Como estou usando o Evernote e o Trello para organizar a minha vida

O texto de hoje é 1 parte dicas práticas e 1 parte filosofia – como quase tudo que eu escrevo para esse blog, risos. A motivação para esse artigo veio de alguns lugares diferentes. O primeiro deles foi o hangout que o Vladimir Campos me chamou para fazer lá no canal dele do youtube. O Vladimir já deu uma entrevista aqui pro blog no ano passado, aliás. Ele é um consultor certificado do Evernote e dá cursos em todo o Brasil sobre ferramentas, tecnologia e organização. Esse hangout foi o bicho, cara.

Esclarecedor em todos os níveis e engrandecedor de vários horizontes. Aprendi alguns conceitos basilares muito interessantes. Se você, assim como eu, também não ia muito com a cara do Evernote e não entendia bem como se organizar com ele, vai lá ver o hangout. Ele tá bom demais. O segundo impulso que me inspirou a fazer esse texto foi um tema-assunto-discussão que anda muito na minha mente. Esse texto aqui da Thais Godinho, do blog Vida Organizada, colocou ainda mais fogo nessa fogueira e eu achei justo vir compartilhar algumas dessas ideias com vocês.

Eu quero provar que a organização é um organismo vivo.

Se a gente sempre muda e se as circunstâncias da vida também se alteram, porque o nosso sistema de organização ficaria igual pra sempre? Mudanças são incontornáveis, meu povo. E bem melhor do que aprender um único método rígido e inflexível (que mais dia menos dia pode não se adequar mais às suas necessidades) é aprender a lógica da coisa. Entender a filosofia de um sistema de organização personalizado é o tipo de habilidade que vai construir uma rede protetora embaixo dos seus pés.

A gente também precisa de uma boa dose de autoconhecimento e de honestidade para entrar nessa brincadeira. Se desprender das nomenclaturas, dos métodos excludentes e dos detalhes superficiais para criar um sistema de organização realmente útil e personalizado não acontece da noite para o dia. E com certeza não acontece se você não for honesto com você mesmo. O meu grande desafio para 2017, por exemplo, era deixar o planejamento de lado e me concentrar nas ações.

Como vocês bem sabem, eu era uma procrastinadora que planejava demais.

Vivia sonhando, idealizando e mudando as coisas de lugar, mas, no final do dia, nenhum projeto andava para frente. O meu desafio pessoal era terminar alguma iniciativa importante e não dar vez para que as vozes do perfeccionismo me desestimulassem de agir. E não é que deu certo? Em um ano e meio o Eu Organizado cresceu de um jeito que eu sequer imaginava possível.

Eu priorizei um único projeto e coloquei toda a minha energia nele.

A minha meta de 2018, por outro lado, é um pouco diferente: eu quero resgatar os benefícios do planejamento de médio e de longo prazo sem deixar a peteca da ação cair. Esse é um balanço que eu nunca tive. Pensar no futuro de forma pró-ativa e escolher deliberadamente os projetos com os quais eu quero me engajar sem deixar de lado os benefícios de colocar a mão na massa é o meu sonho.

Tô doida pra descobrir o que esse desafio me reserva.

E tô mais animada ainda pra compartilhar esse processo com vocês.

Eu quero provar que sim, todo mundo pode ser organizado. E que cada um vai descobrir o seu método, o seu sistema e as suas diretrizes em um tempo diferente. A lógica do coleguinha do lado pode soar como algo absurdo e descabido para você e tudo bem. A lógica é dele, não sua. Ninguém sabe exatamente o que é estar nos sapatos de outra pessoa, não importa o quão próxima ela esteja de nós. Cada um precisa descobrir do que mais está precisando, no momento presente, e conseguir suprir essa necessidade do seu próprio jeito.

Com consciência, com firmeza e sem nenhuma culpa ou vergonha.

Pior do que voltar atrás e admitir que você errou é passar a vida inteira nadando no caos e no arrependimento porque você sequer conseguiu dar o primeiro passo. Essa introdução-puxão-de-orelha serve pra todo mundo que vestiu a carapuça e serve de alerta para os novos navegantes. Aqui nesse reino todo mundo respeita todo mundo e a gente olha para o exemplo dos outros com carinho e respeito.

Eu vou sempre avisar quando eu mudar algo no meu sistema de organização.

Quero mostrar para vocês que não existe uma única forma de fazer as coisas. Pelo contrário, existem várias - tantas quanto as necessidades específicas de cada um. Entender o que motivou a minha mudança é importante também. Assim vocês podem avaliar se as minhas motivações conversam e fazem eco com as motivações de vocês e, quem sabe, pegar uma ou duas técnicas para melhorar e aperfeiçoar os seus próprios sistemas. E sem mais delongas, vamos ao recheio desse bolo. 🍰

 
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Projetos e tarefas no Trello

Conforme o Eu Organizado foi se transformando em uma marca maior, com mais seguidores e mais demandas, eu senti uma necessidade fortíssima de colocar mais coisas no papel. Isso é super comum de acontecer quando um projeto vai ficando mais robusto. Uma simples lista de tarefas não estava mais dando conta e eu decidi testar o Trello por algumas semanas – pela milésima vez, há.

Como vocês já devem saber, eu não gosto muito do Trello.

Não gosto de nenhum aplicativo ou serviço que não seja visualmente bonito e bem acabado em todos os detalhes. Eu levanto essa bandeira porque a estética é uma coisa super importante para mim - tanto nos aplicativos de organização quanto no resto da vida. Se você sabe o que é relevante para você na hora de se organizar, vá atrás da sua intuição e tente priorizar o que realmente importa para você.

Mas, infelizmente. isso nem sempre é possível.

Nem sempre a gente vai ter tudo à custo e à hora, entregue de bandeja exatamente do jeito que a gente queria. E tudo bem também. O Trello é uma das melhores opções disponíveis para a visualização prática e flexível dos meus projetos e tarefas. A limitação das listas estáticas, como a do Todoist, é que você não consegue segmentar os diferentes estágios daquela ação com facilidade. Ou você escreveu o texto da semana para o blog, por exemplo, ou não escreveu – não existe meio termo.

É claro que você poderia colocar etiquetas nessas tarefas, por exemplo.

Mas aí eu encontro a segunda motivação que me fez mudar pro Trello, apesar dos pesares: a visualização fluída dos cartões entre as colunas. O Trello também facilita e propicia mais as anotações e os comentários detalhados, dentro dos cartões, do que o Todoist, na minha opinião. Depois de algumas semanas de ajustes e várias conversas e comparações, eis o que está dando certo para mim hoje em dia: dois quadros pessoais e dois quadros no time do Eu Organizado.

Na parte pessoal eu tenho um quadro com todas as tarefas avulsas que eu preciso fazer. Cada coluna corresponde a um nível de prioridade (sem pressa, quando der tempo, urgente) e dentro delas entram as tarefas. Simples, direto e perfeitamente encaixado com as minhas necessidades atuais. No quadro de projetos eu tenho atualmente três colunas: uma para os projetos futuros, uma para as minhas intenções atuais e outra para os meus projetos pessoais em andamento.

 
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A coluna de projetos futuros tem duas etiquetas: 2017 e 2018. Talvez eu mude essas etiquetas com o tempo, mas por enquanto assim está bom. Essa coluna me ajuda a ver as ideias de projetos que eu quero começar na minha vida ao longo dos próximos meses. Esses projetos já foram aprovados pela minha mente e pelo meu coração e eles com certeza vão acontecer em algum momento. As etiquetas com os anos servem para que eu tenha uma noção de em quanto tempo eu gostaria de entregar aquele projeto. Já as intenções dizem respeito às minhas vontades abstratas.

Sabe quando você pensa “nossa, eu bem que queria cuidar mais da minha saúde” e logo no minuto seguinte já está fazendo outra coisa? Esses pensamentos são muito importantes de serem capturados. Eles são o norte dos seus projetos; as bússolas que vão guiar os seus passos. Nessa coluna eu escrevo todos os grandes objetivos que estão em vigor na minha pessoal atualmente. Ela me ajuda bastante a decidir quais são os projetos que eu vou colocar em voga.

 
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Os cartões de cada projeto não estão com nada dentro, por enquanto, mas esse é um excelente lugar para você coletar referências e inserir as tarefas mais urgentes daquela iniciativa. Nos quadros do Eu Organizado, porém, as coisas estão diferentes. Eu criei um único quadro para todos os projetos ativos e criei uma coluna para cada “área de foco” da minha empresa: planejamento, produtos, redes sociais, serviços, conteúdo gratuito, marketing, cursos e outros. Essa arrumação deve mudar nos próximos meses (já estou pensando que seria mais útil ter um quadro apenas para gerenciar as tarefas, as ideias e as intenções das redes sociais, outro para administrar só os produtos e assim por diante), mas por enquanto assim está de bom tamanho.

Eu tenho uma coluna apenas para as tarefas pontuais (que não estão conectadas com nenhum projeto ou área) e outra apenas para colocar o meu planejamento de textos para o blog e para a newsletter. Eu tinha um quadro inteiro que funcionava como calendário editorial, exclusivamente para o gerenciamento de textos. Comecei a achar que era espaço demais para pouca coisa e concentrei tudo em uma coluna só. Cada cartão tem uma checklist específica de tarefas que me ajuda a lembrar o que eu preciso fazer para preparar aquele texto – revisar, pegar fotos, decidir o título, etc. Alguns cartões tem data, como vocês podem ver. Essas datas são a previsão de início ou de entrega de cada um desses projetos.

 
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Eu tenho a etiqueta <com tarefas>, em vermelho, para me lembrar quais são os projetos que estão me exigindo ações eminentes. Quando um projeto é totalmente concluído eu movo ele para a coluna <concluídos> e pronto, vida que segue. Eu também achei útil, para a minha vida profissional, separar os meus projetos atuais dos meus projetos futuros. Esse quadro bem provavelmente vai continuar assim por bastante tempo. Dentro dele eu faço a mesma divisão de colunas que vocês acabaram de ver: planejamento, serviços, redes sociais, produtos, etc.

Ele serve para que eu anote todas as intenções que eu tenho para o meu site e para a minha empresa. Às vezes eu anexo fotos, links ou informações úteis. Às vezes eu deixo anotações que já esboçam a minha visão e as minhas diretrizes para aquele projeto específico. Nada chique, nada do outro mundo – só um registro de intenções e desejos divididos por subáreas. Esses projetos podem nunca chegar a serem feitos? Talvez. Mas se uma ideia está no quadro de projetos futuros é bem provável que ela já tenha passado pelo meu crivo mental e já tenha altas probabilidades de ser feita.

 
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Essa é a gênese da minha organização atual de projetos e de tarefas no Trello.

Como dá para ver, a área profissional é um grande foco da minha vida hoje em dia. Ela é o ponto mais relevante da minha semana e, por isso, mereceu destaque e ganhou quadros do Trello só para ela. Mas, de modo geral, esses princípios podem ser aplicados para qualquer outra área de foco da vida. Essa organização que eu acabei de mostrar deve se transformar e ser aprimorada ao longo do próximos meses, aliás. Esse texto aqui é só um registro detalhado do início desse novo caminho. 🌱

 

Arquivos e referências no Evernote

A grande lógica (que eu aprendi durante o hangout com o Vladimir) do Evernote é a seguinte: tudo que está nos cadernos está mais à vista do que o que está apenas nas etiquetas. Em última instância, é claro, dá para organizar o Evernote da forma que você quiser – baseando toda a sua estrutura em cadernos ou em etiquetas. Mas é inegável que as notas guardadas nos cadernos ficam mais visíveis.

Se você tiver um caderno com nome de <arquivo>, pode ter várias e várias etiquetas que vão te ajudar a filtrar todos os documentos que você guardou ali. Notas de um "arquivo" são, geralmente, aquelas coisas que você precisa guardar, por via das dúvidas, mas que não são vistas com frequência – comprovantes de pagamento, certidões, histórico escolar e coisas do tipo. Ter um único caderno para tudo isso e filtrar as categorias por etiquetas tende a funcionar muito bem.

Ter um caderno geral e guardar todas as notas em um mesmo bolo é muito bom para arquivar informações que você precisa ter só por segurança. Mas se você escreve textos, por exemplo, e gostaria de categorizar os seus textos por assunto (produtividade, alimentação saudável e jardinagem), seria bacana ter um caderno chamado <textos> e colocar ali todas as notas já com as etiquetas específicas. Ter um caderno para um assunto só e não criar mais etiquetas (que te ajudem a sub categorizar aquele assunto) não faz muito sentido para mim.

Se você quer guardar todos os seus textos (e se você quase nunca precisa relê-los ou conferir algo neles) e não se importa de colocar todos em um saco só, para que criar um caderno só para eles? É mais inteligente gastar mais tempo pesquisando uma informação no Evernote, se você precisar, do que criando uma estrutura detalhada de cadernos e etiquetas que não vão te servir para nada. A gente esquece, mas a busca do Evernote é muito incrível. Se você jogar qualquer palavra ali ele te mostra todas as notas relacionadas ou que contém aquele termo.

Suar para quê, né?

Mais vale pesquisar por uma nota dentro de uma caderno geralzão do que criar um único caderno e novas etiquetas para notas que quase nunca serão vistas. O Evernote funciona como o um segundo cérebro e como um arquivo digital otimizado.

Hoje eu uso 5 cadernos: arquivo (para onde vão todas as coisas que eu preciso ter e que eu não vejo com frequência), astrologia (onde anoto os meus trânsitos pessoais, a minha revolução anual e os dados mais genéricos sobre o assunto), consultoria (onde guardo os contratos, questionários e sessões das minhas clientes), links (onde eu coloco tudo o que eu vi na internet e que considero ser útil o suficiente pra guardar pra sempre) e trabalhando (onde ficam os textos nos quais eu estou trabalhando no momento, como o nome já diz.).

 
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O tema astrologia ganhou o seu próprio caderno porque eu gosto muito da visualização das notas. Eu escrevo os dados de um trânsito em apenas uma nota e, assim, tenho uma visão geral de todas as influências astrológicas atuais de uma vez só. Eu ando estudando mais sobre esse tema, também, e me facilita muito fazer anotações e registrar insights em um único lugar. Esse caderno tem algumas etiquetas que ajudam a sub categorizar esse assunto em níveis mais específicos.

A consultoria merece o seu próprio caderno pelos mesmos motivos. As etiquetas me ajudam a organizar esse serviço com mais detalhes e o caderno exclusivo trás essa iniciativa mais à vista. O caderno <trabalhando> me ajuda a focar no que eu preciso produzir agora. Roubei essa ideia descaradamente do Vladimir, que falou que faz a mesma coisa. Eu ainda uso iA Writer para redigir textos longos (como esse, por exemplo), mas uso o Evernote para anotar pautas de aulas ao vivo e fazer a programação dos assuntos abordados nas sessões de consultoria.

No <arquivo> é onde estão a maioria das minhas notas.

 
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Eu não senti nenhuma necessidade de puxar essas notas para cima e criar mais cadernos para elas, por enquanto. Está tudo organizado com etiquetas e isso é o suficiente para eu me achar no meio dos meus documentos e registros. Mas isso, vale lembrar, varia muito de pessoa para pessoa. Eu comecei a usar o Evernote de novo há poucos meses e não tenho um grande volume de documentos ou notas para guardar. Eu também não sou aquela pessoa que tem todos os exame médicos guardados e que mantém uma cópia de tudo que é comprovante de pagamento que já fez na vida.

Guardar as devidas proporções e respeitar as diferenças são duas coisas essenciais quando você estiver pegando referências de como organizar a sua vida – seja com o Evernote ou com qualquer outra ferramenta. Aí embaixo vocês podem ver as etiquetas que eu uso atualmente. A maioria delas diz respeito ao caderno <arquivo> e outras são usadas para categorizar os assuntos dos textos e vídeos salvos dentro dos <links>. Fez muito sentido, para mim, ter um único caderno para guardar tudo o que eu salvo da internet. Poder filtrar esses conteúdos por assuntos me facilita bastante e me faz ter mais tesão para continuar salvando informações assim.

 
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Por quanto tempo eu vou continuar usando o Evernote?

We just don’t know. Mas sinto que dessa vez eu realmente aprendi a aproveitar todo o potencial desse aplicativo incrível ao me favor, personalizando todas as suas opções para as minhas necessidades e para a minha lógica mental. Quem aí estiver com medo de usá-lo, faz uma forcinha e veja de que forma você pode fazer o Evernote se encaixar nas suas necessidades. Aposto que você não vai se arrepender.

 

Conclusão

Fica aqui registrado, perante todos de direito, que eu estou tentando me encontrar com o Trello e com o Evernote. Esse texto furou a fila dos temas que estavam programados para vir para o blog porque eu quero que vocês acompanhem todas as mudanças relevantes que eu faço no meu sistema de organização.

Eu sei que essas ideias não vão servir ou agradar todo mundo, mas a intenção é que essas pequenas diretrizes ajudem vocês a melhorar também os seus próprios sistemas. As mudanças sempre vão vir, isso é inegável. Eu não tenho medo de mudar e também não quero que você tenha. Mas sabe-se lá quantas pessoas a gente não poderia ajudar e incentivar simplesmente abrindo o nosso livro e mostrando como nós fazemos as coisas, não é mesmo?

Nunca se sabe. E se você também está no time de mudanças-intensas-na-minha-organização-de-vida, se pronuncie. Não quero leitores quietos ou acanhados aqui nesse reino não. Comente aí embaixo quais tem sido as transformações radicais (ou sutis) que você tem feito no seu sistema de planejamento, offline ou virtual, e ajude os coleguinhas a terem mais opções.


👩‍🎤 CURTIU? AQUI TEM + IDEIAS BACANAS PARECIDAS, Ó: