A grande lição que eu aprendi com o curso presencial do GTD

Se a Ana Carolina de dez anos atrás me visse escrevendo esse texto, em uma premonição do futuro ou algo assim, ela com certeza ficaria bastante impactada. Eu conheço o trabalho da Thais Godinho, do Vida Organizada, há mais de dez anos e tento, entre idas e vindas, utilizar o método GTD na íntegra mais ou menos pela mesma quantidade de tempo. Já li o livro em inglês e em português mais de uma vez, acompanhei todos os posts de blog que a Thais escreveu, vi vários vídeos sobre o assunto, etc.

Sou, em resumo, uma aluna aplicada. :)

Mas, ainda assim, eu só consegui entender a essência da filosofia do GTD (e o que me dificultava a aplicação desse método em todo o seu esplendor) quando fiz os dois primeiros níveis do curso presencial do GTD, ministrados pela Thais. Aí o jogo virou, meu povo. Virou legal. Para quem não sabe, o GTD é um método de produtividade (e de planejamento, de organização de vida, de coerência & clareza de prioridades, tudo junto ao mesmo tempo) criado pelo David Allen. O GTD Brasil é o site oficial para vocês conhecerem mais o método e se informarem sobre os cursos presenciais que acontecem por aí.

Se você é iniciante total, clique aqui e venha ler um texto de boas-vindas para quem não conhece o GTD.

Eu já escrevi alguns textos sobre esse tema aqui no blog e o site da Thais, obviamente, é um repertório infinito de boas ideias, esclarecimentos teóricos e dicas práticas sobre como aplicar o GTD. Existe, também, um grupo de usuários do GTD que vive pipocando com dúvidas & pitacos legais sobre como as pessoas se encontram, personalizam e colocam na prática toda essa estrutura. Ou seja: não é por falta de aprendizado técnico e de assistência que você vai deixar de aprender a usar o GTD, concorda?

Mas, ainda assim, outras coisas podem te atrapalhar durante o caminho.

Esse texto é sobre essas coisas.

 
 
 aproveita pra salvar essa imagem aí no Pinterest para se lembrar dessas ideias legais depois. <3

aproveita pra salvar essa imagem aí no Pinterest para se lembrar dessas ideias legais depois. <3

 
 

O gtd é uma questão de hábito

Do curso de nível 1 do GTD (que explica os fundamentos básicos do método e dá a estrutura mínima para você aplicar tudo isso no seu dia-a-dia), a realidade que mais me atacou, quase me derrubando no chão, foi essa: o GTD é a aplicação constante de 5 hábitos específicos – que, em sintonia, liberam a vida de qualquer ser humano, dão uma injeção de espontaneidade e leveza e, de quebra, garantem que você tenha um controle mínimo, saudável e autêntico sobre todas as suas pontas soltas e obrigações.

Hábitos, meu povo: hábitos. A pedra filosofal do GTD é você entender direitinho a natureza desses hábitos, sacar qual é o mais difícil pra você dar o seu jeito de instalar todos eles na sua vida.

Esses hábitos são, a saber:

 

CAPTURAR

A arte de tirar tudo que está na sua mente e guardar, com segurança e carinho, numa ferramenta externa. Isso sim é assustador para cacete – pelo menos no início. Cê imagina a dificuldade que é admitir, assumir e ter consciência de tudo o que a gente pensa, deseja e idealiza? É muita, meu povo.

Esse é um dos hábitos mais difíceis para mim, sendo sincera. Primeiro porque, como todo mundo, eu tenho mil ideias pipocando na minha mente o tempo todo. E tirar elas da minha cabeça significa, em primeiro lugar, admitir que eu tenho esses desejos e que, talvez, eu queria fazer algo à respeito.

MANO. Imagina o peso emocional disso. Imagina todas as barreiras mentais e internas que você precisa vencer para conseguir admitir (tecnicamente só pra você mesmo, à princípio) que você tem todas essas ambições. Ter consciência delas e coloca-las em uma ferramenta externa, visível e material, é encarar a realidade que você pode: 1. conquistar aquilo, se você quiser; e, se não conseguir, 2. que você fracassou. Admitir que eu tenho duzentos e cinquenta e três vontades diferentes é olhar bem fundo nos olhos da possibilidade de fracassar. Se eu admito que eu tenho a ambição X, eu admito que ela é possível.

Afinal, ninguém tem uma ideia total e bizarramente fora dos seus limites e possibilidades, em geral.

Se aquela ambição é possível, eu posso conseguir. A menos que eu erre. A menos que eu tenha tantas ideias diferentes que eu jamais vá conseguir realizar 10% do que eu quero fazer nessa vida. E aí, diante disso, é muito mais fácil continuar guardando as coisas dentro da sua cabeça. Varrendo todas elas para debaixo do tapete, projetando as suas verdadeiras vontades nos outros (no seu namorado, na sua mulher, no seu amigo, na sua filha), invejando as conquistas alheias que, você sabe, sempre foram originalmente suas e entrando numa espiral da negação. Melhor se convencer que você está por cima de tudo isso, né.

Exceto que você não está. E essas vontades continuam aí, por mais que você as negue. Capturar todos os seus pensamentos (que envolvem ação, que contenham um verbo dentro deles) em uma ferramenta externa – que te permita, depois, olhar para aquela vontade com os esses dois olhos que a terra há de comer – exige coragem. Uma puta coragem. E por mais que, para alguns, esse hábito possa parecer controlador e extremista, para mim ele é um portal – uma prova no meu caminho evolutivo.

Esse é o hábito que vai, mais verdadeiramente, me tornar livre.

 

ESCLARECER

Depois que você tirou da sua mente o que estava pesando (compromissos, ideias futuras, vontades loucas, projetos paralelos, prazos, obrigações, lista do mercado, tudo tudo), é chegada a hora de esclarecer. Você olha para um dos itens da sua caixa de entrada e se pergunta: o que é isso?

Esse item demanda alguma ação? Se sim, qual? O que eu quero fazer com essa ideia?

Cara – chega me dar palpitação quando eu penso nisso. Eu sou uma libriana de raiz, senhoras e senhores. O que significa que, sim, eu evoluí bastante nos meus vinte e oito anos de vida, mas eu ainda tenho fortes e inexplicáveis tendências à indecisão. Eu não sei se as outras pessoas, de outros signos, entendem de verdade o que os librianos sentem – esse peso imenso de ter múltiplas possibilidades.

Arcar com as próprias decisões é outra lição que, eu acho, pega para todas as pessoas, independente do signo. Esclarecer um item da sua caixa de entrada é fácil, às vezes. Você escreve: “comprar leite no mercado”. Uma ação mundana, simples, óbvia. Se pá cê nem precisa tirar ela da caixa de entrada.

Ou, então, você escreve: “planejar a festa de aniversário do meu pai”. Essa ação é maior – ela é um projeto, na verdade. Dentro do fluxo do GTD, a pergunta seria: qual é a próxima ação que eu posso fazer para andar com esse projeto para frente? Você colocaria esse item na sua lista de projetos e, lá na lista de tarefas, você poderia escrever diversas pequenas primeiras ações. “Decidir a data da festa” talvez seja a primeira ação.

Mas e quando os itens da sua caixa de entrada não são obrigações? E quando nenhum chefe ou parente vai te cobrar aquilo? E quando está apenas nas suas mãos decidir quais são os seus projetos atuais?

Como vocês bem sabem, eu sempre defendo: saber as suas prioridades atuais é o primeiro passo para uma vida bem organizada. Como eu disse nesse texto aqui, a sua organização começa muito antes da sua agenda – ela começa no momento em que você sabe o que você quer pra sua vida. Quando você admite e decide o seu foco. Esse processo não é fácil. E em parte porque, frequentemente, a gente entra no erro e na auto sabotagem de pensar que nós não podemos quebrar os acordos que fizemos com nós mesmos.

“Se eu me propor a fazer isso, eu vou fazer isso – custe o que que custar”, você pensa.

Nada de errado com isso, até certo ponto.

Mas depois desse ponto, ô: muitas coisas erradas existem nessa frase.

Assim como com o primeiro hábito, é muito mais fácil se abster da escolha. E se for a decisão errada? E se as suas tendências controladoras e rígidas tomarem conta da parada – e, aí, você não vai mais poder voltar atrás de nenhum projeto que você decidiu, meses atrás, começar? E se você perceber que aquele projeto específico foi um fracasso? O GTD, eu percebi, coloca a gente frente a frente com nós mesmos.

E isso é um puta susto.

O hábito de esclarecer acontece nos momentos em que você esvazia a sua caixa de entrada. Algumas pessoas fazem isso uma vez por dia, outras fazem mais de uma vez. E esse hábito, para mim, é um momento de confronto e auto responsabilidade: o que eu quero fazer com a minha vida, afinal de contas? Para que eu vou dizer não? E pro que eu vou dizer sim? Para quais projetos eu estou disponível? E quais são os que vão ficar na lista de espera, aguardando o seu momento ideal? Acreditem-me quando eu digo: eu sei que existem poucas coisas mais difíceis nessa vida do que decidir o que você quer.

Mas não vai ser se esquivando dessas decisões que a sua vida vai ser como você quer.

Muito pelo contrário.

 

ORGANIZAR

O terceiro hábito do GTD anda coladinho com o segundo. Quando você para em um certo momento do dia para esvaziar a sua caixa de entrada e esclarecer o que cada tarefa ou ação representa, o passo imediatamente posterior é colocar cada item no seu devido lugar. E é aqui que a porca torce o rabo.

Organizar os itens da caixa de entrada é idêntico a organizar a sua sala: cê pega as revistas espalhadas e junta no montinho das revistas, pega as roupas caídas pelo sofá e coloca no armário, junta os pratos sujos e leva eles para a pia. Colocar cada item no lugar onde ele pertence – isso é organizar. Onde ficam esses lugares, você pergunta? Onde você quiser que eles estejam. Porque assim como na sua casa, quem manda no seu sistema de ferramentas do GTD é você. O método te diz, é claro, quais lugares você precisa criar: uma lista de tarefas atuais, geralmente divididas por contextos, uma lista de tarefas futuras, que você não vai fazer agora, mas que pode ser que você queira fazer um dia e assim por diante.

Se o item que você encontrou na sua caixa de entrada é um projeto, ele vai para a lista de projetos ativos.

Simples, né? Simples demais, doce gafanhoto, até a sua veia controladora querer roubar o show pra ela.

O meu problema com esse hábito é que ele é fácil demais para mim. Ou, dizendo de outra forma: eu agonizo em cima de detalhes muito específicos e me perco no mundo das ferramentas que eu posso escolher para organizar o meu sistema externo. Qual aplicativo eu uso? Será que esse é melhor do que aquele? Troca uma vez, troca duas vezes, troca três vezes. Mas as cores dessas etiquetas não combinam. E se eu colocar a visão do meu calendário dentro do meu aplicativo, o que acontece?

Não me entendam errado: é óbvio que é muito legal trocar de ferramenta.

E pra mim é quase inevitável: eu testo muitos apps novos, tanto por inclinação & por amor pela tecnologia quanto para criar um conteúdo rico, vasto e didático para vocês. Isso faz parte do meu trabalho, em parte. Mas existe um limite: existem detalhes técnicos e mínimos que não vão influenciar o seu sistema. Você tem uma ferramenta que te satisfaz? Ela é bonita, agradável e fácil de usar pra você? Então pronto, baby.

Senta o rabo na cadeira e vá treinar os outros hábitos.

Você precisa, é claro, mudar de conjunto de ferramentas tanto quanto você sentir necessidade. Quem me acompanha sabe que eu admito que mudo muito de aplicativos e não me arrependo disso. O problema aparece, para mim, quando essa brincadeira me tira a energia para instalar os outros hábitos. E quando eu me escondo em um lugar seguro e familiar (organizar listas de tarefas, comparar aplicativos, etc., etc.) para evitar colocar a mão na massa nas coisas que realmente me incomodam, me perturbam e me desafiam.

Aplicar o GTD é sair da sua zona de conforto. E esse é um treino muito válido de se ter.

 

ENGAJAR

O quarto hábito é o ápice de todo esse circo: o motivo pelo qual a gente provavelmente quis entrar nesse buraco de minhocas para início de conversa. Depois que todos os itens estão nas suas devidas casinhas, você pega a sua lista de tarefas e coloca a porra da mão na porra da massa. Me perdoem o francês, mas eu preciso enfatizar a importância desse hábito. As suas ferramentas externas de organização (siga você o GTD, siga você um guru alienígena invisível) não podem te tomar mais tempo para manter do que a execução das tarefas que está nessas ferramentas. Simples assim, meu povo. Simples assim.

No início, óbvio, o GTD vai te tomar tempo. Qualquer sistema de ferramentas vai.

Se a sua vida está de pernas pro ar, é igual arrumar a sua casa quando parece que um furacão passou por ela: vai ter um trabalho braçal envolvido, vai tomar tempo, vai te exigir esforço. Mas no dia-a-dia é pura manutenção. A sua casa é o seu santuário, o seu lugar de acolhimento, de lazer, de família e de produtividade – ela não foi feita para ser limpa o tempo todo. Limpeza e arrumação são os dois hábitos que garantem que a sua vida, dentro da sua casa, continue boa – sem baratas, sem ratos, sem objetos inúteis e quebrados pelos cantos, com espaço, mobilidade e beleza para você apreciar.

A organização é o trampolim para você ter o estilo de vida que você quer.

É o caminho que você percorre para alcançar os seus objetivos. Ela não é o destino final.

Ela é só um meio. No fim do dia, o importante é saber: eu fiz as tarefas necessárias para cumprir os meus projetos? E se eu estava mal ou estressado, eu me dei tempo para me recuperar? Eu estou prestando atenção na área da minha vida que mais está precisando de nutrição nesse momento? Eu estou me dando permissão para correr atrás dos meus desejos, por mais absurdos que eles possam parecer?

Essas são as perguntas que importam.

Quanto tempo você passou polindo e aperfeiçoando o seu sistema de organização não tem o mesmo peso. O que não significa que você não deva caprichar nele. É claro que deve. Mas não perca a sua motivação principal de vista. Ter um sistema de ferramentas perfeitas não é o mais importante. Nenhum desses cinco hábitos consegue existir e te manter num fluxo da produtividade por si só – é o sistema, totalmente integrado e igualmente reforçado, que vai te permitir alcançar a melhor versão de você.

Existem muitas formas da gente fugir da luta e tirar o nosso da reta.

E pular esse hábito é uma delas.

Por isso, aconselho: durante a semana, se concentre na sua lista de tarefas. Mesmo que ela esteja imperfeita, mesmo que algum prazo fique estourado, mesmo que nem tudo saia conforme você planejou. Nem tudo é alinhado e ideal e incrivelmente bem equilibrado o tempo todo, meu povo. Saiba reconhecer que as imperfeições fazem parte do caminho e se concentre no que você pode fazer naquele momento.

 

REVISAR

Tudo nessa vida exige manutenção. O ritmo de uma música, a cadência de um jogador de basquete quicando a bola no chão. O quinto e último hábito do GTD nos coloca, ao meu ver, uma linda prova de humildade e de perseverança: revisar o nosso sistema e tirar um tempo para reciclar os nossos acordos todas as semanas. Revisar a sua lista de tarefas, os seus projetos atuais, os seus projetos futuros, olhar o seu calendário do próximo mês e, uma vez mais, esvaziar a sua mente e encher a sua caixa de entrada são as tarefas que vão te engrandecer muito ao longo do tempo.

Essa é a mágica do efeito composto em toda a sua glória.

Pequenas ações, umas em cima das outras e ao longo de vários meses e anos, criam o seu paraíso.

O mundo no qual você consegue balancear espontaneidade com planejamento sem a mínima dificuldade. Onde você consegue minimizar as perdas, os desperdícios e as broncas por ter estourado um prazo importante. O universo no qual você não precisa se estressar e se sobrecarregar para fazer aquela tarefa do dia para noite porque você a deixou para a última hora. Essa realidade chega com o tempo, não do dia para a noite. E para garantir que ela exista, você precisa persistir. Você precisa revisar.

Persistir, aliás, é uma palavra que pode ser muito leve.

Saber revisar o seu sistema, as suas tarefas e os seus acordos com auto acolhimento o suficiente (para saber quando você chegou no seu limite sem se chicotear por isso) é o exemplo máximo disso. De persistir, de seguir em frente, sabendo que nem tudo vai ser perfeito o tempo todo. Encarando a realidade das coisas, os imprevistos e as oportunidades que talvez estejam batendo na sua porta. Muitas pessoas associam persistir com uma carga emocional difícil – de sacrifício, de peso, de teimosia.

Para mim é bem ao contrário.

Persistir é saber descansar. É saber ventilar as sua crenças, os seus desejos e os seus limites – admitindo, por vezes, que a sua vontade realmente mudou. E que tudo bem mudar de vontade. É saber reconhecer quando você chegou num platô confortável e está na hora de se propor novos desafios. Persistir é continuar crescendo, apesar das circunstâncias – sabendo se acolher e sabendo se desafiar.

Eu não lembro aonde eu li isso (não sei se foi a Thais ou o David que disse), mas eu registrei que esse quinto hábito, o da revisão, é o hábito que mais faz as pessoas desistirem do GTD. É onde quase todo mundo falha. Não sei se eu tô viajando, mas acho que eu realmente li isso em algum lugar. E, no fim, essa estatística faz muito sentido pra mim. Afinal de contas, muitas pessoas podem ter o gás para começar.

Mas o que conta, como disse Jeff Olson, não é quanto tempo você fica em cima da esteira.

É a quantidade de vezes que você sobe nela, independente do seu ânimo.

 

E AGORA ME CONTA

Qual é o hábito mais difícil do GTD pra você? Abra o seu coração e compartilha isso com a gente aí embaixo, meu bem! Eu quero conversar e ajudar a dissolver as possíveis dúvidas de vocês. Até porque: é sempre bom saber que não estamos sozinhos, né? A sua dificuldade pode ajudar muito outra pessoa. <3


 

PRA CONTINUAR APRENDENDO, COLA NUM DESSES TEXTOS AI Ó. SÓ TEM IDEIA BOA: