5 princípios para organizar a sua rotina de forma simples

Quebrando Mitos de Organização com a Ana, parte 1.

Essa série não existe aqui no blog, oficialmente, mas bem que poderia. São muitos os mitos e as ideias tortas que as pessoas têm sobre o que é organização e como fazer isso acontecer de verdade. Muita gente fantasia e erra na mão na hora de imaginar o que precisariam fazer para “serem organizadas de verdade”.

E falando neles, olha aí o primeiro mito dando as caras! 👀

A ideia de que algumas pessoas são totalmente organizadas o tempo todo (até dormindo, até na hora de tomar banho) e que outras sempre nadam na sopa do caos do universo não é lá muito certa. Sim, algumas pessoas criam ciclos e fases de organização mais duradouras, mas ninguém é organizado o tempo todo.

Todo mundo – inclusive eu, inclusive a pessoa mais organizada que você conhece – tem momentos de caos. E todo mundo que vive na bagunça (física, emocional ou mental) também cria momentos de organização intuitivamente, mesmo sem reparar.

Isso acontece porque organizar as informações à nossa volta e querer dar um sentido lógico ao mundo que nos cerca está introjetado no DNA humano de tal forma que é praticamente impossível fugir desse padrão.

Outra ideia comum que vive circulando por aí é a de que uma vez que você está organizado, vai ficar assim para sempre. A famosa palavra (tão bela, na verdade) equilíbrio anda sendo usada até dizer chega, geralmente em um contexto do tipo “uma vida organizada de verdade é sempre equilibrada”.

Mas a verdade é bem menos romântica do que isso.

Na vida real nós somos malabaristas, sim. E vivemos caindo da corda bamba mais vezes do que seria bonito de se admitir. Deixar tudo cair e pisar na bola não te define como uma pessoa desorganizada.

Abandonar tudo de vez e virar as costas para os princípios universais da organização (vulgo: desistir) talvez seja uma definição melhor para classificar as pessoas que não querem se organizar. Mas para tudo existe uma solução, meu filho! 🙅

E não existe uma pessoa em cima da face da Terra que não possa se beneficiar de aprender um pouco mais sobre organização. O texto de hoje foi feito justamente para as pessoas que precisam de ajuda para se organizar mas que, ao mesmo tempo, acham que isso é perda de tempo. Ou, pior ainda, que acham que você precisa ser metódico, ter vários TOCs e paranóias para poder ser organizado.

Se esse é o seu caso, cola comigo. Eu vou te contar os princípios gerais da organização e dar um exemplo bem prático e simples de como você pode se organizar sem precisar se transformar em um robô mecânico e chato.

 
 

Qual é o seu perfil de organização?

Antes de qualquer discussão mais complexa sobre etiquetas, arquivos, aplicativos, calendários ou alarmes a gente precisa descobrir qual é o seu perfil. Dizendo de maneira simples, todo mundo tem preferências quando o assunto é “organização”.

Se você não sabe quais são as suas, essas perguntas vão te ajudar.

Imagine que você está naquele maior corre-corre doido, fazendo malabarismos entre pegar seus filhos na escola, ir para uma reunião com o seu cliente, estudar para três provas da faculdade, fazer o dever do curso de inglês e ainda terminar de se arrumar para uma social que vai rolar mais tarde. Nesse cenário caótico, qual seria a solução ideal que você gostaria de ter para se manter organizado?

Você adoraria puxar o celular e ver todos os seus compromissos do dia? Gostaria de ter uma lista de tarefas bem chique, colorida e portátil dentro do seu tablet ou smartphone? Ou será que você ia detestar ter que apertar vários botões?

Você é do time do papel & caneta ou não?

Agora pense que você está aproveitando um delicioso domingo de manhã e pensa: “Poxa, seria bom eu planejar a minha próxima semana”. Se fazer planejamento não é a sua praia, qual seria o jeito menos doloroso e chato de fazer isso?

Você ia curtir conversar com alguém e transferir todo o seu trabalho para outra pessoa? Ia gostar de puxar uma agenda ou um caderno artesanal super lindo, todo trabalho nos detalhes e passar uma hora inteira anotando os seus compromissos?

Na hora do vamos ver, qual é o elemento mais importante que termina te convencendo a levantar a bunda da cadeira e ir se organizar? É a praticidade e a facilidade do processo? Pessoas que valorizam a simplicidade das coisas gostam de soluções que: (a) estão sempre por perto (ou seja, elas não precisam abrir gavetas, clicar em mil lugares diferentes de um mesmo aplicativo ou abrir cinco programas de computador para chegar no que elas querem) e que (b) sejam simples.

Nada cheio de fru-fru, nada muito complexo. Quanto mais básico e pelado, melhor. Já outras pessoas sentem prazer em utilizar a própria estrutura de organização. Elas curtem mexer em cadernos, folhear papéis, escrever com cores bonitas e navegar em aplicativos modernos.

Para essas pessoas (tipo eu!), a experiência é tão importante quanto o resultado final. Sabe aquele papo que para instalar um novo hábito você deveria torná-lo o mais prazeroso possível? É tipo isso. Ter uma roupa novinha e super linda para fazer exercícios pode ser a diferença entre ir para academia ou ficar em casa sem fazer nada, para algumas pessoas.

E ó, não me entenda mal: a gente pode pular a cerca entre esses limites ao longo da vida. O que você valoriza e quer agora do seu sistema de organização pode não ser mais verdade daqui a três anos. Se você tiver um filho, por exemplo, aposto o meu braço direito que você vai passar a preferir a facilidade acima de todo o resto.

Se você sabe quais são os benefícios da organização e do planejamento antecipado, mas não consegue colocar isso em prática, se pergunte: o que é que me faria detestar um pouco menos esses processos?

Fazer ele em conjunto com um amigo e arranjar um parceiro ou parceira de organização? Levar o seu caderno ou computador para uma cafeteria hipster e trabalhar em um ambiente bacana e informal? Ou, se você for metódico, criar vários processos lógicos e complexos que não deixem nada de fora e repetir eles sempre?

A resposta certa, obviamente, não existe. ✌️

Tudo depende da personalidade da pessoa, do seu momento atual de vida, da sua condição financeira e da sua motivação pessoal. Mas descobrir quais são as coisas que você mais valoriza é essencial para que você encontre a sua cara metade no mundo da organização, te garanto.

 

Princípios universais da boa organização

Independente do meio, existem algumas leis gerais que sempre podem ser aplicadas para colocar a vida em ordem. Princípios, digamos assim, que nos ajudam a padronizar os acontecimentos e a nos prevenir contra possíveis atrasos.

Colocar tudo o que for parecido em um mesmo lugar é o princípio-mor da família. Ter um lugar para cada coisa e, toda vez que ela sair da dali, colocar ela lá de novo é o seu princípio irmão.

Qual é o lugar oficial dos seus sapatos? Qual é o lugar oficial dos seus vestidos, bolsas, gravatas e livros? Declare oficialmente para você e para a sua família onde essa coisas moram, arrume todas ali e sempre carregue-as de volta para lá quando, magicamente, elas aparecerem perdidas pela casa. E ah, um lembrete importante sobre isso: os lugares oficiais das suas coisas devem ser sempre, sem exceção, o lugar onde elas geralmente já estão.
  
Exemplo: toda vez que você chega em casa você coloca as suas chaves em cima da mesinha perto da porta. O chaveiro oficial, porém, fica lá perto da cozinha. O que você faz? Compra uma vasilha decorativa e põe todas as chaves perto da porta, oras!

Você vive deixando a roupa suja perto da máquina de lavar roupa, na área ou na lavanderia perto da cozinha. O cesto de roupas suja fica, na verdade, no banheiro. O que você faz? Coloca o cesto na cozinha, exatamente! Dentro do possível, mude o lugar original das suas coisas para aquele ponto da casa ou do seu computador onde você costuma deixá-las naturalmente.

Qual é o lugar oficial das suas tarefas? “Dentro da minha cabeça” não vale, aliás. Escolha uma agenda, calendário, pedaço de papel, mural, caderno ou aplicativo e simplesmente coloque ali todas as ações das quais você se lembra. Coloque tudo fora de ordem, à princípio, se precisar. Apenas tenha esse lugar oficial já decidido.

Outro princípio de organização maravilhoso é: se demorar menos de 10 minutos para fazer, faça na hora. Esse aqui vem do método GTD e ele pode te poupar muito tempo.

Independente de qual seja o seu sistema de organização (e mesmo que você não tenha nenhum), ele nos ajuda demais a lembrar que o mais importante, no fim do dia, é a ação. Pior ainda é se você confiar no seu cérebro para fazer isso depois (a gente sabe como essa história costuma terminar) e você decidir continuar vendo televisão.

Cara, fala sério.

Simplesmente faça! Essa regrinha dourada e frequentemente ignorada vai te poupar muita dor de cabeça, estresse e prazos perdidos.

Mais um princípio fabuloso de organização é o do Antecipando as Merdas. Acabei de nomear esse hábito dessa forma para deixar bem claro qual é o benefício máximo dele: te tirar de enrascadas.

Antecipando as Merdas significa que você sempre vai anotar em um lugar de fácil acesso todas as coisas que você precisa fazer que possuem prazos ou datas. Marcou uma consulta no dentista? Anote na agenda ou no calendário. 📅

O professor marcou a prova final do curso? Agenda. O seu plano de saúde vai vencer no final do mês? Agenda. Sua amiga te convidou para um casamento para daqui a três meses? Agenda.

Criar prazos dos prazos pode ser bom também, caso você tenha um costume de procrastinar tão grande (e se esse for o caso, pare tudo e vá ler esse texto aqui para descobrir que tipo de procrastinador você é e como solucionar isso) que não confia nem na sua agenda.

Se você não aplicar nenhum outro princípio, pegue esse e saia correndo para colocá-lo em prática. Ter a vida centralizada em uma agenda ou em um calendário é tão simples, tão barato e vai te poupar tanta aflição lá na frente, que nossa. Vale à pena.

E se o seu calo for planejamento, faça isso toda vez que começar um novo ano ou a cada seis meses: escreva para si mesmo uma carta (informal, tranquila e carinhosa) dizendo para o seu Eu do Futuro o que você gostaria que ele tivesse alcançado no fim daquele período.

Diga de forma clara, direta e quantificada o que você quer ter feito – em termos de experiências, aprendizados e contribuições. Quais novas coisas você quer ter aprendido? Qual tipo de vivência você adoraria ter tido? Quais são as suas metas profissionais para o final desse tempo?

Anote tudo, conversando com você mesmo, e guarde essa carta para ler depois que o período de tempo tiver terminado. O simples ato de escrever uma carta já comunica para o nosso cérebro que nós temos certas ambições, intenções e expectativas.

Esse tipo de planejamento é super intuitivo para todos nós e você deveria tirar bastante o proveito dele. Dizer “em voz alta” o que você espera do futuro é o primeiro passo para conseguir o que você deseja.

 

Um exemplo real de organização sem neuras

E para te estimular e te provar que sim, é possível se organizar mesmo quando você não é metódico, trouxe o exemplo do sistema de organização bem simples e efetivo do Hudson Sales, um leitor organizado que assina a nossa newsletter.

Ele usa o Lembretes (um aplicativo nativo do iPhone) para organizar as suas tarefas e o Notas (idem) para escrever coisas mais longas. Ele é do tipo, obviamente, que curte deixar tudo no mundo virtual. Pode ser que esse não seja o seu caso, mas se liga na simplicidade e na praticidade do sistema que ele criou.

 
 

Ele aplica a lógica do GTD e, por isso, divide as suas tarefas em contextos que fazem sentido para ele (para saber mais sobre o que é o GTD e como ele funciona, venha pra cá). Ele também tem uma caixa de entrada: o lugar onde ele coloca todas as novas tarefas que cruzam o seu caminho. A lógica da caixa de entrada é que você tenha, num lugar só, todo o tipo de ponta solta que você vai precisar resolver depois.

Ele centralizou todos os seus lembretes também em um lugar só e fez até uma lista especial para as tarefas que estão “aguardando” (ou seja: que estão pausadas até segunda ordem) e para as que ele quer fazer “algum dia” (aquela coisas que a gente vive dizendo “um dia eu faço isso”, sabe como?).

Adorei ver na prática o sistema do Hudson. Raramente vejo alguém usando os aplicativos nativos do seu celular e achei isso um máximo.

Agora, ok. Pode ser que você esteja pensando: “Cruzes, isso é um sistema simples?”. Te relembro que o Hudson está utilizando o método GTD que, por si só, não é tão simples assim. Se todas essas pastas já te deixariam louco, comece devagar!

Pegue leve no início e crie apenas a pasta “caixa de entrada”, “prazos” e “tarefas”. Centralize elas em um lugar que você sabe que vai olhar sempre – no caso dele é o celular, mas para você pode ser em uma agenda, no calendário, em post-is presos no mural do seu quarto ou em um bloquinho do lado da mesa. 📝

Você pegou a manha da ideia, né?

Você não precisa se identificar com esse modelo específico. Apenas saiba que existem mil e uma formas de se organizar (algumas complexas e rebuscadas, outras simples e minimalistas) e que com toda a certeza do mundo você vai encontrar alguma que te agrade.

O importante é seguir procurando! 🔎

 

Concluindo

Já disse, repito e talvez até escreva isso na testa: todo mundo se beneficia com um pouco de organização. Se essa atitude ainda não é natural pra você, tudo bem! Ninguém vai morrer por ser desorganizado, também.

Mas se você gostaria de ter uma vida mais tranquila, com menos urgências e correrias, conseguindo tirar os seus projetos da gaveta e realmente aproveitar o máximo possível de todo o seu tempo e da sua saúde, sim. Nesse caso, dê uma chance para a organização.

Não importa a sua personalidade, o seu emprego ou os seus recursos financeiros: sempre tem um jeito. A única coisa insubstituível é a sua vontade & paciência para ir otimizando a sua vida aos pouquinhos.

E se você era daquele que achava que organização é coisa de gente chata, espero muito que esse texto tenha te convencido do contrário.

Conta para mim: em qual mito sobre pessoas organizadas você acredita? Quem sabe eu não escolho mais uma crença infundada para destruir aqui no blog? Vamos continuar com a discussão aí embaixo, gente linda! 📌


👊 CURTIU? AQUI TEM + IDEIAS BACANAS PARECIDAS, Ó: