Como criar o seu sistema de organização

Ando reformulando o meu sistema de organização nas últimas semanas e tenho pensado bastante sobre o que é realmente essencial para mim.

O que eu preciso olhar todos os dias? O que me dá paz, tranquilidade e segurança de ter por perto? Qual gordura extra eu posso cortar? Será que todos os meus rituais de organização diários são assim tão relevantes?

Depois de vários anos estudando sobre organização, produtividade e objetivos de vida, posso dizer que já inventei bastante moda, já adotei opções mais simples e minimalistas e – o mais importante – me conheço bem o suficiente para entender com mais clareza o que encaixa com a minha personalidade.

Se organizar é também se conhecer.

Não tinha nem como ser diferente, né? Alinhar as nossas ambições e expectativas com a nossa realidade, com o tempo que temos disponível, com as limitações financeiras & físicas e fazer com que tudo isso seja divertido e flexível é uma baita empreitada.

No final dessa viagem não tem como a gente não se conhecer mais.

E entre idas e vindas cheguei a um denominador comum: um conjuntinho de itens que sempre são úteis para colocar a vida nos trilhos e organizar o que queremos fazer.

Esse infográfico é um lembrete de que coisas são essas e logo abaixo está uma lista com algumas informações extras de como reunir e misturar esses ingredientes organizacionais.

 
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Checklists

Bons aplicativos para guardar as suas checklists são o Evernote, o Bear ou até mesmo o Todoist. Elas servem, basicamente, para te poupar de ter o mesmo trabalho duas vezes. Vai limpar a casa? Faça uma checklist de todos os lugares que precisam ser limpos.

Você pode achar que não, mas esses minutinhos preciosos que você perde pensando em tudo o que precisa fazer toda vez que for repetir uma certa atividade acabam fazendo uma puta diferença no final das contas.

Vai dar uma festa? Sair de viagem? Cozinhar pra família toda no natal? Supervisionar um evento? Fazer um trabalho de freelance pra alguém? Escrever um post do blog?

Pra tudo isso vale à pena ter uma lista: o que eu preciso fazer para concluir essa tarefa com sucesso? Se você repetir essa atividade com uma certa frequência (mais de uma vez por mês, por exemplo), crie uma checklist para ela.

Tarefas

Isso pode ser chover no molhado, mas não custa nada lembrar: tenha consigo uma lista de todas as suas tarefas pendentes. Você pode criar um bullet journal, baixar e imprimir um planner ou usar aplicativos como o Todoist ou o Wunderlist.

O importante é que você faça um apanhado de tudo o que anda solto na sua cabeça e ponha no papel ou no computador. Conforme diz David Allen, mestre da organização: a sua cabeça foi feita para ter ideias. Pra quê congestionar esse tráfego com lembretes periféricos de coisas menos importantes?

Sente em um lugar tranquilo e sem perturbações e faça uma limpa no seu cérebro. Escreva tudo o que você precisa fazer na próxima semana. Escreva tudo o que você deveria fazer até o fim do mês e, se lembrar, o que você precisa fazer até o fim do ano. Com quais projetos alheios você já se comprometeu? Quais metas você quer alcançar? Quais responsabilidades você já assumiu?

Escreva tudo em um único lugar e coloque algumas etiquetas para facilitar a sua visualização: qual é a prioridade dessa tarefa? Onde ela precisa ser feita – na rua, no celular, online, na casa da sua tia? Ela depende de alguma outra pessoa para ser concluída? Você precisa conferir com alguém antes de dar continuidade?

Projetos

Pra lidar com projetos talvez seja benéfico você ter um pouco mais de espaço para escrever, mas muitas pessoas usam o Todoist pra isso também. São eles que vão te ajudar a construir os seus sonhos mais elaborados.

De acordo com David Allen, qualquer coisa que precise de mais de uma ação para ser concluída é um projeto. Isso com certeza te ajuda a fazer um levantamento absolutamente completo de tudo o que você precisa fazer, mas eu deixei de aplicar essa definição na minha vida faz um tempo.

Projetos são agrupamentos de tarefas que vão te ajudar a materializar alguma coisa totalmente nova quando estiverem concluídas. Uma boa diretriz para identificar quais são os seus projetos ativos é se perguntar: eu consigo traçar uma rota de ação para atingir esse objetivo tranquilamente?

Se você decifrar o que precisa fazer para começar a estudar uma nova língua sem ajuda do papel e caneta, ótimo. Esse será um projeto com baixa supervisão. Mas quanto mais confuso, ansioso, em dúvida ou estressado você ficar quando pensa em tal projeto, mais ele precisa ganhar uma estrutura organizada.

Agenda

Pode ser um calendário na parede, um aplicativo no celular ou uma agenda tradicional: não importa. Ter um meio de administrar todos os seus compromissos com data e hora é absolutamente essencial.
  
Tudo o que precisar ser feito em um determinado dia (e em nenhum outro!) entra na agenda: aulas, reuniões, provas, documentos para ser entregues, compromissos de família, consultas médicas, etc. Tudo que tiver um prazo final definido entra na agenda também.

Vontades abstratas do que você acha que deveria fazer em determinado dia não entram na agenda – essa também é uma rega do GTD e aqui eu assino embaixo. Não trate a sua agenda como lista de tarefas.

Coloque na agenda lembretes de coisas importantes: aniversário do seu amigo, o dia em que seu chefe volta de viagem ou a data em que a sua prima vai fazer uma cirurgia. Coloque também pequenos gatilhos de decisões que você quer tomar no futuro: “hoje é dia daquela social na casa do fulano” ou “depois de amanhã vão começar a vender os ingressos para o show X”.


🙃 CURTIU? AQUI TEM + IDEIAS BACANAS PARECIDAS, Ó: