Usando o Notion para aplicar o método do SCRUM nas suas tarefas

O Eu Organizado tem na sua ementa o objetivo de contribuir com o máximo de opções, ideias, técnicas e estratégias para que a vida de vocês seja mais organizada, coerente, autêntica e tranquila. Todo mundo sabe mais do que bem quais são as minhas preferências de organização – ou, pelo menos, sabem aqueles que leem o blog há mais tempo. Aplicativos, aplicativos e mais aplicativos, GTD e afins. Por um lado, eu não me comprometo e nem me responsabilizo por criar um Catálogo Completo E Infinito da Organização.

Acho que nenhum ser humano, sozinho e único, consegue esgotar qualquer tema.

Mas, ainda assim, é legal variar os meios e as ferramentas que eu exponho aqui no blog.

Pensando nisso, e ouvindo as sugestões de outras pessoas, decidi me aprofundar em uma técnica que não recebeu textos, explicações e menções suficientes por aqui: o SCRUM. Para quem não sabe, o SCRUM é uma técnica de desenvolvimento ágil – que, por sua vez, é um método de trabalho amplo, mais livre, que abriga diferentes técnicas específicas. O manifesto do desenvolvimento ágil surgiu em 2001 por ocasião de um grupo de profissionais de TI (técnicos de informática) que criou uma nova estrutura e um novo modelo de trabalho para desenvolver e entregar os softwares para os seus clientes.

Eles criaram um manifesto do desenvolvimento ágil e, com ele, uma nova forma de evitar desperdícios.

O desenvolvimento ágil é uma filosofia, não um conjunto de regras, dizendo a verdade. Ele parte do princípio que você não precisa ter o seu produto final totalmente pronto e perfeito para agregar alguma coisa para o seu cliente. Muito pelo contrário, na verdade. Os criadores desse método perceberam que a produtividade fluía muito mais quando eles criavam pequenos objetivos e iam construindo o produto final de forma interativa, entregando os resultados incrementalmente e tendo um feedback constante.

De pouquinho em pouquinho, sempre conversando com o cliente sobre o que eles estavam fazendo.

Esse texto é sobre uma das formas de desenvolvimento ágil que existe. O SCRUM pode ter nascido no berço da tecnologia e informática, mas ideia agora é mostrar como vocês podem pegar esse modelo de trabalho e agilizar a vida pessoal e os projetos paralelos de vocês – e, melhor ainda, usando o Notion. Esse aplicativo mais do que maravilhoso que vocês provavelmente já me viram recomendar até dizer chega. Eu amo o SCRUM de paixão. Ele já me ajudou demais a abrir mão do perfeccionismo e me incentivou a me concentrar nos resultados que eu queria mais do que na impecabilidade ou velocidade da performance.

Para uma vida mais produtiva, focada e sem estresses, ponha os pés pra cima e continue lendo.

 
 
 aproveita pra salvar essa imagem aí no Pinterest para se lembrar dessas ideias legais depois. <3

aproveita pra salvar essa imagem aí no Pinterest para se lembrar dessas ideias legais depois. <3

 
 

A filosofia por trás do scrum

Antes da parte técnica, é importante ressaltar e confirmar alguns princípios universais do SCRUM – que, por universais serem, se aplicam maravilhosamente como comportamentos altamente vantajosos para qualquer pessoa, com qualquer trabalho e em qualquer ponto do universo. São eles:

#1 Comece antes de estar totalmente pronto

Você não precisa ver a linha de chegada para fazer algum avanço. Afinal, como disse maravilhosamente bem o escritor Jon Acuff, no seu incrível e divino livro “Finish”: planos são exatamente isso – planos. Eles são uma projeção do que pode acontecer. Ninguém cumpre um objetivo seguindo fielmente o seu planejamento inicial. Coisas acontecem ao longo do caminho e você precisa se adaptar. Só o que você precisa ter para começar é um punhado de tarefas iniciais que te apontam na direção certa.

#2 Reflita e se adapte

Puxando o gatilho da ideia ali de cima, é apenas realista imaginar que nem tudo vai acontecer da forma que você pensou que aconteceria, correto? O SCRUM te dá exatamente essa liberdade, bem palpável e imediata: você planeja e faz o que é possível agora. Quando a coisa mudar, você muda e adapta junto.

#3 Metas de curto prazo claras e definidas

Quebrar objetivos e visões amplas de vida em metas curtas e claras que você pode atingir no curto prazo, dentro de poucas semanas, por exemplo, é absolutamente vital. Taí uma habilidade que ninguém deveria se roubar de aprender. Metas megalomaníacas nos assustam já de cara – e, se pá, até servem de gatilhos para processos internos de perfeccionismo, insegurança, medo e tantas outras coisas. A gente adora ter um objetivo claro na nossa frente. Os seres humanos trabalham bem melhor assim. E a capacidade de unir pequenas metas práticas e imediatas com o seu estilo de vida futuro, colocando para dançar as pequenas tarefas da semana com os seus sonhos de vida, é uma malemolência incrível de ter.

#4 Faça tempo para trabalhar com foco

Agora que você já sabe qual é a sua pequena meta de curto prazo (ou seja: você já sabe o “produto final” que você vai entregar, para usar a analogia dos desenvoledordes de software), se concentre nas suas tarefas da semana e tenha um horário recorrente (todo dia ou toda semana) para ir pegando uma tarefa por vez. Se não está na sua agenda, não vai acontecer – já disse a grande diva Marie Forleo. Ter um tempo específico para você trabalhar naquele projeto ao longo da sua semana é vital-essencial.

 

Aplicando o scrum na prática

Quebrando a figura macro, eis os pequenos componentes que compõe a ideia do SCRUM:

Backlog

Essa é a lista onde ficam todas as tarefas que você já decidiu que precisa ou quer fazer para o seu projeto andar. As tarefas ficam ordenadas, se possível, da mais prioritária para a menos prioritária. E atenção para um fato muito do importante: o backlog não é uma lista de desejos. Quando você insere uma tarefa nessa lista, você já sabe que ela é vital para o seu produto final. Não existe dúvida alguma.

Sprint

A janela de tempo pela qual você trabalhar nas suas tarefas do backlog antes de fazer uma pausa e reavaliar o andamento do projeto. Normalmente, por via de regra, um sprint dura de 7 a 10 dias, mas isso pode (e deve) ser personalizado para a sua realidade. A ideia do sprint é te ajudar a se concentrar exclusivamente no seu backlog e deixar de lado o planejamento macro do projeto. É similar à técnica do Pomodoro, nesse sentido, porque ele te diz bem claramente que agora é a hora da ação.

Planejamento do sprint

Quantas tarefas você consegue fazer ao longo do tempo que você tem? Essa matemática pode e deve ser estimada logo no início, mas fique ciente que você talvez precise de alguns sprints para entender melhor qual é o ritmo daquele projeto e a rapidez com a qual você consegue dar conta das suas tarefas. Leve em consideração, também, a importância do seu projeto e o tempo que você tem para se dedicar à ele durante a semana. Se você está estudando para um concurso público e tem pelo menos seis horas para estudar por dia (e o seu sprint tem 7 dias, supondo), quantas tarefas você consegue fazer durante esse tempo? No dia em que você planejar o seu print da semana seguinte, vá no seu backlog e marque as tarefas que você acha e prevê que vai conseguir fazer – com uma estrela, uma cor diferente, uma bandeira indicando prioridade máxima, o que for. Só não vale ficar chateada por não ter conseguido fazer tudo, beleza? A ideia do sprint é justamente essa: te dar um ritmo para, com o tempo, aprender quantas tarefas você faz por semana. Qualidade acima de quantidade, sempre.

Revisão do sprint

Depois que o seu print acabar, reserve pelo menos uma hora da semana para olhar para o que você fez. Se pergunte: o que deu certo? Quais foram as tarefas que correram tranquilamente e foram sucesso puro? O que deu errado? Quais imprevistos rolaram? Quais falhas você cometeu? O que você aprendeu disso tudo e pode, talvez, incorporar como aprendizado para futuras tarefas similares? Revisar os acertos e erros é parte essencial do SCRUM, meu povo. Coloquem esse encontro de revisão com vocês mesmos no seu calendário ou na sua agenda e respeitem esse tempo fielmente.

 

Montando um quadro de scrum no Notion

Na hora do vamos ver, eu acho que é legal adaptar uma pequena prática do Kanban para montar a sua ferramenta de organização do SCRUM. Abaixo, um exemplo de como isso fica usando o Notion.

Instruções

Para criar um quadro como esse, com diferentes colunas, clique no botão que fica lá embaixo da barra lateral: “+ new page”. Quando a página em branco abrir, escolha o modelo “board”. Adicione um título, um emoji, uma descrição e uma foto de capa, se quiser. Clique em “properties” para inserir quais tipo de informações você quer que cada card (cada retângulo) tenha. Na opção "group by”, escolha agrupar por status. Clique duas vezes em cima de cada etiqueta colorida para mudar o nome e a cor daquele item.

Cada retângulo desse quadro será uma tarefa e haverão pelo menos quatro colunas diferentes.

Backlog: a coluna onde você vai inserir todas as tarefas que você já sabe que precisa fazer. Se quiser, crie mais uma propriedade (clicando em “add property” no item “properties”), do tipo “select”, para atribuir diferentes prioridades para cada tarefa – urgente, importante, sem pressa, etc. No dia em que você for planejar o seu sprint, puxe as tarefas da coluna backlog para a coluna “sprint atual”.

E quando você de fato for fazer aquela tarefa, puxe para a coluna das tarefas em andamento.

Faça a mesma coisa quando você terminar a tarefa de vez. No final do seu sprint você vai olhar para a coluna “feito” e ter uma noção de quanto você conseguiu completar e entregar durante aqueles dias.

Sugestão: ao acabar um sprint, transforme cada card de tarefa que foi feita em uma lista, delete os cartões da coluna “feito” e mova essa lista para uma página em branco do Notion. Você pode chamar essa página de “análises de produtividade” ou qualquer outra coisa parecida. A ideia é manter a sua coluna de tarefas feitas limpas e, depois, ter uma visão macro de em quanto tempo você conseguiu cumprir as tarefas do seu projeto. Você pode nomear essa página de “logbook”, criar cabeçalhos com o período daquele sprint (exemplo: 29/10 até 4/11) e criar uma lista com as tarefas que você completou.

 

É tudo sobre hábitos

Para gerenciar os seus projetos ao redor do SCRUM, usando esse quadro de Kanban como modelo, você precisa ter alguns hábitos bem estabelecidos. Primeiro: ter um horário reservado na semana para planejar as tarefas do seu sprint atual. Para isso, algumas decisões são necessárias: 1. qual será o seu bloco de tempo semanal exclusivo para esse planejamento? Duas horas de sábado, alguns minutos segunda de manhã? Escolha e coloque no seu calendário pra já. 2. qual será a sua janela de tempo inicial de sprint? Sete dias, dez dias? Quatro dias? Não tenha medo de experimentar, viu. O importante é testar.

Segundo: ter outro horário reservado para fazer a revisão do que você já fez.

Seria legal que esse momento fosse no mesmo dia em que você vai planejar o sprint seguinte, assim cê já faz tudo de uma vez. Crie um quadro de Kanban para cada médio projeto e tenha todos os seus projetos atuais em uma mesma lista. Alguns deles, muito pequenos, podem nem precisar do método do SCRUM para serem feitos. Outros, maiores, talvez precisem se quebrados em projetos menores e aí, sim: cada um deles vai receber o seu próprio quadro de gerenciamento de tarefas. Comece com alguns poucos projetos realmente importantes, que você quer logo agilizar – se concentre neles primeiro e teste o SCRUM.

 

E AGORA ME CONTA

Cê já conhecia o SCRUM? Tem alguma história de sucesso & inspiração pra compartilhar sobre ele? Se sim, rebola a página até os comentários, lá em baixo, e abre aí para o mundo! Essa rede de apoio e conhecimento só é feita por causa de vocês, leitores lindos. E quanto mais a gente ensina, mais a gente aprende! <3


 

PRA CONTINUAR APRENDENDO, COLA NUM DESSES TEXTOS AI Ó. SÓ TEM IDEIA BOA: