Como os leitores se organizam: exemplos práticos e autênticos

Se tem uma coisa absolutamente impagável - e que faz todos os momentos de dúvida e de esforço valerem à pena - é ver os leitores desse blog passarem de “conhecidos” para amigos de verdade e poder acompanhar de pertinho a evolução que acontece nas suas jornadas de vida. Desde o início, mais do que tudo, o meu objetivo era causar um impacto positivo e transformador na vida das pessoas que decidissem me acompanhar - oferecendo sempre o máximo de presença e de carinho possível. E ver esse pequeno sonho se realizando é uma onda imensa.

De verdade, cara.

E para além dos textos do blog, é maravilhoso quando eu vejo os leitores pegando as ideias e as informações que eu dei e transformando tudo isso em uma roupa especial feita sob medida. Personalizar os seus estudos e adequar as opiniões que você encontra na internet para a sua realidade e para a sua personalidade é uma arte - e uma das mais importantes do mundo hoje em dia. Eu me considero vitoriosa quando eu consigo contribuir com conhecimentos relevantes e, ao mesmo tempo, dar espaço para que cada uma altere essas ideias da forma que achar melhor.

Não existe família virtual mais incrível do que essa, fala sério.

Chegou a hora, então, de finalmente dar espaço para que alguém diferente venha conversar com vocês. O holofote vive em mim, mas existem muitos leitores e leitoras organizadxs que dão um banho de exemplo vivo e de boas teorias postas em prática para valer. Eu não sei com qual frequência eu vou fazer isso, mas achei justo convidar dois membros da nossa família virtual organizada para contar para vocês, em primeira mão, como eles organizam os seus projetos e as suas rotinas. Eu quero mostrar, além de tudo, que existem mil e uma formas de montar e fazer a manutenção de um sistema de organização simples e funcional.

Existem tantas formas quanto existem pessoas e circunstâncias.

E o melhor primeiro é sempre começar simples e pequeno. Os leitores convidados possuem experiências diferentes, habilidades e idades diferentes e propósitos organizacionais bem distintos. Ambos enfrentam dúvidas e dificuldades, mas os dois conseguem driblar e crescer a partir delas com uma graça e com uma força que eu nunca vi. É tão bom assistir alguém encontrando o seu próprio caminho.

Quero que vocês vejam, por a + b, que a gente não precisa ter o sistema mais complexo do mundo - mas se quiser ter, tá bom também. A gente não precisa decidir hoje um único sistema de organização invencível que dure a vida inteira - mas se ele por acaso durar pra sempre, tudo bem também. A gente precisa, sim, é colocar as poucas ideias boas (que realmente ressoam com a nossa necessidade & momento atual) em prática. Fora do papel e no mundo real, onde elas podem interagir com os imprevistos, os dias de mau humor e as manias que todo mundo tem.

A organização é a força motriz que mais ativa e fortalece todas as outras áreas da vida, meu povo. E o texto de hoje é para inspirar vocês a não esperarem chegar 2018 para tomar tenência na e começar a recolocar os seus projetos e tarefas nos eixos. A hora é agora, o resto é ilusão.

 
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aproveita pra salvar essa imagem aí no Pinterest para se lembrar dessas ideias legais depois. <3


 

Camille: GTD, Todoist, bullet journal e Evernote

Oi! Eu sou a Camille, do insta @estudacamille, e fui convidada pela Ana pra falar um pouquinho da forma como eu me organizo (mais uma vez, Ana: muito obrigada pela oportunidade!). Basicamente, eu uso o método GTD no Todoist, meu bullet journal como agenda e mantenho a maioria dos meus arquivos de referência no Evernote.

Esse é o meu trio ternura da organização.

Pra começar, eu faço minha captura no papel (um caderninho que eu carrego pra todos os lugares que vou). Não é só uma preferência pelo papel, mas sim por ter meu telefone inacessível por grande parte do dia. Certa vez eu instalei o aplicativo Rescue Time no meu telefone e mantive o bendito por um mês. Estava a um tempinho antes da prova, um pouco ansiosa, reclamando que eu não tinha tempo. Pois muito que bem. Olhei o aplicativo só por curiosidade: em um mês eu tinha jogado dois dias fora fazendo... o quê mesmo? Veja bem, a pessoa reclama da falta de tempo mas perde quarenta e oito horas com algo que nem lembra mais o que era! 

Então eu decidi que ia dar um basta nessas atividades que jogam meu tempo fora. Mas como? Me isolando do mundo? Excluindo as redes sociais? Jogando o telefone fora? Tirando as notificações? Não. Eu passei a deixar meu telefone desligado e só o ligo em períodos específicos do meu dia - horário de almoço, por exemplo. Inicialmente foi doloroso, me senti sem uma parte da mão, mas eu estava tão revoltada por estar desperdiçando meu tempo que eu persisti e hoje se tornou um hábito.

  www.instagram.com/estudacamille

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Mas como eu acessaria minhas listas e calendário sem meu celular? Aí é que entra o Bullet Journal. Eu usava o calendário do Google e mais um outro aplicativo pra acompanhar meus hábitos, mas confesso que me guiava mais pelas notificações que eu recebia do que por realmente abrir o aplicativo e ter um panorama geral das coisas. Ter uma cadernetinha elegante me ajudou a criar o hábito de acompanhar mais os meus dias (ter ferramentas legais e de qualidade é uma motivação e tanto).
  
E as próximas ações? Lista de projetos? Horizontes mais elevados? Calma, vamos por partes. A minha lista de próximas ações ainda continua no Todoist, que eu deixo aberto 24/7 no meu computador. Eu exploro ao máximo a lista de contextos, tendo um até pra Mensagens (diferente da lista Contato, que eu uso pra falar pessoalmente, o contexto Mensagens abrange apenas Whatsapp e aplicativos similares do meu telefone). Pensei em migrar essas listas pro papel, mas não achei tão eficiente. 

  www.instagram.com/estudacamille

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Os projetos eu também mantenho no Todoist. Alguns deles precisa passar pelo modelo de planejamento natural. Esse planejamento eu gosto de fazer num caderno específico do Evernote e depois copiar o link da nota pra jogar direto na tarefa, facilitando o processo de revisão. As ações ficam em seus devidos contextos.

  &nbsp;www.instagram.com/estudacamille

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Os horizontes mais elevados ficam no Todoist. Em geral, sigo os mesmos princípios que os projetos pra manter o resto organizado: Planejamento no Evernote, link no Todoist. As áreas de foco eu gosto de manter dentro do Todoist mesmo porque gosto do formato de lista e do “arrasta-arrasta” que o aplicativo proporciona.
  
E é isso. Apesar de parecer meio trabalhoso, pra mim é bem natural essa maneira de me organizar. Estou usando o método GTD há quase um ano, apesar de o conhecer e aplicar diversos princípios há um tempão. Não está tudo 100% ainda, mas acredito que já peguei o ritmo desse negócio. Talvez daqui a algum tempo tudo mude, mas faz parte do processo. Já testei muitas coisas antes de chegar a esse modelo, inclusive tentei encontrar a ferramenta perfeita (lamento informar, mas ela não existe!). O importante é que cheguei a esse modelo que atende as minhas necessidades hoje. 

 

Lucas: Trello

Olá! Meu nome é Lucas Souza e eu sou leitor/seguidor do blog desde o final de 2016. Eu nunca fui organizado. Sempre tentei, mas não saia do projeto. Já usei vários apps de organização financeira, de tarefas diárias, de compras... mas não passavam dois meses e aquele app não fazia mais parte dos meus métodos de organização (que na verdade, nem existiam). O que me fez gostar de organização, mesmo, foi o Eu Organizado. Me interessei por ele unicamente pela estética (eu tenho uma baita queda por design, haha). Depois de algumas lives e de algumas leituras no blog que me conscientizei que uma vida mais organizada trariam mais e melhores benefícios para mim. Tentei fazer isso criando um sistema de organização – que já vou mostrar como funciona.

Meu sistema de organização é pensado com a mesma lógica da criação de um software, com um ciclo de desenvolvimento. Quando pensei em me organizar a única coisa que eu dava real importância era para o lado profissional. O meu “pessoal” não é lá totalmente organizado, mas eu estou contente da forma como estava – já no profissional estava bem preocupado. Eu estou no criterioso período de transição de sair do meu emprego e abrir um negócio próprio, mas eu sempre tive projetos paralelos e ideias que, muitas vezes, ocupavam o tempo do que realmente era relevante. A ideia aqui é ordenar esses projetos e colocar níveis de prioridades em cada um deles, para que eu consiga diferenciar o que é ideia, do que é projeto e do que é negócio.

Eu usei a forma que a área de desenvolvimento definiu como “gerenciamentos de releases” – ou seja, passos ordenados inicialmente por números gregos nos quais eu defini o processo de desenvolvimento daquele software. 

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A minha primeira experiência com um aplicativo que contribuiu com a minha organização foi na produção de um evento/palestra no qual participei em 2013/14. Fui apresentado ao Trello, que desde então não parei mais de usar. Eu testei nele várias formas de sistema de organização, desde colocar em um quadro tudo que eu queria comprar/fazer/realizar, até organizar todos os compromissos por mês. Ainda assim, eu não consegui levar adiante nenhum desses sistemas. O primeiro sistema foi desprezado e o segundo sempre adiado (eu sempre passava compromissos de um mês para outro). 

Quando eu comecei a ter um contato maior com o EuOrganizado e alguns papos produtivos com a Ana, as ideias sobre como otimizar a minha organização no Trello, de forma definitiva, começaram a surgir. Acabei chegando em um sistema muito mais simples e intuitivo. Vou mostrar como funciona:

Ao invés de ter vários quadros com várias ideias e projetos detalhados dentro deles, eu dividi todos os projetos em três fases. O Alfa reune todas as ideias, mirabolantes ou sérias, que não saíram e não sairão do papel tão cedo. Essa é a fase prematura de todos os projetos – como o próprio nome diz, a fase 1.

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Aqui é onde eu guardo todas as ideias que não são realmente projetos, mas que podem amadurecer com o tempo. A coluna “a ideia” representa o próprio nome: é onde anoto todas as intenções de projetos e começo um brainstorm. Na coluna “breafing” é onde eu começo coletar informações e dados para tornar aquela ideia um projeto de verdade. No fim, a coluna “montar projeto beta” são as conclusões finais para tornar aquela ideia em um projeto pra valer.

Para entender melhor o que faz parte de cada ideia, eu categorizei por etiquetas cada ideia como “brainstorm”. Assim, no passo seguinte, eu consigo identificar de qual cartão aquela ideia faz parte.

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O Beta é o meio termo entre os três passos. Ali estão projetos de médio prazo que já saíram do Alfa ou que sequer nem passaram pelo Alfa, pois já nasceram bem estruturados.

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Diferente das colunas do Alfa, não há categorias para determinar a evolução dos projetos. Os cartões são migrados de um para o outro de acordo com o ritmo do trabalho. Normalmente são projetos quase extracurriculares para complementar e organizar ainda mais o último quadro, o Gold.

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No Gold, eu deixo um pouco o planejamento de lado e começo a colocar a mão na massa. Aqui eu reúno tudo o que já é negócio! As colunas são categorizadas pelo nível de urgência de cada ação e dentro de cada cartão há uma etiqueta que determina de qual projeto aquela ação faz parte. Aqui, os patrões são as etiquetas e elas são as sessões/setores do qual cada projeto faz parte. Eu inclui, também, os projetos que já viraram negócios porque tem uma grande quantidade de ações voltadas para eles.

 
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Além disso, esse é o único quadro que no qual eu determino prazos para concluir cada ação. Isso é importantíssimo para eu me atentar ao nível de urgência de um projeto – especialmente quando alguma coisa fora do esperado acontece e eu acabo fazendo algo nas últimas horas da entrega.

Assim como no Beta, quando concluo uma ação, elas são movidas para a coluna “concluído”. Para mim é a medalha e o estímulo para ações que eu já consegui organizar e completar. Como eu nunca consegui ser organizado a ponto, me orgulha muito poder dizer que eu tenho um sistema próprio de organização realmente funcional.

Uma curiosidade sobre meus quadros é que cada série de projetos tem uma cor e elas não são escolhidas aleatoriamente. Seguindo a psicologia das cores, cada uma é determinada pelo sentido daquele quadro. O Alfa é lilás/roxo por que transmite criatividade, imaginação – algo que tem muita conexão com os brainstorms. Já o azul do Beta transmite confiança e segurança – mostra que os meus projetos estão evoluindo e ganhando força. E o Gold é nada mais nada menos que o sucesso, o progresso – a conquista de uma organização perfeita (pelo menos pra mim, rs).

É claro que eu preciso de muitas melhorias na organização do meu cotidiano, mas, no momento, os ajustes das cargas horárias diárias de trabalho está sendo o suficiente para colocar os projetos do Gold em prática. Se algum dia eu tiver uma segunda oportunidade para mostrar o meu sistema de organização de novo, eu provavelmente já terei uma rotina acoplada a esse sistema atual. Mas eu á me sinto hiper feliz por essa forma que conquistei e criei.

Pra quem não entendeu os cartões, eu não trabalho na área de desenvolvimento. Sou fotógrafo formado em comunicação social e atuo na área de mídias sociais e de marketing digital. Pretendo unir o meu trabalho (social media) com a minha paixão (fotografia) e abrir uma agência de produção de conteúdo digital. Boa parte do meu planejamento atual está voltado para isso (o que não está exposto nos cartões, já que são apenas pequenos projetos e exemplos sobre o que realmente estou fazendo). Para quem quiser conhecer um pouco mais dos meus projetos, acompanhem minha série de stories personalizadas no instagram (vocês vão entender o porquê de “personalizadas”).


 

PRA CONTINUAR APRENDENDO, COLA NUM DESSES TEXTOS AI Ó. SÓ TEM IDEIA BOA:

 

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