Passo a passo: como eu organizo os meus projetos, tarefas e metas do ano

Sabe quando a vida vai ficando cada vez mais complexa e complicada? Quando você não sabe bem o que quer e faz um balaio de gato tremendo com todas as opções que você encontra pela frente? Pois é.

Eu era exatamente assim com o meu sistema de organização.

Não é surpresa para ninguém que eu sempre fui o tipo de pessoa indecisa. Os exercícios de visualização do futuro e o ato de saber quais seriam as minhas metas do ano sempre foram coisas muito difíceis pra mim.

Levei uns bons anos absorvendo muitos métodos diferentes, usando vários aplicativos ao mesmo tempo e trocando e destrocando de ferramentas o tempo todo para, finalmente, assentar a bunda num lugar só.

E hoje eu quero compartilhar contigo dois hábitos que eu comecei a colocar em prática esse ano e que fizeram uma IMENSA ENORME GRANDE diferença na minha vida, de verdade. Mas primeiro, um aviso.

Eu super levanto a bandeira que a gente precisa, sim, experimentar vários sabores de sorvete primeiro antes de decidir qual é o favorito – pelo menos (e principalmente) quando o assunto é organização pessoal. Não estou dizendo que o meu jeito de fazer as coisas é a melhor coisa que já existiu sob a face da terra.

Nós mudamos muito ao longo da vida, meu povo. Passamos por diversas fases dentro do mesmo ano, do mesmo mês e até da mesma semana. Os acontecimentos que não podemos controlar podem (e vão) abalar os nossos sistemas e se adaptar à essas coisas é extremamente necessário.

Ainda assim, pular de galho em galho para sempre não vai te levar a lugar nenhum. Fica aí a dica para quem também faz isso: se esforce para encontrar a melhor forma que existe para que você lide bem com os seus projetos e com as suas metas e cultive essa forma por algum tempo.

As coisas precisam de tempo para crescer. 🌱

Dito isso, vamos ao recheio desse texto: o que eu faço na prática para administrar as minhas tarefas, os meus projetos e as minhas metas do ano. Vou entrar no passo a passo da rotina nenhum pouco glamurosa mesmo e dizer quais foram os maiores benefícios que essas simples técnicas me deram até agora.

Esse texto é bom pra ti se você anda na dúvida de como organizar esses lances abstratos de metas e de projetos e se você está atrás de uma solução direto ao ponto.

Com um cadinho de hábitos repetidos ao longo da semana e com um mínimo de ferramentas virtuais – dois aplicativos, na verdade – você já pode dar uma super estabilizada na sua vida, confia em mim. 🤘

 
 

Linha do tempo de metas do ano

Começando pelo topo – ou seja: a parte mais distante e obscura da sua realidade –, vamos falar primeiro das suas metas anuais. Esse circo aqui vai cobrir desde as suas pequenas e menores tarefas diárias até as grandes coisas que você quer conquistar ainda esse ano, beleza?

As suas metas anuais são aquelas famigeradas coisas que, entre um champagne e outro na noite do ano novo, você repara que gostaria que acontecesse na sua vida. Metas funcionam, como eu sempre digo, como pontos de referência em um mapa: elas te ajudam a entender para onde você está indo e te dão todo aquele incrível poder de ser o próprio criador da sua vida.

É no campo das metas que a gente pode exercer o livre arbítrio, olhar para o futuro e decidir que gostaria muito de andar de caiaque, de adotar um cachorro de rua e de escrever poesia no seu próprio blog ainda esse ano.

E a melhor forma que eu encontrei para fazer isso é criando uma linha de tempo para as suas metas. Pegue uma folha de papel ou abra um documento no computador e escreva o nome de todos os meses do ano. Depois faça uma breve chuva de ideias sobre quais seriam as coisas que você mais gostaria de fazer acontecer até dezembro.

Pode ser que você curta fazer o exercício da roda da vida para ajudar a aquecer a sua criatividade, também. Outra excelente opção de exercício é fazer um mapa mental e desenhar bem no meio da folha em branco o número do ano atual e, conforme você for encontrando as suas metas, puxe setas para os lados e vá escrevendo elas por ali.

Sou apaixonada por esses dois exercícios e eles já me ajudaram muito a desencavar coisas lá de dentro da minha cabeça que eu nem sabia que existiam.

Quando você tiver uma boa ideia de quais metas você quer cumprir esse ano, volte à sua linha de tempo de metas e escreva cada uma delas no mês em que você gostaria ou poderia colocá-las em prática.

E aqui está um super pulo do gato: isso é apenas uma previsão.

Pode ser que na hora H você não possa começar essa meta no mês que você escolheu – afinal, a vida sempre acontece. Pode ser que várias coisas não planejadas aconteçam ou que alguma meta anterior tome mais tempo do que parecia que ia tomar e você termine ficando ocupado com essas coisas por várias semanas.

É exatamente para isso que você vai fazer essa linha do tempo. Criar uma intenção do que você quer fazer ao longo do ano não vai evitar nenhum imprevisto, mas, no que depender de você, as coisas já estão pelo menos planejadas.

Essa técnica é excelente para que você veja, antes de começar a colocar a mão na massa, se você já tem coisa demais programada para um mesmo mês. Não se esqueça de levar em conta as metas que você já sabe que vai precisar realizar - mesmo que seja contra a sua vontade.

Renovar a carteira de habilitação, cumprir algum evento importante no trabalho ou entregar as monografias no fim de período do mestrado podem ser coisas que você não quer realmente fazer, mas que vão te tomar tempo e energia da mesmíssima forma. Leve-as em conta!

 
 

Como você pode ver no exemplo aí de cima, quase todas as minhas metas têm a ver com o Eu Organizado ou com a minha vida profissional. E tudo bem. Sou eu quem decide para onde vai o meu tempo e eu posso dedicar ele todinho para melhorar uma área específica da minha vida, se eu quiser.

Se você também está afim de fazer isso e está com medo do que os outros vão dizer, relaxe. Você tem a minha benção. 💜

Eu guardo essa nota no Bear, um programa de editor de notas pago (disponível só para iOS) que eu amo muitíssimo. Já falei dele nesse texto aqui onde eu contei todos os aplicativos que tenho usado recentemente para organizar a minha vida.

Eu revejo essa lista quase toda semana – quando faço aquela super revisão semanal de todas as minhas pontas soltas – mas confesso que às vezes até esqueço de olhar. A regra de ouro é: revise quantas vezes você sentir que precisa para se sentir em paz.

O objetivo de tudo isso é justamente te deixar cada vez mais tranquilo e de boa com a vida. Não adianta nada ficar ainda mais estressado e sobrecarregado com uma coisa que, tecnicamente, era para te ajudar a ficar mais leve, né?

E vale lembrar: projetos são diferentes de metas.

Algumas dessas minhas metas já são projetos, mas esse nem sempre é o caso. Um projeto é um pequeno passo específico que você precisa dar para chegar em direção à sua meta. A meta de ser mais saudável e perder peso pode ter alguns projetos diferentes. A meta de fazer intercâmbio no exterior também vai ter, provavelmente, uns quatro ou cinco projetos diferentes que vão fazer ela acontecer.

Na dúvida, fique frio.

Vá escrevendo as suas metas da forma como você pensar nelas naturalmente. Já já vamos criar uma boa rede de apoio para que nenhuma delas fique abstrata ou perdida demais no espaço. 🌌

 

Lista de projetos atuais

O aplicativo que eu escolhi para cuidar dos meus projetos foi o Todoist. Velho de guerra aqui no blog, amor eterno do meu coração, cê já conhece a história.

Eu tenho um projeto chamado “projetos” e, dentro dele, criei três seções diferentes: “atuais”, “recorrentes” e “um dia”. Para criar essa seção é só você colocar um asterisco * na frente da tarefa. Assim você nunca vai poder dá-la como concluída. Para fazer com que seja negrito você coloca toda a sua frase entre dois asteriscos – **dessa forma**.

 
 

E agora é que as coisas ficam interessantes. 🌝

Os seus projetos são, via de regra, coisas que você quer fazer e que você não consegue decifrar ou planejar bem só de cabeça. Se começar a aprender italiano for um projeto que você naturalmente já consegue imaginar como vai rolar só de pensar nele, ótimo! Coloque ele nessa lista só por desencargo de consciência e pronto.

Mas quanto mais complexo for o projeto, mais detalhes e diretrizes ele vai precisar ter. Quando isso acontece comigo eu uso a parte de comentários das tarefas do Todoist e resolvo ali mesmo. Mas vale lembrar que os comentários (tanto das tarefas quanto dos projetos) só estão disponíveis para a versão paga do aplicativo.

Você pode criar um documento de Word ou uma nota no Evernote, colocar o título do seu projeto e fazer ali todo o planejamento necessário para aliviar a sua mente.

Um projeto, ao contrário das metas, precisa realmente ser bem claro e específico. Prestenção nessa parte e depois não vai dizer que eu não disse: quanto mais clara for a sua visão do que vai acontecer quando aquele projeto tiver acontecido, melhor.

“Perder peso” não é um projeto, é uma intenção. “Melhorar a minha comunicação com o meu marido/mulher” não é um projeto, é uma intenção. O mesmo vale para coisas como “ler mais” e “ganhar mais dinheiro para viajar no fim do ano”.

Quantos quilos, exatamente, você vai perder? Quanto de dinheiro a mais você quer ganhar? E para fazer qual viagem, em qual data do ano? Quantos livros ou páginas a mais você quer ler? O que significa se comunicar melhor, afinal de contas?

Cada uma dessas intenções pode ser interpretada de infinitas formas. E cada pessoa colocaria essas ideias em prática de uma forma diferente, dependendo do seu objetivo. Uma pessoa diabética e obesa teria uma ideia de “perder peso” diferente de uma pessoa magra que só quer perder um pouco de barriga.

Tenha uma visão clara e quantificada do aquele projeto significa para você. Só assim você vai saber se ele foi cumprido ou não. O meu projeto de “começar a meditar diretamente” vai ser finalizado quando eu conseguir meditar por 30 dias consecutivos.

Se o seu projeto for “aprender a tocar guitarra”, defina exatamente o que significa, para você, ter essa habilidade totalmente aprendida. Significa que você vai conseguir tirar músicas de ouvido? Significa que você vai poder aprender todo o álbum da sua banda favorita e conseguir replicar todos os solos de guitarra deles?

Por mais emocional ou espiritual que seja o seu projeto, não importa: qualquer coisa nesse mundo dá pra ser quantificada – pelo menos até certo ponto.

Eu reviso essa lista toda semana, na medida em que preciso puxar novas ideias futuras para as atuais ou dar como concluídos alguns projetos.

Eu dividi essa lista e coloquei os projetos “recorrentes” visualmente separados por um motivo bem simples: eu gosto de saber com quantas coisas eu estou fixamente comprometida sem precisar ficar raciocinando muito.

Isso é totalmente opcional e depende muito do seu tipo de rotina e de estilo de vida.

A lista de projetos que eu quero fazer um dia é onde eu vou escrevendo as coisas que estão relacionadas à minha linha do tempo de metas. É onde eu escrevo os projetos que já quero começar logo nos próximos meses.

É um ótimo jeito de colecionar inspiração e de se deixar um pouco mais animado e na pilha de conquistar novas coisas no futuro. Todos esses projetos são ideias com as quais eu já estou cem por cento comprometida em fazer – só não sei quando.

Pode ser amanhã, semana que vem ou só em dezembro. Mas aqui não entra absolutamente nada que eu ainda estou “pensando se vou fazer”.

 

Listas de tarefas divididas por contexto

Taí uma coisa que eu peguei do GTD, abracei e saí correndo: as listas de tarefas divididas por contexto. A ideia é que você faça um levantamento de todos os lugares ou condições que você precisa ter ou estar para poder cumprir as suas tarefas. Os mais populares são: na rua, em casa, offline no computador, ao telefone, no escritório, no shopping, na faculdade, na casa da minha mãe, etc.

Alguns contextos podem ser estados de humores (quando estiver de saco cheio, quando quiser me inspirar, quando estiver descasando, etc.) ou até mesmo projetos ou áreas da vida (eu trabalho tanto no Eu Organizado que pra mim ele já é um contexto com vida própria e CPF e tudo).

Crie uma lista para cada contexto atual e coloque ali as tarefas necessárias para que você dê cabo dos seus projetos. Sem mistério, sem fogos de artifício, sem bruxaria: uma tarefa de cada vez, todas elas bem claras e quantificadas.

Primeira regra de ouro: nunca deixe um projeto “ativo” sem tarefa nenhuma.

Se você realmente não está fazendo nada para tocar pra frente o projeto de renovação da cozinha, deixe ele pra lá. Você provavelmente está apenas se enganando. Projetos que existem só para fazer fachada e lotar o seu cérebro de lembretes só ocupam espaço, nada mais.

Segunda regra de ouro número: adicione as tarefas na medida em que você as faz. Listar dez tarefas relacionadas ao seu projeto de comprar um novo carro e não conseguir fazer nem três por semana não é um adianto de vida, é um atraso.

Eu olho para os meus contextos todos os dias, obviamente. É com base neles que eu paro e me pergunto: “O que eu posso fazer agora?”. A lista de tarefas divididas por contexto vai ajudar todo mundo, especialmente as pessoas que se locomovem bastante e tem uma penca de coisas para fazer todos os dias.

As tarefas que precisam acontecer numa certa hora ou data estão na lista de “recorrentes” e os compromissos e lembretes em “calendário”. Adoro usar o Todoist para isso e não sinto a menor falta de ter uma agenda ou um calendário tradicional.

É ali que eu coloco tudo que precisa acontecer em um dia específico.

Simples assim. Separo as coisas que acontecem sempre (tipo pagar contas) das coisas pontuais pelo mesmo motivo que eu gosto de ver os projetos recorrentes separados daqueles que tem início, meio e fim.

O bom dessa forma de organizar as suas tarefas é que você cria uma verdadeira rede de apoio, um segundo cérebro. As tarefas vão ficar sempre esperando por você, devidamente guardadas e aconchegadas em um lugar fora da sua mente e a sua cabeça não vai mais precisar ficar te relembrando o tempo todo de fazer tal coisa.

Praticidade na sua melhor forma, meu povo. 🙂

 

Concluindo

Eu sei que já falei um bocado sobre projetos, GTD e metas aqui no blog, mas ainda não tinha te falado como eu aplico essas coisas na minha vida atualmente. Espero muitíssimo que pelo menos uma dessas ideias tenha te despertado o tigre interior (quase uma propaganda de sucrilhos agora).

E sabe o que realmente faz uma imensa diferença na sua organização do dia a dia?

Colocar boas ideias em prática! Isso é o que vai te levar para a vida tranquila, em ordem e sob controle que você quer, meu bem, escreve aí.

Adianta pouquíssimo – quase nada, na verdade – ler dez artigos, esquecer de quase todos na semana seguinte e terminar não colocando nenhuma dessas ideias em prática. Quanto mais você agir, melhores serão as suas chances.

E bora pra frente, viu. Ainda tem muita água pra rolar esse ano e toda hora é hora pra começar a colocar os seus sonhos & as suas ambições pra acontecerem de verdade.


👻 CURTIU? AQUI TEM + IDEIAS BACANAS PARECIDAS, Ó: