Dicas de produtividade e organização: entrevista com Gabriela Brasil

Eu não sei vocês, mas eu adorei fazer aquela série de entrevistas aqui no blog ano passado. Nesse meio tempo eu conheci tanta gente fina por aqui, que nossa.

Dar espaço para pessoas aparecerem aqui no blog, aprender com elas e compartilhar com vocês as dicas super valiosas que elas têm a oferecer é mais do que algo bacana: é essencial. Todo o barato de estarmos conectados é, justamente, aprender com os outros. Porque quando estamos juntos conseguimos nos inspirar, nos questionar e nos tirar da nossa zona de conforto quentinha com muito mais eficiência.

Para continuar com essa série maravilhosa, começa hoje a segunda temporada de entrevistas – que vão continuar vindo em peso ao longo do ano, fique já sabendo. 😉

E de todas as pessoas, essa aqui é bem especial para mim. Foi uma super honra ter ela aqui no blog e aprender um cado mais das suas técnicas & estratégias para ter uma vida organizada. Acho que a Gabriela Brasil despensa apresentações, mas deixa eu te dar uma contextualização básica aqui.

Ela é especializada, por opção, em organização digital e também é consultora oficial do Evernote. A Gabi oferece serviços de consultoria, produz cursos online e ainda compartilha coisas super legais nas redes sociais, no blog e por email todo mês.

Ela navega nas águas da organização faz alguns anos, participou de uma série bem bacana com a Rafa Cappai, da Espaçonave, e é, em suma, uma super inspiração. Acompanho o trabalho dela faz algum tempo e sempre admirei demais a forma autêntica & profissional com a qual ela produz conteúdo.

Perguntei, como não poderia deixar de ser, todas as coisas legais que a gente sempre pensa em perguntar para quem trabalha com produtividade: como você faz para se manter produtiva ao longo do dia? Quais são as maiores dificuldades dos seus clientes? Qual é a maior dificuldade de organização que você está enfrentando agora?

E de bandeja vieram várias dicas práticas para vocês organizarem a vida e deixarem a rotina mais tranquila. Falamos de organização digital, da importância de ter as suas prioridades sempre à vista e de pequenos hábitos fáceis e gostosos para que você tenha um dia mais produtivo.

Pegue uma xícara de chá (ou de café, de água, de suco, de chocolate, de conhaque, enfim), estique as pernas e venha aprender um cado com a gente. 💁

 
 

Antes de tudo, um pouco de contexto: como foi que você chegou na área de consultoria de organização? O que fez você querer esse caminho?

Antes de entrar na área de organização eu fui produtora de audiovisual. Minha formação é em Cinema e Mídias Digitais e durante 6 anos eu produzi filmes, publicidades e programas de televisão. O trabalho de produtora exige muita organização, pois temos que pensar em logísticas, gerenciar equipes e pensar em estratégias diversas, além de acompanhar, no dia a dia, a evolução e a realização de todos os projetos. Eu me destacava nesse mercado por conta da minha organização, o que me fez questionar em algum momento se essa habilidade que eu tinha não poderia ser melhor explorada.

Em 2013 eu estava na dúvida entre realizar uma pós graduação em produção executiva ou buscar especializações na área de Organização Pessoal e a vida acabou me levando para área de organização. Nessa época eu estava trabalhando para uma grande emissora realizando a produção de um programa de audiência nacional, que sugava muito das minhas energias (eu trabalhava cerca de 14 horas por dia). Todo o desgaste somado ao desejo de realizar algo que pudesse me proporcionar mais satisfação e tranquilidade resultou na minha mudança de carreira, onde eu fui buscar formas de me inserir no mercado de organização.

Me especializei em Organização Residencial e Office pela Oz Organize sua Vida, de São Paulo e estudei Administração do Tempo na FGV-RJ. Continuei desenvolvendo minhas habilidades trabalhando, estudando e escrevendo sobre organização. Durante os dois primeiros anos da minha carreira, atendi uma série de clientes presencialmente, organizando com eles suas casas, escritórios, informações e tecnologias e isso me fez aprender muito sobre a área como um todo.

Em 2015 me mudei para a Califórnia e vi nessa mudança a oportunidade de estruturar o meu negócio digital, plano que já estava na minha cabeça desde que mudei de carreira. Foi assim que cheguei na área de consultoria de organização, adaptando todos os meus serviços para realização online. Neste vídeo do meu canal eu explico como foi minha jornada para atuar em Organização Digital.

 

Qual é a sua parte favorita de trabalhar ajudando as pessoas a serem mais organizadas e produtivas?

A minha parte favorita é ver meus alunos e clientes aprendendo a encontrar as soluções através das suas próprias escolhas. Quando estamos organizando, ou desenvolvendo qualquer nova habilidade em nossa vida, buscamos referências e inspirações para nos motivar e dar exemplos de como fazer.

Isso não é errado de forma alguma, mas pode ser arriscado, já que muitas pessoas simplesmente congelam suas ações por acharem que não vão conseguir “fazer igual” às suas referências. O que as pessoas aprendem na consultoria de organização é que elas podem encontrar um sistema perfeito para elas mesmas, através de uma análise interior e construção de estratégias personalizadas. Cada pessoa é diferente e por isso há soluções diferentes para cada uma. Eu adoro ver quando as pessoas descobrem o que funciona pra elas! 

 

Qual foi a maior sacada de produtividade que você teve até hoje? Alguma grande ficha que caiu e que terminou fazendo uma baita diferença na sua rotina.

Sou uma mulher geração Y, ultra conectada e que ama tecnologia, e em determinado momento percebi que isso estava prejudicando mais do que ajudando o meu dia. Então, sem dúvida alguma, a maior sacada que tive até hoje foi a de organizar minha vida digital, diminuindo o tempo que passo online e usando tecnologias com mais propósito. Com o tempo e com bastante estudo e prática, essa organização terminou fazendo MUITA diferença na minha VIDA. Virou minha bandeira e minha especialidade dentro da área de organização pessoal. 

 

Quais são os pequenos hábitos que te ajudam a ser mais produtiva ao longo do dia?

Tenho um ritual de rotina matinal que engloba algumas atitudes que melhoram o desempenho do meu dia: 

  • Não acordo com o despertador do celular, para não cair em tentação de olhar o aparelho e checar coisas que podem desviar minha atenção no primeiro momento do dia.
  • Medito todos os dias antes de comer ou conversar com qualquer pessoa. 
  • Tomo um café da manhã reforçado. 
  • Organizo minha casa para deixar tudo certo para trabalhar no meu Home Office. 

Essa rotina matinal leva cerca de uma hora por dia e quando ela é quebrada em algum aspecto, o meu dia acaba sendo impactado. Há outros hábitos que mantenho ao longo do meu dia para manter a minha rotina produtiva: 

  • Realizar um bloco de respostas de uma hora para responder mensagens de redes sociais, mensageiros e emails. 
  • Tomar pelo menos 2 L de água por dia.
  • Caminhar por 30 minutos ao ar livre. 
  • Ler 30 minutos por dia. 
  • Realizar a revisão diária após terminar minhas atividades de trabalho.
 
 

Na sua experiência como consultora, quais costumam ser as duas maiores dificuldades que as pessoas sentem quando precisam dar aquela boa organizada na vida?

A primeira coisa que percebo é a dificuldade em priorizar e acabar tentando abraçar mais problemas do que os braços conseguem dar conta. Eu acredito que aproveitar o tempo com o que é prioridade faz com que cada um execute e viva na esfera do que é importante. 

Viver na esfera de tudo que é urgente é não ter tempo para fazer uma caminhada de manhã, ler, preparar o próprio almoço, tirar uma soneca, ler um livro pro filhote, namorar, assistir seu filme favorito. As coisas mais importantes que a gente vive geram resultados e a gente gosta de fazer. É divertido, traz satisfação. Às vezes as pessoas esquecem desses elementos essenciais e acabam prejudicando os seus dias. 

Outra dificuldade grande é a de estruturar um sistema que funcione para elas. Há tantas ferramentas disponíveis hoje que muitas vezes as pessoas ficam perdidas e acabam testando de tudo e não usando nada! Não há certo e errado na organização, há o que funciona ou não. Cada pessoa possui um sistema a partir do qual consegue ser mais confiante e produtiva e criar esse sistema nem sempre é simples, mas é possível e os resultados são recompensadores!

 

Como você faz pra não perder os seus objetivos de vista? Você tem algum costume, semanal ou mensal, pra ficar em contato com as suas prioridades?

Sou a rainha da revisão. Entro em contato com minhas prioridades com frequência, porque sei que elas mudam e merecem ser olhadas com carinho. Diariamente eu reviso minhas prioridades para semana, semanalmente eu reviso minhas prioridades do mês, mensalmente eu reviso minhas prioridades da estação, trimestralmente eu reviso minhas prioridades do semestre e semestralmente eu reviso minhas prioridades do ano. Uso o Bullet Journal como ferramenta de planejamento e deixo claros todos esses objetivos para que eu possa tocar as páginas, vê-los e sentir o que eles esperam de mim. 

 

Sei que a sua especialização é vida digital. Falando disso, quais são, na sua opinião, as maiores estratégias ou hábitos que as pessoas devem ter pra manter a vida digital organizada?

A primeira coisa que é preciso internalizar quando se busca organizar a vida digital é que há vida fora das telas! Ou seja, é necessário desapegar do comportamento negativo de olhar o celular o tempo todo, de compartilhar mais do que o essencial, de buscar respostas que o mundo online não trás. Com essa consciência clara e que pede muita análise, acredito que para manter a vida digital as pessoas devam: 

  • Priorizar o que querem consumir online fazendo uma curadoria de informação;
  • Encontrar e otimizar ferramentas que fortaleçam seus sistemas de organização pessoal;
  • Delimitar notificações nas suas redes e aparelhos para evitar a perda de foco;
  • Manter a limpeza e o destralhamento de seus aparelhos digitais, fazendo com que a tecnologia fique leve e possa desempenhar suas funções tranquilamente;
  • Organizar arquivos digitais como documentos, fotografias, músicas e vídeos com uma lógica de arquivamento que seja simples e prática;
  • Realizar backups com frequência de informações, dados e sistemas. 
 

Qual é a maior tendência que você acha que vai rolar no campo da organização e da produtividade nos próximos anos, no Brasil?

Por estar bastante envolvida no campo da organização digital, não posso deixar de crer que esta área está chamando cada vez mais atenção. Não é a toa: o comportamento digital das pessoas, tanto nas relações pessoais quanto no ambiente de trabalho, tem interferido cada vez mais na produtividade. Então, pra mim, Organização Digital é tendência e eu espero que cada vez mais pessoas possam perceber e aplicar as estratégias desse campo em suas vidas. 

Outra coisa que já estou vendo acontecer aqui nos EUA e no Brasil é o movimento da Organização Pessoal entrando no campo da saúde. Cada vez mais estudos e profissionais da área de saúde estão interessados na organização pessoal como forma de lidar com estados psicológicos, stress e conflitos pessoais e profissionais. 

 
 

E pra fechar com chave de ouro, um pouco de honestidade: qual é a maior dificuldade que você anda enfrentando ultimamente para se organizar e se manter produtiva? Qual aspecto da sua organização precisa melhorar?

Tenho me desafiado a diminuir minha carga horária de trabalho. Já consegui diminuir bastante desde o início do ano, mas ainda falta muito pra eu chegar no nível Tim Ferriss, rs. Tenho dificuldade de desligar quando chega o horário de desligar e por vezes passo da hora e acabo varando noite trabalhando, o que prejudica a qualidade do meu dia seguinte. Dizer não e desligar tudo quando chega a hora é o exercício que venho praticando ultimamente. 

 

Obrigada por compartilhar um cado do seu conhecimento com a gente, Gabi! Fala aí pro povo como eles podem te achar na internet e quais projetos bacanas seus estão vindo por aí.

Obrigada pela oportunidade! ❤️ 

No meu site vocês podem encontrar o meu blog, informações de consultorias, os cursos em andamento e muito mais! Também estou no Youtube e nos próximos meses vamos ter séries novas por lá.

No dia 01–05–2017 começaremos a próxima turma do Laboratório de Produtividade, meu programa online de 5 semanas, onde mostro o passo a passo da metodologia que aplico com meus clientes: A Jornada de Organização. Além disso, o meu programa de Organização Digital, o Academia da Organização Digital, está de portas abertas para todos aqueles que desejam usar a tecnologia a seu favor! 

Estou presente também no Facebook e Instagram com dicas diárias. E por lá vou compartilhar, a partir de maio, mais novidades sobre o meu livro que está em processo de produção. 😃