Aplicativos para administrar bem o seu tempo

No final do ano passado eu soltei uma enquete para os leitores aqui do site com várias perguntas interessantes. O objetivo era conhecer todo mundo um pouco melhor e saber exatamente quais eram as maiores dores do pessoal.

Perguntei qual área da vida precisava ser mais urgentemente organizada, se eles se consideravam pessoas produtivas ou não e (pra fechar com chave de ouro) qual era o maior calcanhar Aquiles quando o assunto era organização de vida.

A resposta mais votada para essa última pergunta foi “administração do tempo: eu nunca sei para onde o meu tempo vai”.

As coisas andam tão corridas hoje em dia e a gente costuma ter tantos malabares para equilibrar – estudos, faculdade, trabalho, família, emprego, cursos extras, casa, etc. – que sentir dificuldade de fazer tudo isso caber em apenas 24 horas não é exclusividade de ninguém.

Todos nós afundamos um pouquinho nesse pântano.

E justamente aí entra o machado de dois fios da organização – ou seja, as duas habilidades que mais nos ajudam a harmonizar melhor as nossas meras 24 horas: a aceitação e a otimização.

Ninguém consegue ter uma vida bem encaixada e flexível sem uma dessas duas partes, ambas são essenciais para conseguirmos administrar bem o nosso tempo. Precisamos, antes de tudo, aceitar que a gente pode fazer qualquer coisa, mas que não poderemos nunca fazer de tudo.

Precisamos aceitar que a gente não precisa cumprir todas as expectativas que a sociedade nos impõe e que não devemos cumprir nenhum papel que não seja realmente importante & relevante para nós. Não é porque todo mundo da sua casa ou do seu bairro está fazendo tal coisa que você precisa fazer igual.

Cortar da nossa vida tudo o que não nos acrescenta em nada (até onde for possível) é uma parte dessa solução. A outra tem a ver com a otimização da nossa rotina e dos nossos hábitos.

E é sobre essa última que vamos tratar hoje.

 
 

Otimizar significa literalmente “tirar o melhor proveito possível” de alguma coisa. Aprimorar, aperfeiçoar, criar circunstâncias cada vez melhores para certa atividade. Em outras palavras, otimizar o seu tempo significa entender bem as suas preferências pessoais e construir ao redor delas um sistema de apoio que te permita extrair o máximo possível do que você já tem.

Uma das melhores formas de fazer isso é usando aplicativos e sites que criem condições acessíveis, práticas e eficientes para você administrar o seu dia-a-dia.

Esses são os meus preferidos.

 

Todoist

Se você é leitor do site faz um tempo, provavelmente já sabe o quanto eu amo o Todoist. Conheci esse aplicativo faz uns dois anos e, entre idas e vindas, ele tem sido parte integral do meu sistema de organização.

Para resumir bastante, posso dizer que ele é um dos melhores gerenciadores de listas de tarefas que você vai ver na sua vida. Ele é gratuito, tem uma versão paga (que vale à pena cada centavo) e o design é um dos mais lindos e minimalistas que já vi até hoje.

Não sei vocês, mas eu uso e me divertido muito mais quando os aplicativos quando são bonitos e gostosos de olhar.

 
 

O Todoist tem suporte para datas inteligentes (ou seja, você pode escrever que certa tarefa vence no dia das mães e ele vai preencher a data correta automaticamente), comentários dentro das tarefas e dos projetos e etiquetas e filtros para você combinar e filtrar as suas tarefas de tudo quanto é jeito.

Ele ainda te deixa compartilhar projetos, atribuir tarefas para pessoas específicas, colocar qual é a prioridade de cada uma das suas tarefas e (essa é uma funcionalidade bem recente) ele até te sugere qual é o melhor dia para fazer as suas tarefas, caso você precisa adiá-las.

Sem falar do sistema de pontuação do Karma, um jogo que você joga contra você mesmo que te dá mais pontos todas as vezes que cumpre ou adiciona tarefas novas.

Pra você se inspirar, recomendo que leia esses textos aqui: um guia básico de como usar o Todoist, escrito por mim mesma; como o Todoist me ajudou a organizar a minha viagem para o exterior, da Gabriela Brasil e quatro formas de organizar os seus estudos com o todoist, do próprio blog deles.

Uma das principais graças do Todoist, pra mim, é ele ser capaz de centralizar em um lugar só todas as suas pontas soltas. Você pode cadastrar checklists, hábitos, projetos e tarefas que você delegou para outras pessoas em um lugar só.

Ele está disponível para iOS, Android e também tem versão web.

 

Toggl

Essa é uma descoberta relativamente recente (comecei a usar de verdade em dezembro de 2016) mas que já deixou a sua gigantesca marca de impacto positivo na minha rotina de trabalho.

O Toggl serve para que você compute as suas horas de trabalho e foi originalmente feito para servir de ponte entre empregadores e profissionais freelancers. Ele te permite cadastrar a sua empresa, os seus clientes e os projetos nos quais você está trabalhando atualmente.

 
 

Mas a principal funcionalidade que pode ser aplicada para absolutamente todo mundo é o timer. Você escreve qual tarefa você está fazendo, seleciona a qual projeto ela pertence, diz se ela vai ser cobrada depois ou não e dá o play.

Quando terminar a tarefa você pára o timer. Na aba esquerda você pode adicionar tags às suas atividades e ver os relatórios diários, semanais ou mensais dos projetos aos quais você se dedicou.

Um dos segredos de otimização do tempo é fazer um levantamento friamente honesto de onde você está gastando ele. Eu uso o Toggl para registrar as horas que passo trabalhando, mas você pode fazer isso até para entender melhor como que você está passando o seu tempo livre.

Pra mim fez uma diferença brutal conseguir dividir as minhas áreas de foco profissionais e entender para qual delas eu estava dando mais atenção.

Sabe quando dizem que você pode trabalhar o dia inteiro, mas não fazer quase nenhuma tarefa relevante e realmente eficaz? Pois é. Registrar as minhas horas de trabalho me ajuda a ser realmente produtiva e não apenas ocupada o tempo todo.

Ele oferece um plano gratuito e está disponível para iOS, Android e também tem uma versão web.

 

Forest

Se o seu celular vive te distraindo e você luta para não ser sugado pra dentro das redes sociais e emails toda vez que está fazendo algo importante, o Forest é o seu aplicativo.

Confesso que eu sofro um pouquinho da Síndrome do Smartphone: aquela vontade incessante de checar todas as notificações o tempo todo pra ver se chegou alguma novidade, sabe como?

Nas minhas andanças pelo mundo dos aplicativos descobri esse, que bloqueia permanentemente o seu celular pela quantidade de tempo que você estipular.

 
 

Funciona assim: você planta uma árvore virtual todas as vezes que quiser se manter longe do celular. Um timer vai aparecer na tela e, com o tempo, a sua árvore vai crescendo. Se você pegar o celular e a tela acender, aparece uma mensagem dizendo “Me deixe quieto” ou algo do tipo.

Se você ignorar a mensagem e ainda assim tentar desbloquear o celular, a árvore morre. A ideia é que você trabalhe de modo focado tempo suficiente para encher o seu jardim virtual de árvores e arbustos.

Ele oferece até um ranking dos usuários mais ativos e permite que você compare a sua pontuação com a de outras pessoas. Simples, direto ao ponto e bastante eficaz no que ele se propõe.

Aplicativos que introduzem um aspecto de jogos, objetivos e competições quase sempre funcionam comigo. Tentar se superar todos os dias é um benefício extra. Ele é pago (por volta de dois dólares) e está disponível para iOS e Android.

 

Bear

Essa pequena benção em forma de aplicativo surgiu na minha vida em novembro do ano passado e me abriu todo um mundo de possibilidades.

O Bear funciona como editor de textos e arquivo de notas digitais, funciona apenas em iOS por enquanto e custa pouco mais de um dólar por mês. Ele seria um concorrente mais bonito e funcional do Evernote, digamos assim.

 
 

Ele te permite agrupar as suas notas por tags, mas não deixa que você agrupe as tags, funciona todinho em markdown (uma linguagem que edita o seu texto com base em símbolos como #, * e /) e aceita que você importe as suas notas de outro programa fazendo já todo o trabalho pra você.

O grande barato do Bear é a sua beleza e simplicidade. Dá pra ver que quem fez esse aplicativo é cuidadoso e atencioso aos detalhes. Você pode esconder as barras laterais com atalhos de teclado e toda vez que você abre uma nova nota ele tem um guia para te lembrar de como formatar o seu texto usando os caracteres do markdown.

Conclusão? Migrei todo o meu Evernote para ele e nunca mais olhei pra trás. A sincronização entre o aplicativo do computador e o do celular também é perfeita.

Ele não é o meu editor de texto preferido (gosto muito mais do iA Writer para isso), mas cumpre muito bem a sua função. Ele vem com vários templates diferentes e te deixa escolher a combinação de cores que mais te agrada – incluindo cores escuras, que são mais amigáveis para quando trabalhamos à noite.

 

Unroll Me

E aí chegamos na área de crime de um dos maiores ladrões de atenção da nossa época: o email. Assim como várias forças muito poderosas, ele pode ser usado tanto para o bem quanto para o mal.

Se você perde quase uma hora toda vez que abre o seu email, se a sua caixa de entrada está abarrotada e você nem sabe mais quais são as newsletters e atualizações recebe, lamento te dizer: você foi roubado.

Assim como em todas as áreas, a nossa vida digital merece atenção & e carinho. Ela precisa ser organizada e harmonizada para que a gente tenha controle sobre ela, e não ao contrário.

 
 

O Unroll Me é um site bom demais que te entrega uma lista de todos os sites que você permitiu que te enviassem emails e que, com um clique, também te deixa sair de todas as listas nas quais você está inscrito.

Até eu, que sou uma pessoa bem organizada, vi que estava inscrita em alguns sites que eu nem me lembrava mais do que se tratavam. A nossa memória às vezes é curta mesmo, gente.

Visite o site, exclua todos os remetentes que você não lembra quem são e aproveite todos os minutos de vida que você vai ganhar por não precisar mais abrir, deletar ou ignorar vários emails desconhecidos. Faça isso pelo menos algumas vezes por ano e a sua caixa de entrada vai respirar bem mais aliviada.

Esse serviço é gratuito e pode ser acesso apenas pela web.

 

Hora de dormir

Para sermos realmente produtivos, a gente precisa descansar. E para descansar de verdade a gente precisa achar aquele meio termo gostoso entre a preguiça e a privação.

Todas as vezes que eu trabalho até tarde (tipo, entre dez e onze da noite) eu acordo me sentindo um caquinho de gente: fico mole, com sono e não aguento nem olhar para o computador. Isso acontece porque toda vez que eu trabalho até tarde eu acabo também indo dormir tarde.

Se eu deito lá pela meia noite ou uma hora da manhã, é bem provável que eu estava olhando pra tela do computador até pouco antes disso. E quase todas as vezes em que eu acordo tarde (entre nove e dez horas da manhã) eu termino acordando com um sono monstruoso que me acompanha pelo resto do dia.

Fico com uma névoa de confusão e moleza, sem conseguir me concentrar e sem ter energia para fazer as coisas. Estava decidida a aproveitar melhor o meu tempo e dediquei alguns meses do ano passado a descobrir em qual hora do dia eu me sentia mais disposta.

Junto com essa descoberta veio outra à tira colo: quais hábitos eu preciso ter para facilitar e aumentar as chances para que esse pico produtivo aconteça todos os dias?

O que funciona para mim provavelmente não vai funcionar para você. Somos todos diferentes e temos horas instintivas de atenção e de moleza igualmente variadas. Mas saber aproveitar bem o seu pico de produtividade ajuda muitíssimo na hora de administrar o tempo.

E pra isso eu recomendo o Hora de Dormir, um site incrível que pode te dizer duas coisas: “se eu for dormir agora, que horas eu preciso acordar amanhã para que eu tenha uma boa noite de sono?” e “que horas que eu tenho que dormir para que eu acorde às X horas amanhã me sentindo bem descansado?”

 
 
 
 

Veja as respostas que o site vai te dar e brinque com esses horários até descobrir o que funciona bem para você. Ele parte do princípio que todas as pessoas precisam de 7 a 8 horas de sono por noite para acordarem se sentindo bem.

Essa média costuma valer pra muita gente, mas uma pessoa ou outra com um cronotipo mais incomum pode não ficar bem nesse esquema. Se você precisa acordar todos os dias em uma certa hora, o site vai pelo menos te ajudar a ir dormir na hora certa para que a manhã seguinte seja a mais tranquila e energizada possível.

Se os seus horários são flexíveis, vale muito à pena fazer alguns testes e ver em qual hora da manhã você funciona melhor e em qual hora da noite o seu corpo está naturalmente entrando no modo descanso.

Esse serviço é totalmente gratuito e pode ser acessado apenas pela web.

 

Monday Calendar

Uma das melhores formas de você administrar bem o seu tempo é poder ver, de uma tacada só, tudo o que você precisa fazer ao longo dos dias e da semana.

Você tem uma rotina cheia de compromissos? Trabalha fora de nove às cinco? Comparece a muitas reuniões ou vive viajando por causa do seu trabalho? Coloque tudo em uma agenda, com data e hora.

O seu dia-a-dia costuma ser mais livre e flexível? Você faz os seus próprios horários ou trabalha em casa? Anote na agenda os dias e as horas em que você vai fazer tarefas similares e aproveite melhor o seu precioso tempo – como por exemplo: segunda de tarde é a hora de estudar inglês, terça de manhã é o momento de cuidar da casa e sábado de tarde e de noite é reservado para passeios e lazer.

Um bom aplicativo para isso é o Monday Calendar: disponível apenas em versão web e totalmente gratuito. O diferencial desse calendário é que ele deixa você cadastrar compromissos ou tarefas – essas últimas aparecem com um quadradinho para você dar um check.

 
 

Ele não é o aplicativo mais caprichado do mundo, mas tem o seu valor. A visão semanal é bastante útil para que você veja de uma vez só o quão ocupados vão ser os seus próximos dias.

Dá pra escrever a sua lista de mercado, prazos importantes de coisas que vão vencer e quais são as suas tarefas de prioridade máxima. Um bom aplicativo, com um diferencial bacana que raramente vemos por aí.

Ele não sincroniza com o Google e não é responsivo quando você abre em um navegador no celular. Precisa ser usado só mesmo no computador.

 

Concluindo

Nunca é demais dizer: nenhuma ferramenta do mundo vai te poupar de colocar a mão na massa. Não deixe que nenhum aplicativo ou método de organização se torne maior ou mais importante do que o seu próprio trabalho.

Se você está passando mais tempo organizando os seus sistemas, configurando aplicativos ou estudando novas possibilidades do que realmente sendo produtivo, o seu tempo não está sendo bem administrado. Precisamos usar a tecnologia a nossa favor, não contra nós.

E você? Tem alguma história de amor pra compartilhar com algum aplicativo? Conta pra mim aí nos comentários. 🙂


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