5 dicas para administrar melhor o seu tempo

+ Liste todas as tarefas que você precisa fazer durante a semana, dividindo-as em áreas de foco: trabalho, voluntariado, estudo, saúde, faculdade, família, amigos, lazer, etc.
 

+ Leia em voz alta todas as tarefas. Elas são possíveis de serem feitas ou são abstratas demais? "Comprar shampoo, pasta de dentes, papel higiênico e remédio para dor de cabeça na farmácia" é melhor do que "passar na farmácia". "Escrever 15 páginas do meu artigo atual" é melhor do que "escrever um pouco do meu artigo atual".
 

+ Leia em voz alta de novo e simplifique ainda mais. Qual é o mínimo que você pode fazer para cumprir essas tarefas? É realmente necessário escrever 15 páginas para o seu artigo ou ler 50 páginas de um novo livro? É necessário fazer toda a nova identidade visual do site ou escrever todo o relatório que o seu chefe pediu? É possível que apenas 5 páginas já signifiquem um ótimo progresso. Decidir as cores que você vai usar no seu site e fazer toda a pesquisa necessária para o seu relatório são ações práticas que te fazem chegar mais perto das suas metas.
 

+ Parabéns! Agora você tem a sua próxima semana na sua frente. Mantenha essa lista sempre perto de você.

Uma vez que todas as responsabilidades e ações foram escavadas da sua mente e estão no papel, chegou a hora de escolher a estratégia. Como cada pessoa tem uma rotina e compromissos diferentes, cada um terá uma forma diferente de lidar com o trabalho. O primordial é encontrar o jeito que combine com você.

 
 

Divida os dias em blocos de tempo

Se você é do tipo de pessoa que tem uma rotina estabilizada e os seus compromissos costumam ser os mesmos, dividir a semana em blocos de tempo pode ser uma boa ideia. Pegue uma agenda e decida em qual horário e dia você vai cuidar das suas tarefas. Segunda e quarta de 19h às 22h: trabalho voluntário. Terça e quinta de 10h às 13h: estudo. Essa é uma ótima opção para as pessoas que gostam de se planejar, que se distraem facilmente ou que ficam ansiosas com todo o volume de coisas para fazer. Uma vez que você decidiu os seus horários, apenas modifique-os se você perceber que aquele trabalho pode ser feito de forma mais otimizada em outro dia ou hora.

 

Tematize os dias da semana

Para mergulhar mais fundo nessa brincadeira, faça com que cada um dos seus dias da semana tenha um tema. Segunda pode ser o dia da família e terça é dedicado totalmente aos estudos. Na sexta você vai fazer apenas tarefas relacionadas ao seu trabalho de freelance e, no domingo de manhã, arrumar a casa. Isso também pode ser aplicado apenas à sua profissão. Quais são as frentes ou as etapas do seu trabalho? Você precisa escrever, revisar, produzir, fazer network, planejar, se encontrar com pessoas, vender? Designe um dia da semana para cada um e faça apenas uma ou duas etapas por dia.

 

Importante, urgente, circunstancial

Christian Barbosa escreveu A Tríade do Tempo (clique no título para ver o livro), no qual compartilha uma ótima técnica. Segundo ele, todas as nossas tarefas diárias podem cair em uma dessas categorias: importante, urgente e circunstancial. Importante é tudo aquilo que importa para nós. Parece uma definição óbvia, mas muitas vezes isso não faz parte da lista de tarefas. O que você realmente quer fazer com o seu dia? Quais são os projetos mais importantes pra você? Quais resultados você mais quer conquistar? Essas são as suas tarefas importantes e, segundo Christian, deveriam ocupar pelo menos 50% do dia. As tarefas urgentes podem não ser, necessariamente, coisas que você goste de fazer.

Imprevistos, substituições, falha na comunicação, doenças, esquecimento de um prazo importante, etc. Tudo o que precisa ser feito rápido e que você não pode deixar de fazer é urgente. Essas tarefas constituem os outros 50% do dia. Já as tarefas circunstanciais são aquelas que você faz por comodismo e costume, são totalmente desnecessárias de serem feitas por você (podem ser delegadas) ou que você faz só por convenção social. Corte todas essas tarefas. Radical e direto, Christian defende a ideia que ninguém deveria perder tempo com essas coisas.

Se você tem um convite de um evento social muito badalado para o qual você não quer ir, não vá. Se você tem condições financeiras de delegar os trabalhos domésticos e de manutenção da casa, delegue. Se você continua a sentar por mais de uma hora na frente da televisão todos os dias quando chega do trabalho só porque isso é tradição, pare. Essa é mais uma forma de encarar o trabalho do que um método, mas ele pode ser usado junto com outras técnicas pra te ajudar a aproveitar ainda mais o tempo.

 

Pomodoro

Se os seus dias são imprevisíveis e você tem pouco ou nenhum controle sobre a sua agenda, considere trabalhar na sua lista de tarefas com a técnica pomodoro. Quando tiver um tempo livre, coloque um timer para contar 25 ou 30 minutos e escolha uma das tarefas da sua lista. Se precisar, escolha um período maior de tempo, como uma hora ou uma hora e meia. Quando acabar, conte 5 ou 10 minutos no timer e descanse. Repita o processo até precisar fazer uma pausa maior. Essa técnica é simples, mas vai te levar exatamente onde você quer: um período concentrado e tranquilo de trabalho quando for possível.

 

GTD

Outra forma útil de administrar bem o seu tempo é usar a lógica dos contextos. Ela surgiu com o método GTD (getting things done), que pede para que você contextualize todas as suas tarefas. Uma lista possível de contextos seria: casa, computador, na mesa do trabalho, rua, shopping, casa da mãe, farmácia, mercado, quando estiver offline, etc. A ideia é que você apenas trabalhe nas tarefas que pertencem ao local onde você está. Digamos que hoje é sexta-feira e você está no trabalho. Surgiu um tempo livre e você tem tanta coisa pra fazer que nem lembra tudo. Se você abrir a sua lista de tarefas e encontrar "ligar para cliente X para dar resposta do orçamento" logo acima de "comprar comida para o cachorro", provavelmente vai ficar confuso.

Com uma lista só para as tarefas que você pode fazer no seu trabalho (ou com uma etiqueta que permita essa filtragem, caso você use um aplicativo) o trabalho fica muito mais fácil. Essa estratégia é excelente para que você não perca energia e foco se preocupando com tarefas que não podem ser feitas no momento. De que adianta se lembrar de tudo o que você tem pra comprar no mercado e no shopping se você está na faculdade? De que adianta se lembrar de tudo o que você tem que estudar no computador se você está no trânsito? De que adianta se lembrar das ligações que você precisa fazer se você está saindo com os amigos? O principal benefício dessa técnica é te poupar trabalho e direcionar o seu foco para onde importa.

 

Planner

Uma forma casual e tranquila de administrar o seu tempo é fazendo um planejamento diário pela manhã. Nesse caso você pode esquecer os contextos, o tempo ou a importância da tarefa. Usando um layout já pronto (eu comprei um planner lindíssimo nessa loja aqui) ou fazendo o seu, você escolhe as três ou cinco principais tarefas do dia. Anote os seus compromissos, com hora e local, e os lembretes que possam ser úteis. Você também pode fazer uma lista de tarefas "lado B", caso você conclua as tarefas principais e ainda tenha energia para fazer mais alguma coisa.

Outras categorias úteis para você incluir no seu planejamento diário: descrição das suas refeições do dia, o que vai fazer para garantir o seu bem estar {descanso, exercício físico, lazer, passeio}, uma palavra chave para guiar as suas atividades do dia, hábitos, etc. As possibilidades são infinitas, mas o essencial é usar essa ferramenta como um esboço: visualize o que você vai fazer e em que ordem, quanto tempo vai gastar indo de um lugar a outro e quais informações ou prazos importantes você precisa lembrar. Isso facilita muito a administração do tempo e te dá o poder de construir o dia mais otimizado possível.

Essa lista é parcial e talvez a sua dificuldade de administração do tempo não consiga ser resolvida com nenhuma dessas técnicas.

Se nenhuma sugestão desse texto te ajudou, conte para mim nos comentários qual é a sua dificuldade. Quem sabe ela não é abordada em um post futuro? Se você tiver um método especial para lidar com o tempo ou um feitiço secreto para ser produtivo, compartilhe com a gente! 😊


🌊 CURTIU? AQUI TEM + IDEIAS BACANAS PARECIDAS, Ó: