa de fazer.

Por pura preguiça e comodismo mesmo.

Essa regra não é minha, aliás. Ela é do senhor David Allen, criador do método GTD e um dos grandes modelos de ser humano que eu quero seguir em 2018. Mais de um dos hábitos desse texto veio do GTD – e se você quiser aprender mais sobre o que é isso, recomendo que você leia esse texto aqui.

 

Liste as suas três vitórias do dia todos os dias

Para quem não faz nenhum tipo de planejamento e pra quem sente que 24 horas nunca são o suficiente, vamos começar pelo básico: o planejamento diário. O pilar máximo de todos esses quatro hábitos é a sabedoria antiga e infinitamente inteligente que diz: não dê um passo maior que a sua perna, seu idiota.

Se você está nadando no caos, não vai ser do dia pra noite que você vai ganhar uma medalha por ser o maior exemplo vivo de organização e de planejamento que colocou os pés na Terra, né? Vamos ajustar as suas expectativas e garantir que a sua mente esteja afinada para o sucesso. Se você está com dificuldades de colocar em prática todas as mil ideias e teorias sensacionais que você andou lendo, comece simples: escolha só uma técnica para fazer aplicar no seu dia e se concentre nela.

Ponto, parágrafo.

No quesito planejamento, esse é o melhor exercício que eu conheço. E mesmo as pessoas que já são organizadas e já têm uma boa ideia do que querem fazer da sua semana ou do seu dia costumam se beneficiar muito dessa prática. Funciona assim: todo dia de manhã você pensa nas 3 coisas que, se você fizer aquele dia, já vão te fazer sentir vitorioso. Se você não fizer mais porra nenhuma o dia inteiro e completar única e exclusivamente essas três tarefas (que precisam ser possíveis de serem feitas de uma vez só – ou seja: “comer de modo mais saudável” obviamente não conta), quais tarefas seriam?

Esse hábito exercita o músculo do planejamento de um jeito fácil e prático.

E também te ajuda a priorizar. É por isso que eu digo que muita gente pode lucrar com esse pequeno exercício. Em uma lagoa de tarefas, prioridades, agendas, aplicativos e mil e um recursos, a gente pode terminar esquecendo o que é realmente importante. O seu tempo é precioso, nunca se esqueça disso. Se você ainda não tem total clareza de quais são as suas prioridades ou do que você gostaria ou deveria estar fazendo com o seu tempo, se ensine a pensar nisso todo santo dia. Se a correria apertar e eu só puder dar a minha atenção e energia para três tarefas, que tarefas são essas?

Esse exercício é um machado de duplo fio, na verdade: ele te ensina a olhar para o futuro iminente e a planejar minimamente o seu dia e, ao mesmo tempo, te ajuda a se concentrar nas pequenas coisas. Quando a gente está se organizando e buscando melhorar o nosso planejamento há um certo tempo, é fácil fácil ficar perdido em pormenores sem importância e a começar a trocar alhos por bugalhos.

Para mim é, pelo menos. E esse exercício me faz voltar para o centro de novo, vez após vez.

 

Tenha uma única agenda para toda a sua vida

Outra pérola do GTD que, pasmem!, muita gente deixa de lado. Se você for do time do papel, caneta, calo nos dedos e cores vibrantes nas páginas em branco, escolha uma agenda. Ela pode ser de qualquer tamanho e ter qualquer tipo de organização interna – não importa. Se você preferir celulares, telas de computador e agilidade virtual, escolha um calendário (qualquer um serve) e mãos na massa.

Ter controle das suas datas e das coisas que têm um prazo limite para acontecer é tão importante para a sua organização quanto o Sol é para a nossa vida aqui na Terra: muito importante mesmo. Junto com a agenda ou calendário você vai precisar, obviamente, construir o hábito de olhar para ele todo dia.

Por essa você não esperava, né? (barulho de pratos ao fundo para indicar que isso foi uma piada).

Eu sei que instalar qualquer tipo de hábito de organização pode parecer um sonho utópico impossível para algumas pessoas, mas confie mim: tudo o que você precisa fazer é ancorar esse novo hábito à alguma coisa que você já faz todo dia. Olhar a sua agenda e planejar as suas 3 tarefas-vitórias do dia são duas coisas pequenas que você colocar na sua rotina amanhã mesmo, sem complicações. Assim que eu terminar de tomar o café da manhã eu vou olhar o que eu tenho para fazer nos próximos 7 dias e vou escolher as minhas três tarefas básicas do dia, por exemplo. Fala sério, nem doeu, né? Ou, ainda: todo dia, assim que eu chegar em casa do trabalho, da academia ou da faculdade/escola eu vou olhar o meu calendário e planejar as minhas tarefas essenciais do dia seguinte.

Instalar um novo hábito é difícil, eu sei. Mas fazendo isso eu juro que fica um pouco mais fácil.

Incorpore essas duas práticas na sua rotina como se você dependesse delas pra continuar vivo. Decida que você vai fazer isso e não repense essa bosta de decisão de novo. Se você precisasse, subitamente, tomar um remédio super importante para manter a sua saúde, você ia esquecer? Algumas pessoas iam esquecer sim que eu sei, mas você entendeu o meu ponto. Fazer da organização uma pratica diária essencial (tipo tomar banho, comer, dormir, etc.) é uma opção que só você pode tomar.

E enquanto você não tomar essa decisão, nada acontece.

Você vai colocar na sua agenda três itens essenciais: os seus compromissos (coisas com data, hora, lugar e outras pessoas envolvidas), os seus prazos (as datas finais para que você entregue ou cumpra uma tarefa específica) e os lembretes importantes (coisas que você não precisa fazer, necessariamente, mas que seria bom você ter em mente naquele dia). Eu vou fazer coro à sábia voz do David Allen e dizer: por favor, não coloque tarefas sem data na sua agenda. Aprenda a confiar no seu sistema de apoio de organização primeiro e deixe as inovações para depois – e se você quer saber mais sobre como criar o seu sistema de organização, leia esse texto aqui. Para ver como é que eu costumava organizar as minhas tarefas, metas e projetos do ano ano em 2017, leia esse outro texto.

Exemplos de compromissos: aula de pilates, encontro com um cara ou uma moça do Tinder, aulas da faculdade, reuniões remoto ou presenciais, entrevista de emprego, café com os amigos, etc. Exemplos de prazos: data para entrega do TCC, data de envio de um grande pedido, data de entrega do projeto do cliente X, data para renovar a carteira de motorista, data para renovar o filtro de água da cozinha, data para renovar a licença ou assinatura de um aplicativo, etc. Exemplos de lembretes: “meu chefe sai de viagem hoje”, “falta uma semana para começarem a vender os ingressos do show da banda X”, “início da bienal de livro do Rio”, “aniversário de casamento”, “aniversário da minha madrinha”, etc.

Sacou a ideia? Você vai precisar de disciplina, é claro, para preencher a sua agenda. Se você é do tipo que marca duas ou três coisas diferentes para fazer no mesmo dia e na mesma hora, se acostume (e se force) a andar com a sua agenda sempre com você e PÁRE TUDO O QUE VOCÊ ESTÁ FAZENDO e anote os compromissos que você marcou no exato momento em que você os tiver marcando.

 

Coloque todas as ações em uma caixa de entrada

Olha o GTD de novo por aqui, quem diria. Quem aí está surpreso levanta a mão! Ninguém? Pois é. Não é surpresa nenhuma que o quarto hábito essencial seja esse, na verdade. Eu gosto muito desse princípio e tento ventilar ele todas as vezes que alguém me diz que não sabe o que fazer para começar a se organizar. Tirar as coisas da sua mente e colocar elas em um lugar externo, seguro e confiável é um dos passos mais importantes para começar a trilhar o caminho da organização com maturidade, meu povo.

Uma caixa de entrada física é exatamente o que parece ser: uma caixa, bandeja ou pasta aonde você vai colocar todos os papéis que te exigem algum tipo de ação. Viu um artigo legal numa revista ou jornal e não quer esquecer de ler depois? Caixa de entrada. Chegaram cinco mil contas para pagar? Caixa de entrada. Um bilhetinho na agenda da escola do seu filho te lembrando da reunião de pais e alunos que vai rolar daqui a duas semanas? Caixa de entrada. Bilhetinho da sua mãe, marido ou filha pedindo pra você ir no mercado e comprar X e Y? Caixa de entrada. Tenha essa caixa de entrada física em um lugar de fácil acesso, de preferência em cima de uma mesa ou de um móvel que vê bastante acesso ao longo do dia.

Se você trabalha fora, tenha duas caixas de entradas físicas.

Uma caixa de entrada virtual é opcional, mas muita gente gosta e precisa dela. Ela pode ser um aplicativo específico (tipo o Evernote, Todoist ou Trello), um aplicativo nativo do seu telefone (tipo o Notas), uma sala de conversa com você mesmo no Telegram ou até uma aba ou etiqueta específica no seu email. Pode ser tudo isso ao mesmo tempo, também. Se você está começando a se organizar, comece com apenas uma caixa de entrada virtual. Se você não trabalha na internet e não precisa do computador para fazer quase nada durante a semana, escolha uma alternativa simples – tipo um aplicativo nativo do celular. Se você está imerso no ambiente virtual, porém, pode ser uma boa ideia ter mais de uma caixa de entrada. Descentralizar e ampliar a facilidade da sua captura ajuda bastante.

Capturar é o termo do GTD para indicar o que você vai fazer com todos os itens que cruzarem o seu caminho: tirar da sua cabeça e deposita-los em um ambiente seguro. A caixa de entrada é como uma rede para capturar ideias, sonhos e responsabilidades. Ela está ali para cumprir um único papel: liberar a sua caixola e guardar, carinhosamente, tudo o que você precisa fazer. Deixando as outras instruções específicas do GTD de lado, esse único hábito já é uma baita mão na roda para quando a gente está começando a se organizar. Você vai precisar revisar as suas caixas de entrada de tempos em tempos? Sim. Você vai precisar instalar o hábito de guardar nela todas as suas ações? Também.

Se você precisar de uma regra, instale hábito de olhar a sua caixa de entrada todo dia pelo menos uma vez. Eu sei que esse simples hábito pode desencadear várias outras perguntas e decisões, mas vamos manter as coisas simples por enquanto. Olhe as suas caixas de entrada todos os dias (ou de 2 em 2 dias, caso você não tenha tanta coisa para fazer assim) e separe pelo menos um bloco de tempo de uma hora e meia para cumprir as tarefas que estão lá. Pode ser de noite, quando você chegar no trabalho, ou de manhã, antes de ir pra faculdade ou pro trabalho.

Se você quer aprender a como dividir o seu dia em blocos de tempo, venha ler esse texto aqui ó.

Esse hábito pode ser feito de muitas formas e isso, por si só, pode dar uma angústia. Mas eu insisto: primeiro se acostume a tirar da sua cabeça as coisas que você precisa fazer. Se acostume a psicografar as suas tarefas e responsabilidades quase que instantaneamente para um outro lugar - e depois se preocupe em como você vai manter essa bola rolando. A parada mais importante para ter sucesso com um novo hábito é sentir na pele os benefícios daquela nova atitude. Ou seja: o mais importante é fazer.

Chocante, né?

 

Cento e vinte e uma dicas para ser + organizado

Escrito por mim no meio de 2016, as dicas desse livro virtual continuam bem atuais. Elas passam por aplicativos, hábitos saudáveis, ideias de ferramentas específicas, ideias para melhorar a sua rotina, planejar a sua semana e até organizar e limpar a sua casa. É um bufê variado e delicioso para quem quer pescar ideias pontuais que podem facilitar e fazer a vida fluir melhor.

Pra baixar o livro é só clicar no botão aí embaixo.

 
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E claro, vale lembrar que é proibido distribuir ou comercializar esse livro.

Ele é única e exclusivamente para o seu pessoal. Se você quiser enviar ele pra alguém, mande um email carinhoso e coloque o link desse texto lá. Dessa forma você faz uma surpresa gostosa, ajuda alguém a organizar mais a vida e ainda valoriza e incentiva o meu trabalho. <3

Gostou do texto? Vai colocar os 4 hábitos essenciais em prática? Já fazia uma ou várias dessas coisas há mó tempão? Deixe um comentário aí embaixo e amplie a nossa discussão, meu bem! Eu quero ver todo mundo se ajudando e espalhando essas ideias aos quatro cantos do mundo. 2018 está só no início. :)


 

E ó, aqui embaixo tem outras ideias que podem te abrir ainda mais os horizontes:

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