Formas de se organizar com o Trello, Todoist, GOOGLE KEEP e outros APPS

Eu tenho muita sorte nessa vida, viu. Sorte essa que é em vários níveis, mas falo hoje, especificamente, da sorte de conhecer outras mulheres incríveis, profissionais e super eficazes que também se interessam em se organizar e em planejar mais a vida. Eu adoro trazer exemplos diversos aqui para o site, vocês já sabem. Lá embaixo desse texto dá pra vocês encontrarem os dois primeiros posts dessa série e esse aqui é o terceiro integrante do nosso pódio. As convidadas da vez são a Diana e a Danielle.

A Diana criou um site sobre organização esse ano (que já teve menção honrosa aqui no blog em um dos últimos textos que eu escrevi sobre as pérolas literárias do que livro que eu estava lendo) e ele é uma coisa hiper fofa. Chamei ela para contar pra vocês quais aplicativos ela usa – para gerenciar a vida, o blog e todas as pequenas pontas soltas que existem por aí – e como ela organiza a semana. Ou seja: de que forma dá pra dividir o seu tempo livre para dar conta de tudo sem esquecer de nada?

O texto dela está uma delícia de bom e já dou um alerta: quem trabalha em casa vai adorar. Leiam.

A Danielle, dona do Life Concept, já virou amiga à essa altura, posso dizer. Nunca vi mulher pra fazer tanta coisa e dar conta de tantas frentes diferentes, cara. Sério mesmo. Ela estuda, trabalha em pelo menos três empresas/ofícios diferentes (me corrija se eu estiver errada, Dani), cuida da casa, namora e todas essas coisas que a gente gostaria de continuar fazendo. Ela é super organizada – e ela vai falar sobre a organização digital que ela criou para acomodar todos os seus projetos e clientes e ajudar na produtividade do seu dia.

Quem tem dificuldade em administrar muitas pontas diferentes e sente que vive correndo de lá para cá o tempo todo, sempre na urgência, mas sem tempo pra fazer as tarefas com qualidade e atenção, preste atenção no texto dela. E, o mais importante, é claro: ponha alguma ideia em prática.

Aqui nesse reino a gente não aceita teoria sem ação ou intenção sem materialização, meu povo (y).


 

Diana: bullet journal, trello, one big thing, etc.

Há alguns dias, a maravilhosa da Ana me fez um convite que eu quase não acreditei e cá estou para contar um pouquinho do meu sistema de organização. Vamos começar falando um pouquinho sobre mim. Eu sou a Diana! Sou uma paulistana que nos últimos dois anos morou em Michigan e que acabou de se mudar para a Alemanha. Sou  formada em engenharia mecânica e tenho especialização em Gestão e Tecnologia da Qualidade porém, com todas essas mudanças, não trabalho na área no momento.

E aí vem a pergunta: "o que você faz, então?" Eu estudo, mantenho o blog Hábito Organizado (o meu xodózinho), cuido da casa e aproveito a vida! Mas vamos lá, o convite foi para contar sobre o meu sistema de organização e não ficar de enrolação. Eu vou explicar cada item com calma, mas resumidamente, o meu sistema consiste em: blocos de tempo/atividades, um bullet journal e os aplicativos que eu uso: Trello, Keep, One Big Thing, Calendário Outlook e Todoist. Eu realmente preciso de tudo isso?

Não, mas eu sou uma pessoa mais analógica que odeia carregar bolsa ou carregar mais peso que o estritamente necessário e aí acabo tendo que passar algumas coisas para o celular.

Antes de falar sobre as ferramentas, quero contar um pouco sobre a minha rotina. Eu optei por manter blocos de atividades conforme o dia da semana. Muita coisa eu já faço no automático, mas todos os dias eu confiro o bullet journal para ver os compromissos e as tarefas para as atividades não recorrentes.

 

A minha rotina semanal

Sábado e domingo são os dias que eu deixo em aberto só para curtir com o maridão mesmo. Tento não deixar nada relacionado com a escola, casa ou blog para fazer no fim de semana. Cozinhar e limpar cozinha não contam! É no fim de semana que tentamos cozinhar alguma coisa diferente por aqui, mas nem sempre acontece.

Durante a semana, de segunda a sexta-feira, o despertador toca às 6h, mas eu só começo a me mexer às 6h30 (a preguiça me domina de manhã; shame on me).  Eu tomo meu café da manhã com calma, consulto o bujo  e dependendo do dia eu faço um restinho de lição do alemão, leio um livro, assisto um episódio de alguma série ou navego pela internet. Tudo depende do humor. Entre 8h20 e 12h20 é momento de quebrar a cabeça na escola e aprender alemão. Depois disso, eu corro para casa porque já estou morrendo de fome, almoço e limpo a cozinha. Normalmente, eu termino esse bloco umas duas da tarde.

Em alguns dias, eu acabo precisando fazer alguma coisa que não seja recorrente, como por exemplo, mandar um e-mail mais elaborado, ligar em algum lugar para resolver algo e é logo depois do almoço que resolvo isso. Eu tento não colocar tempo exato de duração para essas atividades porque prefiro fazer bem feito do que correndo para caber no tempo selecionado.

Lembre-se que são atividades atípicas e muitas vezes eu não sei quanto tempo vai levar.

De segunda à quinta-feira, assim que terminam as atividades não recorrentes, é hora de fazer as lições do curso por mais ou menos uma hora ou uma hora e meia. Em dias que decido lavar a roupa, eu coloco as roupas na máquina antes de iniciar a lição e quando termino, a máquina termina também, aí é só estender e pronto.  Normalmente, eu termino às 16h e ai começam os blocos específicos para cada dia da semana.

Segunda-feira é dia de criação, eu gosto de aproveitar as inspirações do fim de semana para criar os posts do blog. Terça-feira é dia terminar e revisar o post de segunda-feira e estudar alguma coisa ou ler algo interessante se sobrar um tempo.

Quarta-feira eu uso para criar e agendar algumas postagens para as redes sociais. É o dia que passo brincando no Photoshop. Para quem é da blogsfera, eu uso o Later para agendar o Instagram e o Pinterest e o Hootsuite para agendar o Twitter.

Quinta-feira é o dia que deixo livre. Deixo um dia livre pois, algumas vezes preciso mexer nos blocos de atividades de algum dia da semana ou não consigo completar as atividades no dia selecionado ou ainda tem dias que preciso resolver alguma coisa grande e que leva tempo. Enfim, é o dia para alocar os imprevistos ou necessidades da semana.

Sexta-feira é dia de limpar casa. Como não sou muito fã, eu jogo para antes da lição de casa. Aí, limpo, limpo e limpo, tomo um banho e sento para estudar um pouco. A última atividade rotineira (sem contar as básicas como escovar os dentes) do dia é a atualização do bujo. Tento sempre terminar as atividades do dia até umas seis, no mais tardar seis e meia para depois poder jantar e curtir preguiça ou passear já que só está escurecendo lá pelas nove aqui.

Ah, aprendi que se deixo para fazer coisas que considero importante, como por exemplo, criar post para o blog ou estudar para depois da sete, eu não durmo direito e passo a noite como se a minha cabeça estivesse tentando resolver problemas que não existem. Odeio e aprendi minha lição! Nada de assuntos críticos depois das sete, a menos que seja estritamente necessário.

 

Agora, as ferramentas

Dos itens que citei do meu sistema de organização, se eu fosse obrigada a escolher apenas um, eu escolheria o bullet journal. Eu sou apaixonada por papelaria! Cadernos, canetas e post-its são minha perdição e amo colocar o que eu compro em uso. Acredito que escrever a mão me ajuda a pensar, a organizar minhas ideias e minha mente. E, levando tudo isso em consideração, escolhi o bullet journal como a minha principal ferramenta de organização.

Como eu gosto de escrever, ter um caderno me motiva a sentar e escrever todos os dias e isso facilita muito a manter essa ferramenta funcionando. Os momentos que tiro no fim do bloco de atividades para verificar o andamento da semana e as tarefas do dia seguinte me dão gosto e alegria.

Como eu utilizo o meu bullet journal: eu sou uma pessoa que adora coisas coloridas e bonitas, porém, quando estamos falando em estudos e planejamento, quanto mais simples melhor. No começo, eu tentei manter o bujo colorido e enfeitado, mas aquele monte de cor começou a me deixar perdida. Eu não sabia mais para onde olhar e parecia ter muita coisa, eu definitivamente preciso de espaços em branco. Hoje, eu sigo o modelo bem parecido com o do video original do Ryder Carroll.

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Mais preto e branco e como eu gosto de uma corzinha, faço algumas poucas marcações com pontos ou trocas de caneta. O que eu tenho no bujo no momento: um calendário anual, duas páginas com os aniversários, o future log (onde vão as anotações dos compromissos dos próximos meses), as minhas metas do ano, wishlist, o calendário do mês na vertical, lista de atividades do mês que não possuem data e duas folhas com os dias semana. Simples, mas foi o que melhor funcionou para mim.

O segundo favorito da lista é o Trello. Entre os aplicativos, esse é o meu xodó.

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Dá para fazer muito coisa nele. A minha organização do Hábito Organizado fica dentro desse app e em pastas no HD. Dentro do Trello, eu tenho o material que uso no dia-a-dia para manter o Hábito Organizado, aquele material que sempre consulto: calendário editorial, ideias de posts, links de referência, reports, projetos futuros e material para as redes sociais. E no HD eu mantenho mais o material de backup como por exemplo os textos dos posts e das páginas já publicados, as imagens utilizadas, alguns e-books, arquivos de design, etc. Lá no Hábito Organizado tem um post onde explico exatamente como utilizo o Trello para organizar as coisas referentes ao blog, clique aqui para ler.

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O terceiro item que utilizo bastante é o Keep, mas, infelizmente, não utilizo todo o potencial do app.

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Ele acaba sendo minha caixa de entrada e onde mantenho a minha lista de mercado. Tirando a lista de compras, esse é o aplicativo onde salvo notas rápidas que sei que vou descartar assim que utilizar. Por exemplo, alguém disse o nome de um site que eu gostaria de consultar, anoto rapidamente e quando chego em casa, acesso o site, salvo o link se for preciso e apago a nota. Tô na rua e minha cabeça não para de tentar criar uma sequencia das atividades para o dia seguinte? Anoto ali e esvazio a mente e quando chego em casa, transfiro para o bujo. Preciso organizar uma festa, começo a escrever o macro antes de ir para o bujo ou para o Trello dependendo da complexidade. O Keep é a minha segunda memória para as coisas temporárias.

O One Big Thing foi um aplicativo que conheci procurando tecnologias para testar para o blog.

Eu uso ele para ajudar a priorizar quando tenho muitas coisas para fazer. Ás vezes, tenho uma grande tarefa que me assusta ou que eu sei que a tendência é acabar procrastinando, aí, eu uso esse app para me forçar a lembrar que aquela tarefa é a prioridade. Meu cérebro entende que tem outras atividades na lista, mas que o dia deve ser oficialmente dessa tarefa mais importante e se sobrar tempo, eu farei as outras. Funciona na seguinte maneira, eu defino a Grande Tarefa e escreve no quadrado maior, depois escrevo três tarefas menores que farei se sobrar um tempo e depois algumas outras tarefas que se conseguir ótimo, se não, ótimo também. 

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O calendário do Outlook eu tenho porque eu não gosto de carregar o bujo e vai que alguém resolve marcar algum compromisso bem quando eu estou na rua. Definitivamente, ele não é um calendário que eu consulto diariamente e eu só atualizo ele no domingo a noite. Se surgirem compromissos para a mesma semana, eu anoto no bujo e eles estarão frescos na memória caso precise lembrar na rua. Gosto do Outlook porque sincroniza com o calendário do celular e do notebook também e porque eu acho que a Google já sabe mais do que eu gostaria da minha vida (paranóia mode: on).

Em março, eu testei o aplicativo Todoist para fazer uma resenha lá para o Hábito Organizado.

Achei que é um aplicativo incrível e eu ainda uso, mas não para os meu projetos e tarefas. Não consegui me adaptar. Eu não sentia motivação para consultar o app todo dia, então, eu resolvi manter apenas as tarefas recorrentes relacionadas à casa. Por exemplo, toda sexta-feira eu limpo a casa, mas existem tarefas dentro do bloco limpar a casa que não faço toda sexta. Verificar a data de validade dos produtos na geladeira é um bom exemplo. Eu não faço isso toda semana, mas decidi fazer toda primeira sexta-feira.

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O aplicativo Todoist é perfeito para isso, pois consigo colocar a recorrência na atividade. Ele me indica que naquela semana eu preciso limpar a geladeira e assim que marco que a tarefa foi concluída, ele recalcula automaticamente a nova data. Perfeito, pois não tenho que marcar todo mês ou semana qual atividade desse bloco de tempo deverá ser feita. Já está tudo automatizado.

Bom, essa é a minha semana e a minha rotina. Espero que você tenha gostado e que possa te ajudar de alguma forma! E Ana, muito muito muito obrigada pelo convite. Espero ter escrito à altura do seu site!

 

Danielle: todoist, google agenda, trello, etc.

Sou a Danielle, leitora há pelo menos uns dois anos do Eu Organizado, cliente da Ana e, agora, estou contribuindo com o blog de organização que eu mais admiro na internet! Yay! Só para vocês compreenderem meu fluxo de trabalho: trabalho com fotografia há sete anos e há um ano comecei também a trabalhar com design gráfico a pedido de clientes meus, também trabalho no escritório da empresa da família durante meio período do meu dia e, como se não bastasse, faço faculdade de Biblioteconomia e Ciência da Informação e estou escrevendo minha tese – que era para ter sido apresentada ano passado, mas, por problemas com o ex-orientador, não aconteceu. Então vamos lá!

Comecei a me organizar com sistemas complexos aos 16 anos, quando comecei a pegar firme em vestibular e sabia que a faculdade demandaria boa parte do meu tempo e que, ao mesmo tempo, precisaria continuar trabalhando. Então lá fomos nós: agenda. Mas o tempo foi passando e o meu fluxo de trabalho e de estudos foram só aumentando e um sistema de organização físico se tornou insuficiente e bagunçado.

A primeira ferramenta que incluí no meu sistema foi o Google Agenda e o principal motivo foi por ser dinâmico. Eu podia realocar compromissos quando dessem errado, me preparar com mais calma e praticidade para algo, planejar viagens e tudo mais. A segunda ferramenta (e a minha favorita) veio anos depois: o Todoist. Para mim é o melhor gerenciador de tarefas e ainda possui a lógica do método GTD (getting things done). Isso é excelente! A terceira é o Trello. Já conhecia há um tempo, mas foi só recentemente que implementei ele no meu sistema para organizar os projetos de design e de fotografia.

 

Minhas ferramentas

Chamo a minha combinação de Google Agenda + Todoist + Trello de “tríplice aliança”. São essas três ferramentas que me dão a base para a organização. Eu as uso juntas porque sinto que elas se complementam e fazem com que a minha vida se torne muito mais prática.

Google Agenda: aqui eu incluo todo o meu planejamento base.

  • compromissos
  • eventos
  • compromissos de terceiros que interfiram no meu planejamento
  • acompanhamento do meu animalzinho de estimação
  • andamento da faculdade e do TCC
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Não tem muito segredo para as inserções que eu faço na minha agenda, mas acho que o grande destaque aqui vai para como eu insiro os compromissos de terceiros. Eu uso o FYI (for your information) quando é algo no qual não estarei participando, mas que venha a interferir no meu planejamento daquele dia, e o FYA (for your attention) para quando é algo que eu preciso prestar atenção.

Por exemplo: preciso dar carona para a minha irmã para a aula de inglês.

Então coloco “FYI: carona Mi 10h”. Ou então, se preciso buscar algo, coloco “FYA: encomendas”.

Seleciono esse evento como dia inteiro e eu altero a cor só quando necessário. Assim ele fica no topo e não confunde com outras atividades. Ah, caso esteja se perguntando sobre o acompanhamento do meu animalzinho, o Bartô, eu costumo anotar as datas das consultas como um evento normal, até porque elas interferem diretamente no meu planejamento – mas, às vezes, eu também uso o FYI. Como por exemplo o dia do primeiro banho dele; ou o FYA quando não posso esquecer de dar um medicamento.

Ah! Um fato curioso: eu uso iPhone e sei que ele tem um app nativo de calendário, mas não abro mão do Google Agenda. Por isso eu faço sincronização das duas agendas no aparelho. Assim, quando estou dirigindo, fica fácil dar um comando para a Siri inserir algum compromisso no meu calendário.

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Todoist: toda bendita ação vem para cá.

  • tarefas e compromissos (as “próximas ações”)

  • ações recorrentes

  • ações que preciso realizar para o meu trabalho

  • projetos

  • lista de compras

  • referências e “talvez / um dia”

A agenda de papel parou de funcionar para mim porque eu comecei a ter a necessidade de anotar toda santa tarefa que eu precisava cumprir no dia. “Lavar roupa” se tornou uma tarefa recorrente aqui. Ou “organizar espaço x”. Isso porque o fluxo de informações da minha vida em geral aumentou de uma forma que eu nunca soube explicar. Por isso o Todoist é perfeito e funciona demais para mim. Uma dica que sigo e que quem deu foi o próprio Todoist no Instagram deles há um tempo é dividir as tarefas em subtarefas – ou, como eu chamo, de “baby steps”, porque são pequenas ações que preciso fazer para a tarefa estar completa.

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Trello: uso para ter controle dos meus projetos de clientes.

  • todos os detalhes possíveis dos meus clientes e do que me solicitaram
  • dados dos clientes
  • checklists padronizadas - cadastro, briefing, etc.
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O Trello tem sido um coringa nessa questão da minha vida. Ainda tenho tido bastante dificuldade para organizar essa parte do meu trabalho – e que é uma parte muito necessária e importante para a gestão de uma empresa, independente do seu tamanho – que é ter controle sobre tudo que está acontecendo e como vão as coisas. Eu acho que ele cumpre bem o propósito dele, mas confesso que falta um pouco de empenho da minha parte em organizar esse sistema. O que mais gosto é a visualização Kanban, que me ajuda muito principalmente a saber quando preciso parar de pegar mais trabalhos (já que eu sou sozinha na empresa) e também na flexibilidade de clicar e arrastar os cards para as categorias específicas.

Ah, vale lembrar que não é aqui que eu guardo exatamente tudo sobre a empresa.

É só um controle mesmo, uma forma de enxergar o que está acontecendo e o andamento de tudo. A forma como organizo as pastas com os arquivos é outra, porém bem simples, dentro do próprio computador (Google Drive e Dropbox já me deixaram na mão!).

E faço backup quase todos os dias desses arquivos para não correr o risco de perdê-los, é claro.

 

Ferramentas de apoio

Meu sistema de organização é formado por essas três ferramentas muito básicas, mas eu uso o que chamo de “ferramentas de apoio” para dar um suporte necessário, às vezes, ao meu sistema. Ou seja, são ferramentas e apps que eu não uso com a mesma frequência que os outros, mas que contém informações que podem me ajudar muito.

Google Keep: agora com a nova atualização do Gmail, usar esse app ficou mil vezes mais interessante, assim como o Google Agenda! Ele fica em uma barrinha lateral e eu posso ter acesso a informações super básicas. É ótimo porque às vezes anoto coisas correndo na rua e quando chego para trabalhar em desktop, já está sincronizado e posso aproveitar as informações.

Planner: uso o modelo para inserts, aqueles onde podemos inserir caderninhos com vários modelinhos. No meu caso eu uso caderninhos pontilhados como o commonplace book. O que é ótimo já que eu faço terapia e sou uma pessoa bastante curiosa e adoro aprender. Outro caderninho fica para as minhas anotações de aulas – tanto para as da faculdade quanto os cursos que faço ou palestras que vou.

Evernote: confesso que meu Evernote é praticamente um livro de receitas! Mas eu pretendo migrar muitas das informações dele para o Google Keep. Não sei o porquê, mas sempre foi uma ferramenta que nunca me agradou; ainda assim, adoro todas as possibilidades que ele tem, então, por enquanto, ele ainda faz parte do meu sistema. E é isso! Esse é o meu sistema, essa é a forma como tudo acontece na minha vida! Caso tenham algum interesse em aprender mais, podem perguntar! É sempre um prazer ajudar. :)


 

E ó, aqui embaixo tem outras ideias que podem te abrir ainda mais os horizontes:

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