Como fazer um controle financeiro e um quadro de kanban no Airtable

Lá no início do ano eu escrevi um texto dando um guia básico e passo-a-passo sobre como usar o Airtable e, de quebra, dei algumas ideias de como você pode criar o seu próprio planner virtual todinho nele.

Várias pessoas gostaram, algumas pediram bis e resolvi hoje vir dar mais duas ideias diferentes, e com exemplos práticos, de como você pode usar e abusar dessa base de dados pra organizar outros aspectos da sua vida. E se você não sabe se o Airtable é de comer ou de passar na cara, tudo bem.

Fear not.

A pegada do Airtable é, como eu gosto de dizer, algo que existiria se o Excel e uma base de dados tradicional tivessem um filho. Ele é um programa gratuito, com versão web e com aplicativo para todos os sistemas, que te dá aquela visão super clássica do Excel (ou seja: planilhas) junto com várias outras funcionalidades muito boas.

Você pode montar quadros e listas nele – assim como no Trello ou no Meister Task –, pode usar a visão de calendário, pode fazer contas e criar fórmulas automáticas facilitadoras de vida e pode até montar uma galeria de fotos. As opções são muitas e as combinações, infinitas.

Hoje a gente vai focar em duas coisas: organização financeira e controle das tarefas do seu trabalho. Vou te ensinar a fazer uma tabela para que você realmente consiga visualizar e ter controle de todo o seu dinheiro e outra mostrando como você pode aplicar o Kanban e fazer um fluxo de tarefas no Airtable.

Se essas duas coisas soam como música nos seus ouvidos, vem junto comigo.

As duas tabelas mencionadas nesse artigo podem ser baixadas e incorporadas à sua própria conta, aliás, e já já eu te mostro exatamente como fazer isso. 👍

 
 

Planejamento financeiro no Airtable

Essa aqui tem sido a minha finalidade preferida de resolver com o Airtable nos últimos meses. Como você sabe, eu administro as minhas tarefas semanais relacionadas aos meus projetos no Todoist, mas as finanças sempre foi uma parte da vida que não se encaixava bem em nenhum lugar.

Já tentei usar dois aplicativos só para isso, mas a verdade é que eu sou totalmente mão aberta quando o assunto é dinheiro. E ter uma forma de organizar as finanças que exija de mim um acompanhamento firme e uma atenção constante termina me ajudando bastante à balancear melhor essa tendência.
 

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Gastos fixos

Eu criei uma tabela chamada “finanças” e decidi que ela seria divida em quatro abas: gastos fixos, balanço mensal, ganhos e o mês que está em andamento. Eu escolhi essa estrutura porque ela foi a que mais combinou bem com a minha forma de raciocínio e com a minha realidade financeira. Ela vai ser a opção perfeita pra você?

Talvez não.

Mas, assim como acontece nos relacionamentos amorosos, nem sempre a gente se encaixa perfeitamente bem com o que a gente gostaria. A única resposta verdadeira para isso é: teste opções diferentes, saiba bem quais são as suas necessidades e se esforce para não se enquadrar em modelos que não as satisfazem.

Conselho muito bom para os relacionamentos amorosos, inclusive. 🙃

Na aba de “gastos fixos” eu coloquei as coisas que eu gasto todo mês. Eu não anoto e nem lanço esses gastos toda santa vez que os faço. Justamente por eles serem fixos é que eu prefiro anotar todos eles juntos e já partir do princípio que eu vou gastar pelo menos X reais todos os meses, faça chuva ou faça sol.

Isso funciona bem porque já tira parte do trabalho de anotar todos os gastos.
 

Se você clicar em view larger version você vai ser levado para uma página inteirinha com essa aba da tabela. E você pode também interagir com ele bem aqui, é só clicar!


Eu criei uma coluna chamada “frequência” e criei para ela – através da opção single select – três categorias diferentes: mensal, bimestral e trimestral. Depois, eu escondi esse campo (basta ir em hide fields na barra de edições ali em cima) e escolhi agrupar a tabela por esse dado.

Ou seja: eu dividi visualmente as informações levando em conta a frequência dos meus gastos fixos. E assim ficou fácil de entender quais são as coisas que eu compro ou que eu faço todo mês e quais são as que vão pipocar no meu orçamento só de vez em quando. Esta aba é só para que eu saiba essas informações.

Quando eu deixo de ter algum compromisso financeiro fixo ou quando eu abraço mais um, eu altero a tabela de acordo. Criei também uma coluna chamada “categoria” para que eu saiba de qual área da minha vida aquele gasto está vindo. Essa decisão é super pessoal e cada um vai saber melhor como nomear as suas áreas de gastos.

Na coluna de “valor” eu escolhi a opção currency para que o Airtable calcule já sozinho a soma de cada entrada daquela coluna. Ou seja: ele mostra quanto que eu gasto no mês, no bimestre, no trimestre e o total de todos os meus gastos fixos.

Um PS importante sobre isso: quando você criar uma coluna com o valor em dinheiro, perceba que ele te pergunta qual é a precisão que você quer. Isso serve para que você possa digitar 4,99 e ele compute todos os três dígitos desse valor. Mas, como a tabela é toda em inglês, ele usa ponto ao invés de vírgula e isso não dá pra mudar.

 
 


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Balanço mensal

Eu criei também um lugar específico só para que eu possa saber quanto que eu tenho de dinheiro no final do mês. Existem várias formas de organizar isso dentro do Airtable mas, de novo, só posso dizer que essa é a forma que estou testando no momento.

Essa aba é para que eu saiba o quanto de dinheiro me sobrou no final do mês e, por isso, a coluna mais importante é a última. A categoria dessa coluna, no Airtable, se chama formula e ela serve para que você faça operações simples com base nos dados das outras colunas.

As três primeiras colunas se referem ao valor que eu gastei ou ganhei naquele mês: meus ganhos totais (o quanto de alegria monetária entrou na minha conta), meus gastos pontuais (o quanto que eu gastei única e exclusivamente aquele mês) e os meus gastos fixos (as coisas referentes àquela primeira aba lá de cima).
 

Role pro lado pra ver todas as colunas! 👉


Eu poderia fazer essas contas na mão? Poderia.

Mas eu quis deixar registrado exatamente quanto que eu tenho de positivo no banco todos os meses. Acho que vai ser bacana poder ver isso tudo de uma vez só no final do ano e analisar se eu aprendi a deixar o dinheiro no positivo – e nunca no negativo ou no zero a zero.

É importante lembrar também que os meus ganhos não são sempre iguais. A natureza do meu trabalho cíclica e eu não tenho um salário fixo mensal ainda. É por isso que eu gosto de computar exatamente quanto que eu ganhei naquele mês. Pode ser que isso não se aplique à você, mas funciona muito bem para mim.

A fórmula exata que eu criei para que o Airtable fizesse essa conta por mim foi: {Ganhos totais} - {Gastos fixos} - {Gastos pontuais}. Basta inserir isso numa nova coluna e usar os mesmos nomes que você usou para nomear as outras colunas da tabela.
 

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Ganhos mensais

Essa aba serve para que eu detalhe exatamente quais foram as minhas fontes de renda naquele mês. De novo: nenhum mistério aqui. Eu gosto de fazer isso porque os meus ganhos variam e eu tenho mais de uma forma de ganhar dinheiro.

A primeira linha dessa tabela é, justamente, o saldo positivo que restou do mês anterior. Assim eu começo o mês já sabendo se eu terminei o mês anterior no positivo, no neutro ou no negativo – sendo o objetivo é sempre começar o mês com mais mufunfa sobrando do que faltando, né.
 


Algumas categorias úteis para essa aba podem ser “investimento” (caso você tenha o hábito de investir o seu dinheiro e de vez em quando pegar parte desse lucro de volta), “trabalho 1, 2 ou 3” (dependendo de quantas linhas diferentes de trabalho remunerado você tenha) e “vendas” (para quando você precise ou queira vender alguma coisa sua, basicamente).

Essas categorias fazem bastante sentido para mim e acho que elas abarcam a grande maioria das formas que todo mundo tem de fazer dinheiro.

O bacana dessa aba é que, no final do ano, você vai saber exatamente quanto que você ganhou ao longo daqueles doze meses e, ao mesmo tempo, saber exatamente qual parte do seu trabalho está te dando mais lucro.
 

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Gastos pontuais

Por fim, achei justo criar uma tabela para cada mês do ano e colocar nelas todos – eu disse TODOS – os gastos que eu faço pontualmente. Saber exatamente para onde está indo o seu suado e merecido dinheiro é o melhor antídoto para as pessoas que tendem a gastar mais do que ganham.
 


Eu criei uma coluna do tipo single select e coloquei duas opções: crédito e débito. Fiz com que a tabela agrupasse os dados com base nessa coluna e pronto: dessa forma eu vejo os meus gastos divididos por essas duas formas de pagamento.

O bom disso é que assim eu tenho a exata noção do quanto eu gastei no cartão de crédito. E de todas as boas coisas e ótimos hábitos que eu posso adotar em relação ao meu dinheiro, parar de passar as coisas no crédito é com toda a certeza a mais fundamental e importante de todas.

Você já reparou que a fatura do cartão vai sempre aumentando?

E você fica vendo aqueles números crescerem e crescerem?

A realidade de quando você compra as coisas no débito é bem diferente: os números vão diminuindo, diminuindo e diminuindo. Uma mudança bem pequena que passa uma mensagem muito real: todo aquele seu limite de crédito não é seu de verdade. É ilusão, é possibilidade. E ficar atento à quanto dinheiro você realmente tem para gastar é o passo número um para conseguir gastar menos e poupar mais.

Na coluna de “valor” eu ponho o preço daquele produto, objeto ou serviço e também ponho a data de quando ele foi comprado. Criei mais algumas categorias para dividir os gastos pontuais (beleza, cursos, livros, taxas, alimentação, transporte, etc.) e pronto.

Essa tabela é todinha sua para baixar, aliás. 🙋

Crie uma conta no Airtable clicando aqui, pra início de conversa. Depois, clique aqui para copiar toda essa tabela e adicionar ela na sua conta. É só clicar em copy base, lá no cantinho superior esquerdo, e pronto. Ele vai automaticamente copiar tudo isso e incorporar todos esses dados, fórmulas e colunas para a sua própria tabela.

 

Sprint de tarefas no Airtable

Eu ainda estou devendo um artigo sobre isso e pode deixar que ele já já chega por aí, mas quero dar uma palhinha básica de como você pode incorporar a técnica do Kanban no Airtable.

Essa forma de gerenciar tarefas funciona perfeitamente bem para algumas pessoas, mas não para todo mundo. E você já sabe até o que vou dizer sobre isso, né? Teste, avalie bem e decida depois que você colocar isso em prática por algum tempo.

O Kanban significa, em linhas gerais, uma forma de sinalizar o fluxo de produção de alguma coisa através de cartões. O que você faz na prática é anotar todas as tarefas que você sabe com certeza que precisa fazer e, aos poucos, ir pegando cada uma delas para resolver de verdade.

Existem muitos conceitos legais envolvidos nessa técnica, mas, por enquanto, eu vou mostrar o básico dos básicos para que você possa já ir aplicando ela na sua vida. E digo também outra coisa: o Kanban não é uma forma de gerenciar tudo o que você tem dentro da sua cabeça.

O nome disso é GTD.

O Kanban é uma forma ágil, direta e super justinha e sob medida para que você não corra nenhum desses dois riscos terríveis: (1) esquecer das suas tarefas e totalmente meter os pés pelas mãos e (2) querer dar um passo maior do que a sua perna e ficar totalmente submerso em mil tarefas que você começou ao mesmo tempo e não terminar nenhuma delas.

Se você nunca ouviu falar do Kanban e nunca aplicou ele na prática, faz assim: use essa tabela do Airtable para gerenciar apenas as suas tarefas do trabalho. Essa é uma ótima opção para quem está navegando no caos absoluto e precisa, humildemente, começar a se organizar de uma forma simples.
 

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O que é um sprint?

É o tempo que você tem para trabalhar.

Pode ser sete, seis, cinco ou quatro dias da semana, não importa.

Antes de tudo, decida qual vai ser o período de tempo que você tem para resolver as suas tarefas. Você vai trabalhar no fim de semana? Vai levar trabalho pra casa de noite? Você trabalha em equipe e vocês tem duas semanas de prazo para entregar um projeto atual para o cliente?

As tarefas que você vai cadastrar para serem feitas precisam, até onde for possível, ser feitas dentro desses dias. Ou seja: você não vai anotar absolutamente tudo o que você precisa fazer na vida.

E é justamente por isso que o Kanban é um método ágil.

Você vai se concentrar no seu período de trabalho e começar a anotar exatamente as tarefas que poderiam, salvo alguma emergência ocorra, ser feitas exatamente no tempo que você tem disponível.
 

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As fases do Kanban

Backlog é a palavra tradicional que a gente usa para se referir às tarefas que você sabe com toda a certeza que precisa fazer.

O backlog é o lago das ações que você precisa cumprir no seu sprint. Pode ser que você termine fazendo todas as tarefas e ainda dê tempo de fazer mais alguns? Com certeza. Pode ser que você tenha calculado errado e, ao longo dos seus cinco dias de sprint, você não consiga cumprir nem 60% da sua lista de tarefas do backlog?

Oh yeah. Isso aí é uma questão de acertar, errar e corrigir da próxima vez.

Anote agora todas as tarefas que você com certeza precisa fazer no seu sprint: as ações importantes e imprescindíveis que precisam acontecer no seu trabalho pelos próximos seis ou sete dias, por exemplo.
 


Essa tabela fica bem simples de fazer no Airtable.

Primeiro você precisa criar uma tabela tradicional. Não rola de você criar apenas uma visualização de Kanban – justamente porque o programa interpreta isso como uma outra forma de você ver os mesmos dados.

Depois você cria uma coluna para cada um dos “estágios” pelos quais você vai passar ao longo do seu sprint: backlog, para fazer, fazendo, feito e revisando. Se você já preencheu na coluna do “backlog” tudo o que você vai fazer durante o seu período de trabalho, vai ser na coluna de “para fazer” que vão ficar as tarefas que você vai começar a fazer ainda hoje.

É uma mudança sutil, mas super importante. De todas as coisas que você precisa fazer nesse sprint, quais são as que você vai fazer primeiro, já?

Mova elas para a coluna de “para fazer”.

Quando você chegar no seu escritório de manhã e abrir o computador, é para essa coluna que você vai olhar para saber exatamente com qual tarefa você precisa se engajar agora. Só o que Kanban te pede aqui é uma coisa: clareza. 

Quando você estiver colocando a mão na massa, mova o cartão daquela tarefa para “fazendo”. Ou seja: é exatamente isso que você está fazendo agora. E aqui está o pulo do gato: você não vai começar nenhuma outra tarefa até terminado essa. Repete comigo de novo: eu não vou começar nenhuma outra tarefa até ter terminado essa.

As suas tarefas vão se movendo ao longo dessas colunas conforme você for liquidando uma por uma. E é importante lembrar que as fases do Kanban servem para você saiba o que precisa ser feito com relação às suas tarefas antes de elas serem dadas como prontas.

Será que você precisa apenas cumprir as tarefas? Ou alguém tem que revisar? Ou você precisa testar e comprovar aquele trabalho na vida real, primeiro?

Quando o seu sprint terminar, veja quantas tarefas ainda ficaram no backlog e comece a entender melhor qual é o seu ritmo de trabalho. O Kanban serve justamente para que você use o tempo que você tem para fazer exatamente o que você precisa fazer: nem mais, nem menos.

Você aprende com o tempo a se concentrar em fazer uma coisa por vez e, além disso, começa a entender quantas coisas você realmente consegue dar conta de fazer em um período de X dias. Eu adoro esse método justamente por ele ser simples e eficaz.

Para ter essa tabela de sprint de tarefas com quadros de Kanban é só você criar uma conta no Airtable e, depois, clicar aqui para visualizar essa tabela. Lá em cima, na parte esquerda, tem um link chamado copy base. Clique nele e escolha a opção de copiar todos esses dados para a sua própria conta.

 

Concluindo

Tarefas e dinheiro: duas grandes partes da nossa vida que, frequentemente, ficam meio esquecidas ao relento pegando chuva. E para solucionar isso, o que melhor do que um programa super lindo, prático & inteligente?

Espero muito que essas duas teorias e esses passo-a-passo tenham te inspirado a pegar o manche de volta e a começar a organizar a sua vida financeira e a sua lista de tarefas. Lembre-se sempre que o mais importante é começar.

O que você diz que vai fazer tem muito menos peso do que o que você realmente faz.

E me conta, você já conhecia o Airtable?

Se sim, como é que você usa ele hoje em dia? E como é que rola a sua organização financeira atualmente? Me conte aí nos comentários e vamos ampliando o nosso leque de possibilidades, gente linda!


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