Organização intuitiva: 3 exercícios para criar um caminho leve para a sua semana

A nossa organização pode ser fácil. Não só pode, como deve. Não só deve, como vai. Pelo menos se você seguir me lendo & estudando as dicas marotas que eu compartilho aqui no blog, lá no podcast e na newsletter semanal. Um novo ano começou para o blog mais organizado dessa web, meu povo! E eu não poderia estar mais feliz de ocupar esse espaço novamente: atrás do computador, com a minha bunda confortavelmente acomodada na cadeira e digitando uma meia dúzia de ideias que vão ajudar os mais atentos e dispostos de vocês a trilhar um caminho de muitíssima fluidez, plenitude e realização em 2019.

Os textos aqui do blog, de agora em diante, serão quinzenais.

O que significa que a gente tem um encontro aqui duas vezes por mês. Para me acompanhar mais de pertinho rebola para cá e assine a lista de email do site. Toda segunda de manhã, pontualmente às oito da matina, cê vai receber uma newsletter inspiradora & motivadora para te ajudar a encarar a semana. Eu decidi reduzir a quantidade de textos do blog por dois grandes motivos. Número um: você não precisa fazer muito, você precisa fazer caprichado & bem feito. Reduzindo os textos eu consigo aproveitar melhor o suco da criatividade e investir um pouquinho mais de tempo em inovações, argumentos e recursos bem trabalhados para vocês.

Sem contar que, como é de reparar, o blog já tem um puta arquivo imenso.

Número dois: para cultivar as minhas prioridades mais ardentes.

Eu gosto muito muito, demais demais, de ter um espaço sagrado para escrever para vocês textões mais longos. Continuarei usando & honrando esse blog com todo o amor que me é típico, mas, ao mesmo tempo, eu tenho planos bonitos & intensos para esse novo ano do Eu Organizado – e, no meio dessa matemática, alguma outra coisa precisava ter um peso e uma quantidade de tempo um pouco menor pra liberar espaço pra eles.

Argumento, aliás, que me lembra a primeira coisa que eu preciso te dizer sobre como criar uma organização intuitiva e começar a virar a chavinha da sua cabeça para perceber que se organizar pode ser um processo tão gostoso & leve que nem um piquenique na Quinta da boa Vista no mês de janeiro. Vem comigo, broto.

 

RENEGOCIAR É A ALMA DO NEGÓCIO

Perguntei outro dia lá no Twitter quantas pessoas conseguiam fazer uma revisão semanal bem gostosa e alinhada. Criei uma enquete e inseri, por desencargo de consciência, a opção “eu sei lá o que é revisão semanal”. CHOCADA fiquei (mentira, nem tanto) quando vi que mais de 50% das pessoas tinham marcado essa opção. Se você quiser dar uma pausa no seu dia de trabalho e ir aprender um pouco mais sobre revisão semanal, clique aqui e vá lá me escutar falar sobre esse hábito com um pouco mais de calma.

Esse termo nasceu do todo poderoso método GTD. Para saber o que é isso, clique aqui, ó.

A revisão semanal original-real do GTD tem um conjunto de preceitos e objetivos bem específicos. De modo geral, porém, o que eu queria saber naquela enquete do Twitter era uma coisa até mais simples, mais básica e mais humana: você tem um tempo semanal garantido para ir em um encontro com você mesmo? Você trata a sua vida (e, portanto, a sua organização de vida) como o presente sagrado que ela?

Ter um dia e um punhado de horas na semana reservados especificamente para isso é absolutamente essencial. Repito em caixa alta: ABSOLUTAMENTE ESSENCIAL, meu bem. Se organizar, afinal de contas, nada mais é do que do que jogar uma luz nos seus objetivos atuais de vida e entender como você vai harmonizar as suas ambições, vontades e responsabilidades com o seu tempo disponível. Se organizar é se perguntar e se responder o mais honestamente possível: o que eu quero fazer com a minha vida hoje?

Você ficaria surpreso, jovem gafanhoto, de perceber o quão rápido essa resposta pode mudar.

A gente decide num dia e muda de ideia no outro. A gente marca compromissos numa semana e fica doente logo em seguida. A gente planeja um dia idílico e super cheio de projetos lindos e precisa colocar tudo na gaveta quando uma oportunidade super maravilhosa ou um imprevisto espinhento surge na nossa porta. Antes de pensar sobre os detalhes mais técnicos, miúdos e específicos da sua organização, eu quero que você dê o seu jeito de reservar pelo menos duas horas por semana para ir em um encontro com você mesmo – um encontro estratégico & de conferência, nesse caso. Pode ser qualquer dia entre sexta e domingo.

O que funcionar melhor para você será, obviamente, a sua melhor escolha.

Criar o hábito – intuitivo, natural e espontâneo – de parar toda aquela correria costumeira e fazer um punhado de perguntas sinceras para você mesmo vale muito mais que mil planilhas do Excel ou aplicativos com etiquetas rigorosas e planos super rígidos. Principalmente se você se considera mais calouro do que veterano na faculdade da organização, siga o meu conselho: comece aos poucos e comece pequeno. Toda semana você vai sentar com você mesmo, pegar a sua bebida favorita, criar um bom ambiente acolhedor, divertido e sem distrações e responder essas perguntas: os acordos que eu fiz comigo mesmo semana passada continuam valendo? Se eu pudesse fazer o que mais me faria feliz agora, qualquer coisa que fosse, o que eu faria?

Quais são as três principais tarefas que eu preciso fazer para a próxima semana? Existe alguma ponta solta da semana passada que eu preciso resolver? Organização nada mais é do que a habilidade de negociar consigo próprio. Pode ser um pouco trabalhoso no início, mas vai na minha que você se dá bem: vale muito à pena.

 

ESTEJA ATENTO, DE ORELHAS EM PÉ

O que os olhos não veem, o coração não sente, já dizia aquele ditado popular um tanto machista. Salvas algumas situações, essa frase se encaixa perfeitamente bem com o meu conselho do dia pra você: para que a sua vida reflita as suas verdadeiras prioridades e você aproveite bem o tempo que você tem nessa maravilhosa Terra, você precisa saber o que está acontecendo dentro da sua cabeça. Claro que eu sei que isso é um abismo que pode te revelar um emaranhado de coisas que você preferiria nem ficar sabendo, na verdade.

Eu te entendo, cara. Plena e completamente. A ignorância é sim uma dádiva, até certo ponto.

Mas pense bem: a sua organização também é, quando você pára para analisar, uma via de conexão emocional, energética & espiritual com você mesmo. A palavra “organizar” pode ser mais prática e teórica e mental e masculina, com toda aquela energia de dar ordem ao caos e de colocar cada coisa no seu lugar, mas ela também nos remete à nossa necessidade de autoconhecimento, de fluidez e de sensibilidade.

Ninguém organiza o que não vê ou não sabe que existe, ponto um.

Para que você consiga fazer esses dois movimentos com desenvoltura e graça (entender o que o seu coração está sentindo, de um lado da moeda, e, ao mesmo tempo, direcionar esse movimento para uma solução, desfecho ou iniciativa eficaz, organizada e bastante esclarecida) você precisa estar ciente desses próprios movimentos. Ou seja: eles precisam existir em algum lugar fora da sua cabeça. Todo esse argumento e teoria para te fazer concordar e aceitar uma dica bem básica e bem boa: tenha uma caixa de entrada confiável e coloque tudo o que está na sua mente dentro dela pelo menos uma vez por dia.

Estar atento & forte & preparado para a vida é um processo que envolve, primeiro, esvaziamento.

Ninguém consegue ter ideias originais & tirar os seus planos da gaveta & respirar fundo numa hora de desafios com a mente lotada de coisas, o coração cheio de angústias e a vida totalmente confusa. Criar uma caixa de entrada pode ser tão simples quanto ter uma caderno exclusivamente para isso.

A minha recomendação geral é que você tenha, se possível, pelo menos três caixas de entrada.

O seu WhatsApp é uma delas, por exemplo. Para otimizar o seu tempo, faça assim: crie um grupo lá com mais duas pessoas, sejam elas quem forem. Logo em seguida, vá nas configurações do grupo e remova essas pessoas. Nomeie o grupo como “caixa de entrada”, ou algo parecido, e fixe esse grupo no topo da lista das suas conversas. Toda vez que alguém te pedir uma coisa ou você ler ou ouvir algo que valha à pena salvar, encaminhe a mensagem para a sua caixa de entrada. Revise ela algumas vezes por semana.

O seu email é uma caixa de entrada natural e intuitiva. Acho que não preciso dar nenhuma dica aqui.

Por último, porém, e mais importante de tudo, tenha uma caixa de entrada para você desabafar tudo o que você está pensando, inserir os insights & iluminações que te ocorreram ao longo do dia, escrever os detalhes dos seus projetos atuais e anotar todas as tarefas que você precisa fazer ao longo desse mês. Pode ser um aplicativo de listas, pode ser um documento do Word, uma nota no Evernote ou um simples e bom caderno cheio de linhas. A ideia é tirar tudo da sua cabeça e depois colocar cada coisa no lugar.

Pensou em algo pra comprar no mercado? Joga na caixa de entrada. Pensou que um dia você ia adorar nadar pelado nas ilhas do Caribe? Caixa de entrada. Lembrou de algo que você precisa comprar para um casamento no mês que vem? Caixa de entrada. Teve uma ideia para um texto novo? Caixa de entrada.

Pense nesse portal como um grande abraço inclusivo: ele não conhece limites e nem discrimina nada. Toda informação que vem junto de um verbo de ação (eu preciso fazer x, um dia gostaria de ter y) é merecedora de ser registrada. Não se cobre perfeição por enquanto, é lógico, mas vá, aos pouquinhos e na medida que a sua memória te permitir, anotando as ideias que passarem para a sua mente. Reserve um horário do dia, ou alguns dias da semana, para ver esses itens e decidir o que fazer com eles.

 

PARA ONDE VOCÊ QUER IR, ALICE?

“Poderia me dizer, por favor, que caminho devo tomar para sair daqui?”, perguntou Alice.
“Isso depende bastante de onde você quer chegar”, disse o Gato.
“O lugar não importa muito…”, disse Alice.
“Então não importa o caminho que você vai tomar”, disse o Gato.

Mas eu tô muito cheia de sabedoria popular hoje, meu povo, vejam só vocês. Esse diálogo tem muitas e muitas camadas e eu precisaria de um outro texto inteiro para ressaltar todas as lições e pontos de vista interessantes que ele pode trazer procês, mas vamos com calma. Ele está aqui hoje para ilustrar aquela velha verdade universal: se você não sabe para onde quer ir, não reclame de estar perdido.

Isso não quer dizer que você deveria riscar toda a espontaneidade e surpresas da sua vida.

Óbvio que não. Você não precisa enviar para o Universo um conjunto detalhado e fechado das coordenadas exatas do seu próximo destino. Muitas coisas fora do seu controle vão atravessar o seu caminho e te empurrar para estradas inesperadas, de qualquer forma. Mas você precisa, sim, estar conectado e conectada com a sua verdadeira prioridade atual. Um senso amplo de qual é a parte, a esfera ou iniciativa mais valiosa para você no momento – aquela que você vai cultivar com o máximo da sua atenção, aquela que vai fazer outras ideias boas ficarem na gaveta por mais um tempo – já é o suficiente.

Você pode fazer qualquer coisa, praticamente, é verdade – mas você não pode fazer de tudo.

Muito menos ao mesmo tempo. Muito menos com a mesma quantidade e qualidade de atenção, criatividade, inovação e amplitude emocional. Um exercício bem simples que eu adoro passar para as minhas clientes diz assim: pegue um caderno e faça dele o seu caderno das prioridades. Outras pessoas chamariam essas decisões de “metas da semana”, mas eu estou abolindo essa palavra do meu vocabulário faz já tempo (outro dia eu elaboro o motivo disso). Na primeira página escreva a data de hoje e, logo embaixo, escreva de 1 a 3 prioridades máximas da sua vida atual – prioridades válida para hoje. Agora.

E não um futuro utópico distante quando o Duende do Tempo te presentear com um dia de 36 horas.

Escreva essas prioridades com a maior clareza possível. Qual é o resultado desejado que essas prioridades vão materializar? O que está por trás dessa intenção genérica de “dar mais atenção à minha saúde”? Qual vai ser a sua forma, específica e personalizada, de viver essa intenção durante as próximas semanas? Passe um tempo trabalhando e conversando com você mesmo para identificar os resultados desejados que estão por trás das suas prioridades caso elas sejam abstratas demais à princípio.

Embaixo dessas frases escreva a janela de tempo prevista pela qual elas serão as suas prioridades.

Uma semana? Duas semanas? Um mês? Não existe resposta certa e errada, lamento te informar. Esse exercício é o seu próprio jogo de Tetris: com o tempo você vai pegando a manha de quais prioridades se encaixam melhor em qual janela de tempo. Se a sua prioridade precisa de muitas tarefas e projetos para ser concluída e ela vai te tomar muito espaço interno, é possível que ela se estenda por mais de três semanas.

Se as suas três prioridades são pequenas tarefas, miúdas de tamanho, porém urgentes & valiosas para você, uma semana ou dez dias provavelmente são suficientes para você realizá-las. Revise esse caderno e faça esse exercício naquele seu encontro semanal com a sua organização.

 

TEXTOS EXTRAS QUE VÃO TE AJUDAR

Para pensar um pouco sobre o mito da vida equilibrada e sobre a cobrança que a gente aceita & se coloca de precisar balançar todos os pratinhos ao mesmo tempo com igual coordenação motora, venha ler esse texto aqui. Para aprender um pouco mais sobre resultados desejados e como fazer uma grande ideia vir para a prática no seu mundo em 3D, quebrando ela em pedaços menores, rebola pra cá e leia esse texto.

Para ler a minha opinião sobre o que eu aprendi de mais valioso e importante no curso presencial do GTD (e, consequentemente, entender mais sobre o que o GTD realmente propõe que a gente aprenda), leia esse artigo de outubro de 2018. E para parar de colocar o carro na frentes dos bois e realmente abraçar a importância de você ter clareza do seu foco atual e das suas prioridades antes de se jogar de cabeça nos pormenores da sua organização, pegue um chá quentinho e me acompanhe nessas ideias aqui.

Se essas ideias ressoarem contigo aí dentro, me dá um alô? E rola a página até o final pra me dizer como você cria uma organização intuitiva que faz sentido pra você? Os comentários estão ali para serem usados e pra gente estender & aumentar essa discussão vital, humana e muito muito gostosa, meu povo! <3


 

aproveita para salvar esse texto no Pinterest e ajuda a espalhar a palavra da organização por aí, vai <3

e se tu se tá na vibe de continuar aprendendo e pesquisando mais ideias boas para organizar a sua vida, esses textos aí embaixo são ótimas pedidas. basta clicar em uma das fotos para ir ler os textos \o/