A arte de fazer acontecer, resumida: GTD básico para iniciantes

Para quem é novo no mundo da organização e está começando a fuxicar os bons livros e guias sobre o assunto, é praticamente impossível não cruzar com o livro clássico (clássico moderno, mas ainda assim clássico) “A Arte de Fazer Acontecer”, do escritor norte-americano David Allen. A primeira edição do livro, já bem antiguinha à essa altura do campeonato, saiu aqui no Brasil em 2005 e há dois anos atrás, em 2016, o autor lançou a segunda edição – atualizada, revisada e muito pedida pelo público, amém.

O David Allen, além de escritor, também trabalha como consultor, palestrante, gerencia a sua empresa (que é a responsável por treinar outras empresas e capacitar mentores ao redor do mundo para dar alguns cursos básicos de GTD) e ainda grava um podcast (quase) mensal para falar mais um pouco sobre esses temas que a gente adora: produtividade, otimização do tempo, metas e planejamento de vida. E se você não manja muito de inglês, não tema. A gente já tem um site nacional que traduz e traz boa parte dessas informações para cá, o GTD Brasil.

A Thais Godinho, do site Vida Organizada, é a embaixatriz e a professora oficial do método GTD por aqui e ela vive escrevendo, gravando vídeos e falando mais sobre o assunto. Mas para início de conversa, só para te dar um gostinho, vamos falar da parte prática – a minha preferida.

 

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aproveita pra salvar essa imagem aí no Pinterest para se lembrar dessas ideias legais depois. <3


 

O que diabos é GTD, afinal de contas?

O GTD é muitas coisas ao mesmo tempo (e seria impossível dar um panorama completo e fiel em um texto curtinho), mas é possível resumir os seus benefícios destacando dois pontos principais: o aspecto prático e estrutural do método – que dá aporte ferramental e material à todas as coisas abstratas que vagam pela nossa mente – e o trampolim maravilhoso que ele gera para a nossa produtividade.

GTD é uma sigla em inglês para a frase “getting things done”, que, livremente traduzida, quer dizer exatamente o que o nome do livro gostaria que você fizesse sempre, em qualquer cenário e a qualquer momento: fazer as coisas acontecerem. Mão na massa, bunda na cadeira e atenção plena no presente.

Eu estaria mentindo se te dissesse que aprender esse método é super fácil.

Não é não. Nem um pouco, na verdade. Para mim, pelo menos, ele foi um grande espelho que sempre refletiu algumas super dificuldades e limitações internas minhas. Mas eu também estaria exagerando (e mentindo) se te dissesse que o GTD não vale à pena e que ele é difícil demais para caber na sua vida.

O livro e a teoria do GTD estão assentados em um simples e magnânimo objetivo: tornar a sua mente clara como água. Quando você se acostuma com os cinco hábitos básicos do GTD, trabalha para implementá-los na sua rotina semanal de verdade e cria as suas ferramentas de organização tal qual os seus moldes, acredite em mim: você vai entrar em um super estado de flow absolutamente maravilhoso.

Você não vai mais pensar a todo momento sobre o que você precisa fazer.

Você não vai mais desperdiçar a sua atenção tentando ser multitarefa ou tomando mil decisões por minuto. Com algum tempo de prática, você não vai mais apenas reagir ao que a vida está colocando na sua frente, como um macaquinho que vai para qualquer galho que tenha uma banana. A sua cabeça vai estar livre para o que o David Allen diz que ela foi realmente feita: ter ideias – e não para guardar coisas.

O seu cérebro não é um HD externo, diz o GTD. Ele precisa ser livre para pensar, criar e engajar.

E para te provar que o conceito, ainda que super amplo e até um pouco pretensioso, tem raízes e sugestões bem fáceis e mundanas, te explico rapidamente quais são as 4 ferramentas básicas que você precisa ter para colocar o GTD em prática e os 5 hábitos, diários ou semanais, que vão precisar te acompanhar para que todo o seu sistema de organização continue limpo, lubrificado e respirando em paz.

Começando pelas ferramentas, eis o básico que você precisa ter: uma agenda ou um calendário, uma lista de tarefas, um editor de notas (tipo Word, Evernote ou o bom e velho caderno) e uma caixa de entrada.

A caixa de entrada é o portal para o seu mundo, colocando essa ideia de um jeito poético.

Tenha uma caixa de entrada física e outra virtual para coletar topo tipo de ação que surgir no seu caminho e da qual você precisa dar conta: um email que chegou com um pedido, uma mensagem de alguém te cobrando algo pelo WhatsApp, um link de uma matéria interessante que você quer ler, etc.

Qualquer coisa e todas as coisas que você precisa, de alguma, decidir se você vai fazer ou não entram na sua caixa de entrada. E logo aí você já encontra o primeiro hábito basilar do GTD: a captura.

Ou, usando as palavras mais simples do nosso povo, o ato de guardar as coisas. É extremamente útil ter uma caixa de entrada virtual sempre do seu lado para pegar, inclusive, aqueles pensamentos ligeiros e sorrateiros que a gente quase nunca pega. Aquelas ideias de “um dia seria tão bom se eu fizesse X”, sabe?

Na lista de tarefas você vai guardar 2 coisas: as próximas ações e as coisas que você quer fazer um dia.

As próximas ações são os próximos passos, bem pequenos e bem materiais, que você precisa tomar para seguir em frente com os seus projetos. Muitos deles já estão na sua caixa de entrada de qualquer forma, provavelmente. Parte do que você vai capturar, porém, são coisas que você não tem certeza se tem tempo, disposição, recursos ou condições de fazer agora. Essas são as tarefas ou as ideias que o David Allen diz que precisam ir para uma lista chamada “um dia/talvez” – um nome já bem autoexplicativo, né?

Na sua agenda ou no seu calendário é onde você vai colocar todas as informações com data, hora, lugar e/ou pessoas envolvidas: os vulgos compromissos. Lembretes e prazos também podem e devem entrar ali. Por fim, é legal ter também um editor de textos sempre à mão para que você guarde as suas referências de projetos – o nome chique que o GTD dá para as informações e para os planejamentos que você vai precisar ter ou fazer para poder agir com mais calma nos seus projetos complexos e longos.

Depois que você capturar dez, vinte ou trinta itens na sua caixa de entrada, eis o que você vai fazer.

Para cada item escrito, se pergunte: isso exige uma ação? Se não exigir (ou seja: se o assunto já se resolveu ou se for algo que você precisa guardar ao invés de fazer), você tem três opções. Você pode jogar fora, pode colocar na sua lista de “um dia/talvez” (para talvez fazer algum dia) ou simplesmente arquivar. Se a coisa precisar de uma ação agora, no momento presente, o seu próximo passo é esclarecer.

Depois de capturar tudo na sua caixa de entrada, esse é o hábito mais fundamental de todos.

 
  e para te ajudar um cado mais, fica aí a imagem que eu usei para elaborar esse texto. se for salvar e compartilhar, dê os devidos créditos, combinado? (:

e para te ajudar um cado mais, fica aí a imagem que eu usei para elaborar esse texto. se for salvar e compartilhar, dê os devidos créditos, combinado? (:

 

Qual é a próxima pequena ação desse item? O que eu preciso fazer com ele, de verdade?

Essa pergunta parece fácil, na prática é mais difícil, mas nada que um pouco de tempo não ajude a entender melhor. Depois de esclarecer o que diabos está por detrás dessa ação (algumas coisas são, sim, bem auto explicativas e óbvias, outras nem tanto), você vai responder o seguinte: essa tarefa leva menos de 5 minutos para ser feita? Se sim, faça na hora. Na hora mesmo, tá? Essa regra de ouro do GTD já me salvou e melhorou a minha produtividade muito mais vezes do que eu consigo contar. Todas as tarefas que forem longas demais para serem feitas ali na hora, porém, vão para a sua lista de próximas ações.

Esse é o hábito de organizar as suas tarefas propriamente dito.

Os dois últimos hábitos que concluem esse ciclo são: o de fazer as coisas – principalmente as tarefas mais longas, complexas e que não davam para você fazer rapidinho enquanto esclarecia a sua caixa de entrada – e o de revisar as suas listas de tarefas, o seu calendário e a sua lista de “um dia/talvez”. A ideia é que pelo menos uma vez por semana você revise todas as listas, faça uma grande “descarga mental” na sua caixa de entrada, veja os seus compromissos futuros e permaneça de olho no que está por vir.

O livro do GTD, à princípio, é uma baita tijolada na nossa cabeça – isso é um fato.

Mas com a prática humilde, com os textos de apoio e com os vários vídeos explicativos que existem por essa internet à fora, é totalmente possível (para não dizer formidável e excitante) criar um estilo de vida baseado na coerência das suas vontades e na atitude responsável de fazer tempo para o que você gosta.


 

PRA CONTINUAR APRENDENDO, COLA NUM DESSES TEXTOS AI Ó. SÓ TEM IDEIA BOA:

 

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