Como usar o airtable: passos práticos com um planner online

Sabe quando você é criança e fica sonhando com um universo paralelo? Tipo quando você vê várias coisas doidas nos desenhos animados e fica imaginando isso na sua cabeça, tentando entender como as coisas seriam se aquilo fosse verdade? As pessoas que tiveram uma imaginação fértil quando eram crianças vão me entender.

Eu era assim – ainda sou, na verdade.

E quando a gente conversa sobre aplicativos para deixar a vida mais organizada e produtiva, aí então é que a imaginação corre solta. Já conheci muitos programas bons, mas demorei para encontrar um que fosse tão rico, complexo e versátil quanto aqueles que a minha imaginação criava.

Tudo isso mudou, obviamente, quando eu conheci o Airtable.

 
 

Esse programa tão maravilhoso merece ser conhecido por mais pessoas e esse é exatamente o propósito desse texto: te ensinar as funcionalidades do Airtable e, de quebra, te dar um planner virtual de modelo.

Ao longo desse texto eu vou usar de modelo esse planner que eu fiz para exemplificar tudo o que o Airtable consegue fazer, e lá pelo meio do texto eu te ensino como copiar essa tabela para a sua própria conta. 🎈

E antes que a gente mergulhe no assunto, deixa eu avisar que: esse texto não tem a intenção de te contar todas as coisas que esse programa consegue fazer. Porque, como você talvez já saiba caso conheça o Airtable de outros carnavais, seria impossível cobrir todas as possibilidades que ele te oferece em um único artigo.

Esse texto foi feito para pessoas que não fazem ideia se o Airtable é de comer ou de passar na cara. O planner que vou usar ao longo do texto (e que você pode baixar e começar a usar) também não é o planner mais abrangente do mundo.

Ele é apenas uma das milhares de combinações que poderiam ser feitas e eu totalmente te encorajo a mexer e a brincar bastante no programa antes de se comprometer definitivamente com um modelo de planner virtual.

O meu único objetivo aqui é ser a anfitriã e te dar um gostinho de todo o poder que esse programa tem, combinado? 😊 👍

 

O que é o Airtable e como ele funciona

Se uma tabela do Excel e um banco de dados tivessem um filho, ele seria o Airtable.

Diferentemente do Excel, o Airtable tem muitas funcionalidades inovadoras e um visual extremamente moderno e bem cuidado. Dentro de cada tabela você pode criar várias abas e todas as abas podem ter algumas visões diferente (estilo kanban, tabela tradicional, galeria de foto, formulário ou calendário).

O Airtable funciona via web e tem também aplicativos disponíveis para Android e iOS. Ele é todo em inglês (o que pode ser uma dificuldade para alguns) e gratuito.

Ele faz integrações com o Google Drive e o Slack e, para cada pessoa que criar uma conta nele através do seu link, você ganha dez dólares de crédito. A versão gratuita permite que você tenha até 1.200 entradas (cada novo dado que você insere em uma tabela é uma entrada), 2 semanas de histórico (para que você possa voltar nas versões antigas das suas tabelas) e 2GB de espaço para anexar documentos ou fotos.

O Airtable também possibilita a criação de times e os dois planos pagos custam, respectivamente, 12 e 24 dólares por mês. O design desse bichinho é absolutamente lindo e a sincronização dele é boa para caramba também.

Eles também oferecem de cara todo um estoque de templates.

Ou seja, planilhas já prontas para você começar a usar. Eis apenas alguns dos exemplos das planilhas que você pode criar no Airtable: registro de projetos, catálogo de produtos e pedidos, calendário editorial, planejamento de conferência, registro de bugs e problemas, planejamento ágil de produtos, guia de restaurantes, catálogo de livros, recrutamento de empregados, campanhas de publicidade, etc.

E ah, dá para você exportar a tabela em CSV e importar uma outra tabela pronta do Google Drive. Cada tabela pode ter uma cor diferente e um símbolo personalizado.

 

Vantagens e desvantagens

Tá bom, Ana, chega de blá-blá-blá. Fala como é esse programa na prática.

Na prática, todo bom aplicativo tem algumas facilidades e alguns empecilhos e com toda a certeza não vão ser todas as pessoas que vão gostar e se adaptar ao Airtable.

Falando primeiro das facilidades, não há dúvida que ele é o programa mais versátil e potente que eu já vi até hoje. A quantidade de tipos de dados que as tabelas suportam é imensa e eles te permitem fazem absolutamente qualquer coisa.

Data, função matemática, links para outras abas da mesma tabela, textos longos ou curtos, fotos, número, código de barra, lista suspensa – só pra dar alguns exemplos de coisas que você pode criar nas tabelas.

A capacidade das tabelas se transformarem em calendário, galeria, formulário ou quadros de kanban é também o outro grande ponto forte do Airtable. Ele parece um daqueles carros do filme Transformers, sabe? Ele se desdobra, se modifica e quando você olha tem um monstro no lugar onde antes existia uma simples tabela.

Essas duas grandes vantagens, aliadas ao fato que ele é de graça e com um design extremamente bem cuidado, já me deixaram apaixonada.

Mas elas não vêm sem alguns pequenos sacrifícios, é claro.

O maior empecilho na hora usar o Airtable é a complexidade do sistema. Ele tem uma curva de aprendizado significativa, não vou negar. Eu, que adoro internet e vivo fuxicando aplicativos diferentes, demorei uns bons quatro ou cinco dias para me acostumar totalmente com o ambiente do programa.

Sabe quando você olha para uma coisa e, por mais que esteja vendo todos os detalhes, não consegue entender? E a sua mente fica tentando interpretar o que você está vendo? Foi assim que eu me senti na primeira semana de uso.

Isso e o fato de tudo ser em inglês são os dois maiores empecilhos do Airtable.

Sem falar, é claro, que ele não é (e nem pretende ser) o melhor calendário, o melhor quadro de kanban ou a melhor lista de tarefas do mundo. Se você comparar o Airtable com o Todoist, por exemplo, vai ficar claro qual dos dois foi totalmente construído para entregar uma excelente experiência de listas de tarefas.

Mas, ao mesmo tempo, eu nunca vi uma única ferramenta que abarcasse tanta coisa. Com exceção de arquivos pesados e grandes notas, você pode administrar todos os dados da sua vida no Airtable.

E ó, aqui não cabe julgamento: cada tipo de ferramenta tem a sua utilidade e cabe à você decidir qual experiência é a mais necessária e qual tipo de programa te dá mais prazer em usar. 😉

 

Planner 2017

Todos os exemplos abaixo vão ter como referência o planner para 2017 que eu criei. Para baixar esse modelo você vai precisar criar uma conta no Airtable primeiro.

Criou? Pode ir lá que eu te espero. Agora clique aqui para ver o planner completo e depois clique na opção “copy base”, que fica no canto superior direito. Esse botão vai copiar toda essa tabela pra sua conta, literalmente.

Caso você tenha mais de uma pessoa convidada na sua conta, o site vai te perguntar qual “time” (ou seja, qual pessoa) vai usar aquela tabela. Diga pra ele o caminho certo e prontinho, ela vai aparecer na sua lista de tabelas na página principal.

 

Funcionalidades básicas


Visões para dar e vender

Essa a coisa mais incrível do Airtable, na minha humilde opinião.

Uma vez que você insere os dados principais, eles podem ser vistos de cinco formas. Uma delas é a visão tradicional da tabela, com várias colunas e linhas. A visão do calendário coloca no meio do palco as desta que estão na sua tabela.

Clique no link inferior direito dessa foto para ver a tabela grandona. Clique nas palavras em azul para ver o evento completo e depois clique de novo para ver as notas associadas à ele. 👆


Você pode também escolher ver tudo como quadros de kanban. Nesse caso, o Airtable te pergunta qual dos campos originais da sua tabela vai ser transformado nas colunas do quadro. Para isso, você cria uma coluna do tipo “single select” (seleção única) e escreve uma opção para cada fase do quadro.

Por exemplo: você tem uma aba chamada "tarefas" e cria um campo do tipo seleção única para categorizar as tarefas de acordo com os seus status. “Para fazer”, “em andamento” e “feito” podem ser as fases das tarefas que, quando você criar a visão dos quadros, vão se converter nas diferentes etapas do kanban.

Ó, você pode rolar a foto pro lado pra ver tudo. 👉


É possível também transformar a sua tabela em um formulário e depois exportar esse formulário (com um link direto ou com um código para inserir no seu site) para que as pessoas o preencham. Basta você não inserir nenhuma informação nas linhas da sua tabela e criar apenas as colunas.

Por fim, dá para ver todas as suas informações como uma galeria. Se as suas fotos forem o ponto alto da sua tabela, crie o campo “attachments” e simplesmente coloque o arquivo na linha daquele campo.

 

Filtrar, agrupar e ordenar

A primeira coisa logo à direita do título da sua aba (uma mesma tabela pode ter tantas abas quanto você bem desejar) é a opção “hide fields” que te permite esconder algum tipo de campo. Isso é extremamente útil quando você também usar a opção “group”, que te permite agrupar aquelas dados de uma certa forma.

Vamos supor, por exemplo, que você criou uma aba para listar todas as suas tarefas e que você criou um campo para categorizar os diferentes tipos de contexto nos quais elas podem ser feitas: na faculdade, offline, ao computador, etc.

Se você clicar em “group” e escolher agrupar as suas tarefas a partir dos contextos, a existência do próprio campo dos contextos se torna irrelevante. Afinal de contas, se você decidiu agrupar a sua lista com base nessa informação, é porque ela é valiosa.

Clique nas tarefas para ter uma visão completa da tabela. 👌


O ato de agrupar te permite não precisar olhar para toda a sua tabela em busca dos dados que você quer. Se essa divisão de tarefas em contextos for essencial pra você, deixá-las já agrupadas vai te poupar bastante tempo.

Você também pode filtrar as informações da sua tabela, escolhendo qual tipo de coluna precisa estar ou não com um certo dado. Se você criou os campos “para fazer”, “fazendo” e “feito”, por exemplo, você pode escolher ver apenas as tarefas que tenham a etiqueta “para fazer”.

Esse é um tipo de filtro que pode existir na sua tabela o tempo todo ou que você vai aplicar apenas quando for ver a sua lista de tarefas. Você também pode ordenar as suas tabelas por ordem alfabética ou por data, por exemplo.

Se está soando confuso demais, relaxa. Segura na minha mão e vamos em frente. Já já você se acostuma com todas essas opções.

 

Campos das colunas

É nas colunas que a mágica realmente acontece.

Nas linhas da tabela você vai inserir os dados e nas colunas você vai criar os tipos de informações que você gostaria de ver. Vou dar um resumão de tudo o que você pode colocar nas colunas da sua tabela.

“Link to another record” significa que você pode puxar dados de uma coluna de outra aba. Você pode ter, por exemplo, uma aba com os livros que você quer ler e outra aba com os nomes do escritores e outros dados interessantes sobre eles. Você cria uma coluna desse tipo linkando para a coluna dos escritores e pronto, pode ver essa mesma informações em dois lugares.

“Single line text” serve para que você escreva algo que caiba em uma linha e “long text” para que você escreva um textão. “Checkbox” te permite criar um quadradinho para marcar com um check e “multiple select” te dá a opção de marcar vários dados diferentes de uma vez só. É parecido com o “single select”: você cria uma lista suspensa dos dados que poder ser selecionados e, no caso da seleção múltipla, seleciona vários ao mesmo tempo.

“Collaborator” te deixa inserir o nome de outra pessoa do seu time, “date” é para colocar uma data (e também existe a opção de inserir a hora do lado) e “phone number” é para inserir um número de telefone.

Dá pra inserir também “email”, “URL”, “number” e “currency” (ou seja, um valor em dinheiro na sua moeda local). "Percent" é para que você coloque a porcentagem e “formula” é uma coisa louca que te deixa inserir dados matemáticos com base em outras colunas da tabela.

O “Rollup” te mostra um resumo dos dados de toda uma coluna que esteja em outra aba da tabela e o “count” mostra o número exato de quantas entradas existem em uma coluna de outra aba da tabela.

“Lookup” é para que você procure por células específicas que estão inseridas em campos de outras abas da tabela e que já estejam linkadas na sua aba atual.

O “auto number” serve para que o programe vá automaticamente numerando aquela coluna conforme você insere uma nova linha. Existe também o “bar code”, que te permite escanear códigos de barra através da câmera do seu celular (funcionalidade disponível para usar apenas pelo aplicativo).

 

Tabelas ou abas?

Será que você deveria colocar várias abas em uma só tabela ou dividir e especificar cada informação em uma tabela diferente? Essa é uma decisão sensível que vai depender da sua personalidade e do objetivo da sua tabela.

Já vi uma tabela com mais de cinco linhas de abas (empilhadas uma em cima da outra), todas referentes à mesma empresa, e confesso que achei exagero demais. Para mim faz sentido, por exemplo, ter várias abas de um planner em um mesmo lugar e cria uma outra tabela só para guardar a minha lista de livros por ler.

Perguntas úteis para decidir isso são: com qual frequência eu vou precisar ver esses dados? Eu ver todas essas abas com a mesma frequência? Os assuntos dessas abas tem alguma relação entre si? Se tem, é uma relação forte ou fraca?

 

Concluindo

O Airtable é, para mim, uma das grandes novidades do ano. Eu não o uso para controlar atividades rotineiras (eu ainda prefiro a interface do Todoist pra isso), mas existem alguns tipos de dados que casam perfeitamente com o programa.

Se você ainda não pegou o modelo que dei nos exemplos, clique aqui para baixar o planner e adicioná-lo à sua conta.

Ficou com alguma dúvida? Deixa ela aí embaixo que eu respondo! Gostou de conhecer o Airtable? Me diz aí o que mais você gostaria de saber sobre ele. Quem sabe ele não aparece por aqui novamente no futuro? 👀


😎 CURTIU? AQUI TEM + IDEIAS BACANAS PARECIDAS, Ó: