GTD 101: qual a diferença entre tarefas e projetos?

Aprender sobre GTD é um processo para a vida toda. Aperfeiçoar o seu fluxo de trabalho, organizar a sua rotina e descobrir quais práticas mais combinam com você são coisas eternas. Ninguém atravessa a linha de chegada do aprendizado de forma definitiva, sem jamais olhar para trás.

Não existe nenhuma ilha secreta glamurosa para onde vão todos os mestres do GTD (ou de qualquer outra coisa, pra falar a verdade). Estamos todos juntos nesse barco, aprendendo.

Saber disso desde o início pode ser um grande alívio. A Arte de Fazer Acontecer, livro que explica o método do GTD, pode provocar muitas dúvidas e confusões. Embora a edição desse ano esteja muito mais clara e moderna do que a anterior, ainda é um livro épico. Muitos detalhes, muitas estratégias, muita coisa para colocar em prática.

Terminar de ler esse livro e se sentir atordoado faz parte do esquema. Mas nada de se descabelar e romper o relacionamento com o GTD para sempre. Como tudo na vida, começar pequeno pode ser uma grande mão na roda. Quebrar atividades grandes, longas e complexas em pedaços pequenos é uma tática que pode te levar longe.

Para ajudar nessa viagem, esse pequeno artigo dá início a uma série que vai esclarecer e fixar vários pontos sobre o GTD. Vou falar das dúvidas mais comuns, das decisões polêmicas e de como você pode personalizar e tornar o seu fluxo de trabalho com o GTD cada vez mais prático e cada vez mais seu.

Começando com o pé direito, a pergunta da vez: qual é a diferença entre projetos, tarefas pontuais, próximas ações e compromissos?

 
 

Projetos

Para o GTD, projeto é qualquer coisa que você queira realizar que precise de mais de duas ações para ser feita. Qualquer mudança ou atividade que você queira materializar na sua vida e que precise de mais de uma tarefa para acontecer é considerada um projeto.

Essa definição é bem ampla e faz com que muitos projetos normalmente ignorados sejam trazidos à luz. Segundo David Allen, se a sua lista de projetos ativos for menor do que 50 você ainda está guardando coisas dentro da sua cabeça.

O objetivo primordial do GTD é te ajudar a fazer justamente o contrário: liberar a sua cabeça para as tarefas realmente importantes. Transferir tudo para um HD externo, detalhar todas as coisas que poderiam te roubar a atenção e rever esse sistema com regularidade. Você pode não gostar muito dessa definição de projetos. Ela costuma nos deixar, sim, bastante desconfortáveis.

Mas você percebe que quanto menos projetos pequenos e rotineiros você tiver na sua mente mais engajado você vai estar com as tarefas realmente relevantes? As decisões delicadas que precisam ser tomadas, a atividade central do seu trabalho, o planejamento para progredir na vida e conquistar cada vez mais — isso é o que a sua mente precisa fazer.

Experimente fazer uma lista de todas as coisas que você quer que aconteçam na sua vida ao longo desse mês. Todas mesmo. Se alguma delas exigir mais de uma ação para ser concluída, está aí um projeto.

 

Tarefas pontuais

Qualquer coisa que você queira realizar que pode ser feita com apenas uma ação é uma tarefa pontual. David Allen não se aprofunda muito nessa categoria de ação, mas fala sobre ela rapidamente em algumas passagens do livro.

Se você já está administrando todas as suas ações em um único lugar, recomendo fortemente que você diferencie as ações pontuais de alguma forma. Crie uma lista só para elas, ponha alguma etiqueta ou filtro especial, escreva um asterisco do lado, etc.

Essa pequena prática faz uma baita diferença na correria do dia a dia. Centralizar todas as suas tarefas pontuais em um lugar só vai te poupar um bocado de tempo, especialmente se a sua lista de tarefas for longa.

 

Próximas ações

Qual é a próxima tarefa prática que você precisa fazer para levar esse projeto para frente? Responda a essa pergunta e a resposta será a sua próxima ação.

David Allen enfatiza bastante essa ideia. Próximas ações são as coisas físicas e reais que alguém precisa fazer para que certo projeto vá para frente. Muitos problemas, confusões e erros poderiam ser resolvidos se essa nano teoria fosse posta em prática cem por cento das vezes. 

Quando estiver olhando para a sua lista de projetos, ligue o botão da praticidade e escreva para todos eles a próxima ação correspondente. Definir as próximas ações é, basicamente, uma forma de tomar decisões. Afinal, não existe apenas uma forma de fazer as coisas.

Decidir as próximas ações é a menor partícula da sinfonia de progresso da sua vida e dos seus projetos.

 

Compromissos

Compromissos são coisas que fazemos com pessoas específicas, em tal hora e no lugar X. Tem alguém te esperando para fazer isso? Foram decididos hora e lugar pra que tal coisa aconteça? É um compromisso.

Para o GTD, precisamos manter as nossas tarefas bem longe dos compromissos. Nada de anotar as tarefas do dia na agenda ou no calendário e nada de escrever compromissos junto com tarefas pontuais e próximas ações.

Com exceção dos lembretes e dos prazos, David Allen diz que colocar tarefas em agendas ou calendários cria em nós uma pressão desnecessária. Imagine que você designe 10 tarefas para quarta feira e que nenhuma delas precise -realmente- ser feita naquele dia. O dia acaba, você faz duas e adia oito para amanhã. 

A sensação de não ter cumprido tudo o que você queria cumprir é bem amarga e não ajuda a auto estima de ninguém. Para o GTD, trabalhar com contextos e lista de tarefas é a forma mais segura e eficaz de ser tão produtivo quanto você quiser, sem criar exigências e regras que não existem.


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