Como eu uso o Airtable para organizar dados de clientes e vida financeira

Eu descobri o Airtable no ano passado e, desde então, eu não vivo sem ele. Já escrevi dois textos sobre esse programa aqui no site: um que fala sobre os fundamentos do meu controle financeiro e outro que ensina o passo-a-passo de como organizar um cado a mais a sua semana usando essa ferramenta incrível.

Porque né, sejamos sinceros: o Airtable virou legal o jogo das tabelas e da organização de dados.

Ele é um site que pode ser acessado direto do navegador, ele tem um aplicativo bem bom para você baixar no seu celular (seja o sistema que for) e, melhor de tudo, é totalmente gratuito. O único lado mais ou menos ruim desse programa, se eu tivesse que apontar um, é que ele é todo em inglês e que ele demanda, sim, alguns dias de insistência até você aprender tudo o que ele pode fazer. Na esteira do Evernote, o Airtable é aquela plataforma que te permite fazer e arrumar tantas coisas de tantos modos diferentes que, de início, é impossível não ficar um pouco perdido e sem saber o que fazer primeiro.

Cês já repararam, por exemplo, na página aqui do site que fala do meu curso presencial?

Para recolher os nomes e os emails das pessoas interessadas em fazer o curso, mas que não podem ou não querem fazer ele agora, eu coloquei um formulário que foi originado de uma tabela do Airtable. Pois é, Bárbara: além de ser tabela (tal qual a do excel, mas mil setecentas e noventa e nove vezes melhor), quadro de Kanban, calendário e galeria, as suas tabelas podem ser também formulários. Em 2016 eu usei um formulário do Airtable para recolher as opiniões de vocês, naquela pesquisa anual que eu faço. E se você pagar pelos serviços premium do site cê ganha ainda outras mil funcionalidades incríveis.

Mas como diria Jack, o Estripador, vamos por partes. O texto de hoje é para compartilhar duas coisas muito fodas com vocês: as versões atualizadas das minhas tabelas financeiras (que estão bem diferentes das que eu tinha ano passado) e a tabela que eu uso para organizar os meus serviços e os meus clientes – dados, pagamento e outras coisinhas importantes. O Airtable é o meu Deus Eterno da Organização de Dados e aqui cabe, aliás, uma distinção muito essencial: o tipo de informação que eu guardo no Airtable é estática (não são tarefas que eu preciso fazer, só coisas que eu preciso olhar), mas vista com muita frequência.

Na hora de se organizar, pense com qual frequência você vai precisar daquela informação.

Isso vai fazer toda a diferença do mundo na sua escolha de onde colocar aquilo. Eu poderia guardar alguns desses dados no Evernote, por exemplo? Sim, sem problema nenhum. Eu posso até fazer malabarismos nua em cima de uma corda-bamba no Evernote, de tão potente que ele é. Mas aí entra o segundo fator importante: o Airtable (assim como o Excel) é feito especificamente para guardar as informações e os dados de uma forma que o Evernote não suporta. Ele é a ferramenta ideal para esse tipo de organização. Ele soma as colunas automaticamente, ele usa as mesmas células e te dá várias visões legais sem nenhum trabalho extra e várias outras coisas úteis na hora de arrumar os seus dados.

Eu abro o Airtable praticamente todo dia, em um momento ou em outro.

P.S. super importante: todas as tabelas mencionadas nesse texto podem ser suas sem trabalho extra.

É só criar uma conta no Airtable, ir até a tabela que está nesse texto e clicar na frase "copy base", que vai estar no canto inferior direito da tabela. Uma vez logado na sua conta, o Airtable vai copiar toda a estrutura da tabela para a sua área de trabalho do site e pronto. Para facilitar, eu inseri toda a tabela "ao vivo", em vez de colocar várias fotos de cada uma das abas. As tabelas vão estar sem os meus dados, é claro, mas eu vou manter a exata organização descrita. Quando você copiar, é só trocar os exemplos pelos dados da sua vida real e prontinho – um sistema de organização financeira 0800 só pra você! :)

 
Pin.png

aproveita pra salvar essa imagem aí no Pinterest para se lembrar dessas ideias legais depois. <3


 

Como eu organizo as minhas finanças

Depois de maratonar vários vídeos da Nat e alguns vídeos da Thais Godinho, Ana Carolina decidiu colocar ordem na casa e finalmente organizar as suas finanças de um jeito Adulto e Respeitável – esse é o início da história. Adiantando vários dias e já te levando para o final dessa saga, o que aconteceu é que eu separei as minhas despesas pessoais das minhas despesas de pessoa jurídica com CNPJ. Como eu aprendi com a Nat, eu sou uma empregada (a única, praticamente) da minha própria empresa e o tanto que eu gasto como pessoa física faz uma imensa diferença na saúde financeira do Eu Organizado.

Eu abri uma conta corrente de pessoa jurídica (MEI, mais especificamente), dividi as tabelas e até comecei a dividir meio a meio todas as contas que são comuns à empresa e à minha casa – já que a conta de internet e de telefone que eu pago, por exemplo, são para o meu uso pessoal e para o meu uso profissional de quem trabalha estilo home office. Explico tudo isso porque esses aprendizados fizeram muita diferença na forma que eu escolhi para organizar as finanças e, falando nisso, faço um aviso muito pertinente: essas tabelas são as melhores formas que eu encontrei para eu me organizar.

Talvez elas funcionem muito bem pra você, talvez não. Não tenha medo e nem preguiça de ir fuxicar a internet, olhar outros sites, conhecer outros programas e ler outros artigos para ver quais são as suas opções e qual é o conjunto que você pode montar para estar com o controle dos seus gastos e ganhos.

 

As finanças da empresa

Começando pela tabela de finanças da empresa, vamos falar das abas que ela contém.

A primeira aba é o resultado operacional. Ou seja: quanto dinheiro eu tenho do mês anterior, quanto eu ganhei e quanto eu gastei no mês em questão e qual foi o saldo total do mês. Simples, direto e básico. Eu tenho uma aba para cada mês do ano e eu prefiro criar uma tabela de controle financeiro diferente para cada ano – dessa forma o meu cérebro entende melhor. Dentro de cada mês, eu tenho duas visões (o nome que o Airtable dá para cada forma de visualizar os mesmos dados dentro de cada aba): os gastos e os ganhos e a análise final do mês. A análise final é a visão que fica aberta depois que o mês passou.

ATENÇÃO: para copiar essa tabela para você é só clicar na frase "copy base" ali de baixo. Essa tabela é interativa, também, então você pode clicar nas diferentes abas e mover o mouse pra passear pelas tela. Para ver as diferente visões de uma aba é só clicar no nome que aparece do lado do ícone da tabelinha azul (principal).

Ela mostra quanto eu ganhei naquele mês em cada tipo de categoria (com cada tipo de fonte de renda) e quanto eu gastei, também levando em conta cada tipo de categoria de gastos que eu tenho. Na visão de gastos e ganhos eu agrupo as informações de acordo com o tipo: receitas e despesas. Eu insiro o valor da coisa, a coisa em si (qual gasto ou qual ganho foi aquele), se eu ganhei ou gastei por débito ou crédito, a data e a categoria. Na parte de receitas, as categorias são coloridas e elas mostram todas as minhas diferentes fontes de renda. Nas despesas, as categorias são em cinza e elas me dizem quais são os tipos de coisas com as quais eu gasto regularmente – home office, funcionários, site e coisas assim.

Lá no final, só para constar, tem uma aba que me lembra das coisas fixas que eu preciso pagar.

Eu a agrupei pela frequência: todo mês, de 2 em 2 meses e todo ano. Adicionei uma coluna (estilo single select) para me mostrar a data do pagamento e pronto. Isso me dá uma boa noção do quanto eu já estou comprometida com algumas contas e qual é o mínimo que eu preciso ganhar para manter toda a empresa aberta. No fim do mês, aliás, eu adiciono um último tipo de gasto na minha aba de ganhos e de despesas: o salário pré-labore. Que, de acordo com os meus estudos, significa o quanto que eu, enquanto funcionária, dei de despesa para a minha empresa. O montante dos meus gastos mensais de pessoa física (que são controlados em outra tabela que eu vou mostrar já já) entram nessa tabela aqui.

Importante dizer que eu divido, sim, todas as contas que eu pago em casa.

Ou seja: se eu gasto cem reais (quem dera) na internet, eu lanço um gasto de cinquenta reais na minha tabela da empresa e outros cinquenta reais na minha tabela de gastos pessoais. Ensinamento da Nat que faz muito sentido. Se eu trabalho em casa o tempo todo, é realmente difícil precisar o quanto que o gasto da internet ou de telefone e luz, por exemplo, é para o meu trabalho ou para a minha diversão.

Para ser justa e ordenada, então, é melhor cortar tudo meio a meio.

 

As finanças pessoais

Essa tabela é mais simples, mas organizada de uma forma ligeiramente diferente da anterior. Eu tenho uma aba para cada mês e eu agrupo os gastos de acordo com a forma de pagamento: débito ou crédito. Como essa tabela reflete os meus gastos de pessoa física (e, consequentemente, de funcionária da minha empresa) não tem necessidade de inserir nenhum tipo de ganho. Eu encaro o Eu Organizado como a minha empresa principal (mesmo que eu tenha formas de renda que não tenham nada a ver com ele) e todo o tipo de dinheiro que entra é uma frente diferente da mesma. Fazer essa separação e entender que eu sou a minha chefe (a pessoa responsável por me manter viva e bem paga) fez toda a diferença.

Na aba do mês atual eu insiro o tipo de gasto, o dia e a categoria dele. Sem mistérios.

Quando o mês termina eu troco para a visão da análise e vejo os meus gastos agrupados pela categoria. É bem legal ver quanto que eu gastei com livros, com coisas de beleza ou com alimentação desde o início do ano até agora, por exemplo. E como usuária premium, o Airtable ainda me dá a funcionalidade de adicionar alguns blocos na minha tabela e de usar gráficos coloridos para colocar esses números lado a lado. É bem legal ver, de uma tacada só, como que o gasto com livros foi flutuando ao longo dos meses.

Lá no final eu tenho a mesma aba de despesas fixas, só que pessoais.

Ela também está agrupada pela frequência do gasto (todo mês ou todo ano, nesse caso) e tem a mesma coluna do vencimento do gasto. Saber o mínimo que me custa para me manter, de acordo com o meu estilo de vida atual, é muito esclarecedor e isso já me ajudou demais a cortar despesas supérfluas.

Eu uso o cartão de crédito do Nubank (porque alguém usaria qualquer outro?, eu me pergunto), a virada do meu cartão é no dia 18 e eu pago a fatura no dia 25 do mês. Quando chega esse dia, portanto, eu abro logo a aba do mês seguinte porque isso significa que, dali em diante, todo a compra que eu fizer no cartão de crédito só vai ser paga no próximo mês. Se eu fizer uma compra no dia 23 de maio, por exemplo, esse gasto é lançado na aba do mês de junho (que é quando eu vou pagar por ele) com a data certa, dia 23 de maio. Dessa forma, entre o dia 18 e o dia 30/31 de todo mês eu estou usando as duas abas: a do mês atual para lançar os gastos que faço no débito e a do mês seguinte para lançar as do crédito.

Eu quase nunca gasto nada em dinheiro vivo, mas, quando gasto, preciso anotar logo, senão esqueço.

Eu sempre gasto mais no crédito do que débito, é verdade, mas eu já criei o costume bem instantâneo de sempre anotar tudo o que eu ganho e gasto automaticamente, assim que eu fizer a transação. Eu sou uma bon vivant, não tem jeito. Eu adoro ganhar e gastar dinheiro. E se eu não anotar até a menor das balas que eu compro, eu vou perder o fio da meada e vou começar a gastar mais do que a ganhar. Para mim, aplicativos automáticos que leem o meu extrato não são suficientes. Eu preciso estar à frente de todos os fluxos financeiros. Inclusive para mandar a mensagem certa para o Universo: que eu estou apta, consciente e em contato com os rios de prosperidade e de gastos que eu tenho na minha vida.

Eu não sei você, mas eu não gosto de estar perto de alguém que não faz questão de estar perto de mim. E extrapolando essa regra, acho que o dinheiro gosta mais quando a gente está bem juntinho dele, vendo as idas e vindas e aceitando tudo isso com a generosidade de quem sabe que ele sempre vai voltar.

 

Como eu organizo os dados dos meus clientes

Essa parte aqui é super personalizada para as minhas necessidades e eu reafirmo: não tenha medo de ver o meu texto guia que explica todos os passos básicos do Airtable e de ir à caça de outros artigos (a maioria que eu encontrei é só em inglês) para saber moldar essas tabelas lindíssimas às suas necessidades. A proposta desse texto é apenas mostrar como eu organizo os meus dados e isso, talvez, já acenda a faísca da sua criatividade. Para categorizar os meus clientes eu uso, basicamente, três abas.

Cada aba tem o nome do serviço ou produto que eu vendo: consultoria, curso online e curso presencial.

Em duas dessas abas (a da consultoria e a do curso presencial) eu tenho três colunas de dados de clientes: nome, telefone e email. Para o curso online (que já saiu de circulação e que não está mais à venda, aliás) eu não senti necessidade de pedir o telefone de ninguém, mas poderia estar ali também. Na aba da consultoria eu tenho algumas colunas especiais: quantas horas de consultoria a pessoa contratou e quantas horas ela ainda tem para retirar. Eu trabalho em cima de pacotes de sessões de consultoria, online e presencial, e achei melhor controlar tudo isso usando o número total de horas dessas sessões.

O Airtable tem um tipo de coluna chamado “duração”, especificamente, e é essa que eu uso.

Eu tenho, também, duas colunas do tipo checkbox, que é quando você simplesmente marca um check ou não dentro de um quadradinho. Um coluna é para saber se a pessoa já marcou a sua próxima sessão de consultoria (se sim, eu marco como positivo) e a outra para saber se ela já finalizou o processo todo. Quando a pessoa termina a consultoria eu mudo o número de “horas de crédito” para zero e, ao mesmo tempo, dou um check na coluna que me pergunta se ela já finalizou o processo. É redundante, sim.

Mas eu gosto muito do recurso visual do checkbox.

Na aba da minha consultoria eu agrupo as clientes (são quase sempre mulheres) por três subcategorias: as que fizeram o processo pagando, normalmente, as pessoas com quem eu fiz parcerias e as que ganharam alguns dos sorteios (que eu amo fazer) no Instagram. Na aba do meu curso presencial é ligeiramente diferente. Eu agrupo os alunos por estado, primeiro, e depois por turma. O Airtable te permite esconder qualquer coluna da sua tabela e eu sempre faço isso depois de agrupar os dados por aquela mesma coluna. Ou seja: eu crio a coluna “estado” e digo se a turma é do Rio ou de São Paulo.

Depois, eu agrupo os dados da tabela por essa coluna e escolho esconder a mesma.

Os dados ficam facilmente segmentados (você pode abrir ou fechar as linhas de cada agrupamento e ver apenas o que você quer) e a tabela fica com menos colunas. Dentro do grupo “estado” está o grupo “turma” e para isso eu criei uma coluna (do tipo single select) que me diz qual é a turma da pessoa. Como as turmas iniciais do Sintonia ganharam, automaticamente, duas horas de consultoria online comigo depois, eu tenho um campo de “duração” que me diz quantas horas de consultoria a pessoa tem disponível, outra coluna que me fala o prazo máximo que a pessoa tem para fazer a tal consultoria e mais dois campos de checkbox para saber se ela já pagou pelo curso e se já respondeu o questionário prévio.

As pessoas que entram na lista de espera de cada estado tem o seu próprio subgrupo.

Na página do Sintonia aqui no site a pessoa pode escolher para qual lista de espera ela quer entrar: a do Rio, a de São Paulo ou a da turma online (que vai existir em breve ainda esse ano, yay!). Quando essa informação entra no meu Airtable eu adiciono a pessoa na turma “em espera” e pronto. As abas que controlam os dados dos alunos do curso presencial funcionam com aquelas mesmas colunas: nome, email, se a pessoa já marcou a consultoria (que também foi um bônus que todos os alunos receberam), se ela já fez a consultoria e quantas horas ela tem de crédito. O prazo final para essa marcação é o mesmo dos alunos do curso online, então eu não senti necessidade de ter mais uma coluna só para isso.

Muitas informações, eu sei. Eu jurei para mim mesma que esse texto ia ser pequeno, mas é aquela coisa.

PLOT TWIST. Esse artigo está mais para treinamento-do-Airtable do que para um guia-para-iniciantes, mas fazia mó tempão que eu estava afim de compartilhar essa organização com vocês. Espero que gostem, que criem uma conta no Airtable e que todo mundo que está perdido nas finanças tome vergonha na cara, sente a bunda na cadeira e vá organizar o seu muito merecido e valioso dinheiro. ♥


 

PRA CONTINUAR APRENDENDO, COLA NUM DESSES TEXTOS AI Ó. SÓ TEM IDEIA BOA:

 

comentários? dúvidas? sugestões?