Guia básico de GTD e como ser produtivo com tranquilidade

Quando você começa a ler sobre organização, produtividade e gerenciamento de projetos é quase impossível não tropeçar nesse termo. Se você já ouviu falar disso, tem uma leve ideia do que é e ficou curioso, chega mais.

O termo surgiu a partir do livro A Arte de Fazer Acontecer, do autor americano David Allen. Ele criou uma teoria de gerenciamento de tempo e de tarefas (e de vida) que faz ser possível atingir resultados e conservar a paz e tranquilidade interior. Resultados sem estresse.

No Brasil, a única empresa certificada para dar cursos oficiais sobre GTD é a Call Daniel. Mas se você acabou de entrar no jogo, recomendo ler esse artigo primeiro.

O GTD é um método de produtividade maravilhoso e completo. Se você quiser, ele vai tomar conta de tudo pra você: de cortar as unhas do pé até se aposentar com tranquilidade. O principal dele é fazer você atingir resultado e preservar a sua paz e tranquilidade mentais - ao mesmo tempo. Vou falar com mais detalhes sobre outros aspectos de como implementar o GTD nas próximas semanas, mas vamos começar pelo início. O autor sugere duas formas principais de organização: a horizontal e a vertical.

A organização horizontal, explicada em detalhes abaixo, é dividida 5 passos. Ela existe para te ajudar a dar conta de todos os seus projetos, seja começar a montar uma festa ou concluir a reforma da sua casa. É aqui que você vai encarar as suas tarefas da semana e administrar o fluxo de coisas que a vida joga em cima do seu colo todos os dia. É o nível mais básico do GTD e trata das demandas atuais e urgentes.

A organização vertical, por outro lado, te ajuda a trabalhar de modo profundo em um único projeto. Sair de uma ideia abstrata para um plano real é plenamente possível: quais são passos para progredir em um projeto? Quais são as melhores práticas e hábitos? Esse é assunto pra outro post.

 

Organização horizontal

Quando você organiza todos os seus projetos de modo horizontal, você garante que todos eles recebam a mesma quantidade de carinho e atenção. Organizar horizontalmente significa começar, desenvolver e revisar os seus projetos de modo constante até que eles acabem. Ninguém fica de fora, ninguém é deixado de lado. Em todas as áreas da sua vida, com todas as suas responsabilidades, você organiza e administra tudo de forma horizontal.

Para o GTD, essa forma de organizar tem cinco etapas: captura, esclarecimento, organização, engajamento e revisão. Vamos falar sobre cada uma delas.

 
 

Capturar

Esse é o passo primordial, a base sólida que aguenta todos os andares do prédio. Coletar (ou capturar) significa anotar todas as coisas que chegam até você ao longo do dia. Soa (e é) bastante simples. Para ser excelente nessa área, você precisa:

  • Escolher uma ou duas ferramentas que estejam com você o tempo todo;
  • Garantir que essas ferramentas possam capturar qualquer coisa, de contas a artigos online e
  • Gostar de coletar os seus inputs.

Vamos detalhar esses pré-requisitos.
Já que ter uma forma de coletar todas as coisas que chegam até você é a pedra filosofal, você precisa garantir que nunca vai ser pego de surpresa. Está surfando na internet e viu alguma coisa que te chamou atenção? Capture. Recebeu um email, telefonema, bilhete ou telepatia? Capture. Acabou de sair do banho e teve um insight maravilhoso sobre o seu projeto em andamento? Capture. Está em uma reunião ou num bar com os amigos e te convidaram para algo muito legal? Capture. 

Possa soar desgastante, mas tudo depende de você ter a ferramenta certa. Você pode adorar escrever à mão e comprar um caderno bem divertido ou hipster. Ótimo! Leve ele pra todos os lugares - todos mesmo. Se você faz parte do clube tecnológico, a oferta de aplicativos de captura é grande. Tenha o aplicativo no seu celular, no seu tablet e no seu computador.

Vamos pegar o exemplo das contas e dos papéis.
Você pode (e deve) ter uma caixa de entrada física, na sua casa e no seu trabalho, e simplesmente colocar ali todos os papéis que surgirem. Muitas pessoas fazem isso e é o meu jeito preferido de administrar papéis. Você também pode ter um aplicativo que escaneia documentos, de forma que você joga ele na nuvem assim que recebe. O seu kit de coleta precisa conseguir capturar absolutamente tudo: papéis, dados, ideias, informações, lembretes, convites, pautas, etc., etc. Ter uma caixa de entrada física, para papéis, e uma caixa de entrada virtual, para documentos escaneados, artigos interessantes para ler depois, etc., são dois itens altamente recomendáveis.

Por fim, como a criança que mora dentro de você pode afirmar, é essencial que o processo de captura seja agradável, e, de preferência, divertido. De todas as ferramentas possíveis, quais são as que mais te atraem? Quais delas você adoraria ter uma desculpa para usar? Gostar de cumprir essa etapa é uma forma sagaz de aumentar a possibilidade dela ser realizada. Não só por isso: todo mundo merece ser criança um pouco. A vida já é tão cheia de limites e pequenas frustrações, por que você não pode aproveitar a deixa e comprar um novo caderno lindíssimo e uma caneta bem chique? Se curte aplicativos, porque não baixar alguns e testar qual deles é o seu favorito? Saiba quais são as suas preferências e agrade o seu deus da diversão.

Qual é a frequência com que você precisa coletar os inputs? Todos os dias. Pode optar por anotar ou coletar assim que eles aparecem, na hora H, ou fazer uma lista furreca em um guardanapo até chegar em casa. Eu advogo em favor da captura instantânea, relâmpago. Quando vê já foi. É rápida, certeira e você não precisa se preocupar em esquecer.

 

Esclarecer

Quando David Allen lançou a primeira versão do seu livro, essa etapa se chamava “processar”. Ano passado, quando saiu a edição revisada e estendida, ele trocou o termo por “esclarecer”. Soa menos robótico e mais intuitivo, segundo ele. O objetivo dessa etapa é ficar cara a cara com os itens que você coletou e discernir o que eles são.

Esse item demanda ou exige alguma ação?

Essa é a pergunta que vai te guiar durante o esclarecimento da sua caixa de entrada. Você irá perguntar isso pra todas as coisas que coletou e depois vai organizá-las de acordo com as suas categorias. O próximo passo não se chama “organizar” à toa: ele está intimamente ligado com o esclarecimento. Geralmente essas duas coisas são feitas juntas, de uma vez só.

Para essa pergunta, temos duas respostas: o item pode demandar uma ação ou não.
Se o item não demanda ação, você pode: arquivar, colocar na lista de possíveis tarefas futuras, numa pasta de referência de projetos ativos ou jogar fora.

Mas se o item demandar ação, está na hora de você fazer a pergunta mais importante de todo o GTD: Qual é a próxima ação?

Esse é o coração pulsante e vivo do esclarecimento, aquilo que dá razão a tudo. David Allen defende que a falta de molejo com a organização pessoal começa na dificuldade que muitas pessoas tem em se perguntar isso - e em dar uma resposta realista. A próxima ação não é um desejo imaterial, não é um pensamento abstrato, não é uma tarefa hercúlea e monstruosamente grande: é o menor passo prático para que aquela situação avance. Usando as palavras do autor:

“A próxima ação é a atividade física e concreta necessária para que aquele projeto chegue mais perto da conclusão”. (tradução livre)

Uma vez que você sabe que aquele item é passível de ação e você sabe qual é a ação, você tem três opções: fazer a ação na hora, delegar para alguém ou agendar para você mesmo fazer depois. Cada uma dessas opções tem algumas minúcias e falaremos sobre elas com mais detalhes a seguir.

 

Organizar

Assim que esclarecer um item, você vai saber qual é o destino dele. As possibilidades são:

# Lixo. Nesse caso, ele não era passível de ação e não havia nenhuma necessidade de guardar para o futuro.

# Tarefas futuras. É nessa lista onde você incuba ações que você não pode ou não quer fazer agora. Pode ser um convite para um evento daqui a uns meses, aulas de um curso interessante que você sempre quis fazer mas está caro no momento, livros que você com certeza quer ler quando tiver mais tempo, etc. Essas ações pode ficar em uma lista separada só para elas.

# Pasta de referência de projetos. Essa parte não vai servir para todo mundo, mas talvez você seja uma pessoa ocupada, com muitas pontas soltas e projetos para supervisionar. Se for o caso, alguns itens da sua caixa de entrada podem não precisar de uma ação, mas são necessários para que você organize algum projeto atual. Coloque esses itens em uma pasta separada, física ou virtual. Coisas que vão para pastas de referência são informações relevantes e estratégicas para se ter em mãos durante um projeto. Exemplos: dados dos seus clientes, cores para a reforma da casa, serviços terceirizados para contratar para uma festa futura, etc.

# Arquivo. Para cá vão todas as informações que valem à pena serem guardadas. Você pode usar pastas suspensas ou organizar tudo virtualmente. É bom ter um arquivo para guardar as informações que levariam muito tempo para ser recuperadas de outras formas, caso você precise delas.

# Fazer na hora. Não é exatamente um lugar, mas pode ser o destino da sua ação. David diz que se a tarefa levar até 2 minutos para ser feita, faça na hora. Se você tem mais tempo livre, amplie essa regra para 10 ou 15 minutos. O importante é discernir as ações que vão levar tão pouco tempo para serem feitas que colocá-las na lista de tarefas levaria mais tempo. Se você gastar pelo menos 3 minutos para adicionar uma ação futura na sua lista e levar 5 ou 4 minutos pra concluir, escolha a segunda opção.

# Aguardando. Se você vai delegar alguma tarefa, é para essa lista que elas precisam ir. Pode ser uma lista fisicamente separada ou apenas outra aba ou etiqueta para diferenciá-las, caso você use um aplicativo. Mas sempre tenha registro das coisas que você pediu ou deu para alguém fazer. Essa lista também é útil para ações que só podem ser feitas depois de alguma outra coisa acontecer. É o caso da validação da tarefa pelo chefe ou pelo sócio, de diplomas de faculdade ou de cursos que demoram a ser emitidos e coisas assim.

# Próximas ações: o lugar mágico onde toda a produtividade master vai acontecer. Essa é a lista das próximas coisas práticas e físicas que você precisa fazer ao longo da semana. As suas tarefas podem ser pontuais (ligar pro dentista e marcar uma consulta), fazer parte de um projeto médio (pesquisar bons cursos de inglês no meu bairro, ligar para três cursos recomendados a mim e marcar uma aula experimental) ou fazer parte de um projeto tão grande que ele poderia ser diluído em projetos menores (decidir a cor do logo da minha marca, ação que pode fazer parte do projeto “criar a minha empresa de floricultura” ou do sub projeto “criar a marca da minha empresa de floricultura”). A maior parte das suas tarefas estarão em uma lista, mas algumas delas talvez tenham prazo. Nesse caso, elas podem estar também (ou exclusivamente) no seu calendário, pra que você não as perca de vista.

Parabéns!
Agora todas as suas tarefas estão organizadas, cada uma na sua caixinha.

 

Engajar

Uma palavra bonita para agir.
Depois que você coletou todas as coisas que cruzam o seu caminho, esclareceu as ações escondidas nelas e organizou todas, resta colocar a mão na massa. Esse é o lugar onde mora o seu fluxo de trabalho, o seu workflow. Qual é a sequência lógica de coisas que você vai ver durante o seu dia de trabalho? Qual lista você deveria olhar primeiro?

De todos os passos, esse é o mais criativo possível.
Cada pessoa tem uma ocupação, com diferentes quantidades de hobbies e tarefas por dia. Algumas pessoas são bastante ocupadas e precisam fazer malabarismo para administrar todos os seus projetos pessoais e profissionais. Outras tem mais tempo livre. Algumas pessoas estudam e trabalham, outras só estudam - e pode ter quem não faça nenhum dos dois. Algumas pessoas moram sozinhas, outras tem grandes famílias que exigem bastante atenção. Solteiros, casados, com poucas ou muitas ambições. Pessoas metódicas, que gostam de criar código de cores e etiquetas, colocar tudo em ordem alfabética, e pessoas que só escrevem a tarefa em uma nota de celular e se dão por satisfeitas. Diferentes necessidades pedem diferentes formas de workflow.

Ainda assim, existe uma recomendação.
O calendário e a lista de tarefas são as duas coisas básicas que precisam nos acompanhar todos os dias. De manhã, o ideal é olhar a sua agenda ou o calendário virtual. É lá que você vai anotar os seus compromissos: coisas que você precisa fazer com data e hora na marcada, com uma ou mais pessoas. Também pode estar na agenda o tempo que você vai gastar indo e vindo dos lugares e os lembretes úteis para aquele dia (chefe volta de viagem, cirurgia do meu pai, aniversário de casamento dos meus amigos, final da promoção da loja X, fim do prazo pra enviar o documento Z para o cliente).

Na sua lista de tarefas estarão as suas próximas ações. Elas podem estar divididas por projetos ou não. Você pode usar o mesmo aplicativo para gerenciar a lista de "aguardando" e de tarefas que você talvez queira fazer um dia. Essa parte do workflow é altamente personalizável e só com o tempo você vai descobrir qual é a forma que mais combina com você.

Vamos supor que você chegou no trabalho, abriu a lista de tarefas e viu todas as cinquenta ou setenta coisas que você tem pra fazer. Como decidir o que fazer primeiro? Aqui temos uma outra recomendação. David Allen sugere que usemos quatro critérios para navegar no mar das próximas ações: contexto, nível de energia, prioridade e tempo. Antes de detalharmos cada um deles, é importante lembrar que isso só vale à pena para pessoas que tenham mais de cinquenta ou sessenta próximas ações. Se a sua lista de tarefas tem vinte e cinco itens, o tempo gasto não vai compensar.

# Os contextos dizem respeito ao lugar ou à circunstância na qual a tarefa precisa ser feita. Exemplos clássicos: em casa, na casa da minha mãe, na faculdade, no shopping, no mercado, na rua, no trabalho, no computador, no telefone, etc. Exemplos diferentes: quando estiver offline, quando quiser me distrair e esfriar a cabeça, quando estiver na fila do banco, etc. Esse filtro existe para que você não veja tarefas que não podem ser feitas agora. De que adianta estar em casa e ver todas as coisas que você precisa fazer no trabalho amanhã? De que adianta estar no trabalho e ver todas as mil tarefas que você precisa fazer na rua? Usar esse filtro diminui bastante a ansiedade - principalmente se você tem muitas tarefas e tende a se sentir angustiado pela quantidade de coisas que tem pra fazer. Se o seu meio for virtual, fica mais fácil ainda: use uma etiqueta para contextualizar as suas tarefas. Quando chegar no contexto Y, veja apenas as tarefas que podem ser feitas ali.

# Saber de antemão quanto tempo, em média, aquela tarefa vai demorar para ser feita também pode ser muito útil. Assim como o contexto, de que adianta você ver tarefas que precisam de uma hora de atenção intensa quando você está no período entre reuniões? Estime o tempo necessário para as tarefas que você tem uma ideia de quanto tempo vão levar e etiquete-as de acordo. Cinco, dez, trinta minutos? Uma hora ou uma hora e meia? Essa automatização pode valer muito à pena. Quando você tiver uma janela de tempo livre, veja as ações que casam perfeitamente com ela.

# Outro critério é classificar as tarefas de acordo com a energia que você precisa ter para cumpri-las. Algumas ações exigem atenção, silêncio, concentração profunda ou criatividade elevada. Outras podem ser feitas tarde da noite, depois de um dia intenso de trabalho, já que são mecânicas ou exigem pouca presença. A tarefa pode exigir de você um nível alto, médio ou baixo de energia. Se etiquetar as suas ações de acordo com esse filtro, vai poder ver apenas aquelas que combinam com o seu estado de energia atual.

# Prioridade é o critério mais clássico e mal interpretado de todos. Isso acontece porque você pode priorizar as coisas mais urgentes ou as coisas mais importantes da sua vida - e nem sempre essas categorias abarcam as mesmas coisas. Seja qual for a sua definição de prioridade, talvez você tenha aplicado todos os critérios acima e ainda esteja em dúvida sobre o que fazer. O golpe de misericórdia é ver qual tarefa tem a prioridade mais alta. Se tudo falhar, faça o mais importante primeiro.

O seu fluxo de trabalho vai se tornar cada mais refinado e mais adequado às suas necessidades e ao seu jeito de ser. Quanto mais você confiar no seu sistema, mais tarefas vão entrar na sua lista de ações e cada vez mais esse quatro critérios vão ajudar.

Dependendo do seu dia de trabalho, pode ser que você precise dar uma olhada nas tarefas que delegou a alguém ou na sua lista de possíveis ações futuras. Se você trabalhar por alguns dias seguidos em um único projeto, talvez precise puxar as pastas com material de referência, fazer brainstorming e tomar decisões relativas apenas àquele assunto. Pode ser que você esteja na fossa, desanimado, e queira cumprir várias tarefas pequenas e chatas, pra levantar a moral e colocar a bola da produtividade rolando. Nesse caso, talvez você queira pegar as tarefas avulsas, que não pertencem a projeto algum, e matar todas.

O seu workflow vai mudar de acordo com a época do ano, com o seu humor, com o nível de trabalho, se você está em uma grande transição de vida ou não e, principalmente, de acordo com a sua experiência com o GTD. Lembre-se que não existem formas certas e erradas: existe aquela que entra na nossa mão como uma luva. Essa é que você deve buscar.

 

Refletir

A última etapa para ficar 100% satisfeito ou seu dinheiro de volta. A última fase para que todos os seus projetos continuem frescos, atuais e dando frutos. Segundo David Allen, revisar é o fator primordial para ter sucesso com o método e um dos principais responsáveis pelo fracasso. Eu assino embaixo. Falando a verdade nua e crua, não vai adiantar nada fazer tudo isso por uma semana e cair do bonde porque a revisão foi deixada de lado. Uma das principais maravilhas do GTD é o quão fluído e harmonioso ele vai ficando ao longo do tempo.

Antes chamada de “revisão”, o momento de reflexão serve para que você olhe todo o seu sistema e veja o que precisa ser feito para que ele continue nos trilhos. Uma grande dúvida costuma ser qual é a frequência ideal para fazer a revisão. A resposta pode te deixar com raiva, mas é a mais honesta possível: a frequência que for necessária para que você se sinta tranquilo e em dia. Nem tanto, nem tão pouco.

A maioria das pessoas costuma fazê-la pelo menos uma vez por semana, entre sábado e segunda. Qualquer que seja a sua frequência, o ideal é que você possa revisar todas as suas listas antes do seu primeiro dia de trabalho da semana, pra não ser atropelado por urgências e imprevistos. Ainda assim, algumas pessoas ficam muito desanimadas em passar parte do seu sábado já antecipando e pensando nas tarefas da próxima semana. Sexta-feira parece ser um bom dia para evitar esses dois problemas.

De modo prático, revisar significa olhar tudo novamente: calendário, listas de próximas ações, tarefas que você pode querer fazer algum dia, coisas que você delegou, os projetos que estão em andamento, etc. De modo específico, David Allen recomenda que ela seja dividida em três etapas: esclarecer, se atualizar e ser criativo. Vamos à elas.

# Esclarecer (get clear) é a parte da revisão na qual você vai coletar tudo o que ficou pra trás ao longo da semana: recebidos, notas de reunião, novos compromissos que você não anotou, etc. Reúna todas as informações que você não coletou e coloque na caixa de entrada. Depois, esvazie a sua cabeça. Tire uns vinte minutos pra fazer uma varrida no seu cérebro e cuspir no papel todo tipo de coisa que você precisa fazer ou decidir. Qualquer coisa que ainda estiver na sua cabeça, anote. Não poupe esforços nessa parte. Com a sua caixa de entrada novamente cheia, organize e esclareça todos os itens e a deixe vazia. Zerada. É importante que todas as suas caixas de entrada estejam límpidas e vazias antes de terminar de fazer a revisão.

# Revisar (get current) é fazer exatamente isso. Olhe novamente as suas listas de próximas ações. Esqueceu de fazer alguma coisa? Tem alguma tarefa que não precisa mais ser feita? É necessário mudar o tempo de duração ou o contexto de alguma tarefa? Olhe o seu calendário e veja os seus compromissos, lembretes e prazos paro próximo mês. Precisa fazer alguma coisa para se preparar para eles? Algum evento foi cancelado ou alterado? Veja a sua lista de tarefas aguardando. Precisa fazer um acompanhamento de alguma tarefa delegada? Mandar e-mail pra alguém, confirmar alguma coisa? Esqueceu de concluir alguma coisa que já foi feita? Dê uma olhada nos seus projeto, caso você tenha eles anotados em algum lugar ou tenha uma pasta com referências. Todos estão ativos? Todos eles tem uma próxima ação definida? Os objetivos e pessoas envolvidas continuam os mesmos? Revise todo o seu sistema de GTD e veja se tem alguma coisa te incomodando. O que poderia ser diferente? Do que você sente falta? O que tem funcionado muito bem e qual tem sido a sua maior dificuldade?

# Ser criativo (get creative) é a cereja do bolo. Pense fora da caixa, busque novas respostas e novas fronteiras para desbravar. Olhe a sua lista de coisas para fazer algum dia: tem algum projeto que se tornou mais interessante ou mais viável? Se tiver, vá na sua lista de projetos ativos (sempre bom de se ter) e adicione mais um. Tem algum projeto que está lá faz vários meses e nunca foi posto em prática? Talvez você tenha perdido totalmente a vontade. Se for o caso, não se preocupe e deixe o tempo fazer o seu trabalho. Algumas ideias mirabolantes não resistem à esse teste e precisam sair para dar espaço à futuros projetos que nos animam mais. Nas palavras de David: seja corajoso. Quais ideias criativas e inovadoras você poderia colocar em prática? Qual novo hobby você pode adquirir para dar um sabor para a sua rotina? De que forma você pode usar a sua criatividade a seu favor e ainda ajudar o mundo? Essa é a hora de pensar em tudo isso e planejar os próximos passos.

Se você ficou perdido e vendo luzes estranhas girando ao seu redor, fique tranquilo. Vá beber uma água, deitar no sofá e conversar com alguém. Dê um tempo, volte e anote quais foram os conceitos que te interessaram mais.

Se apenas um desses passos puder te ajudar a ter uma rotina mais organizada e esclarecida, use-o sem moderação. Às vezes precisamos modificar os métodos e adaptá-los para a nossa realidade. Sem crises.

Se você veio aqui para aprender mais detalhes e gostou da explicação, diga nos comentários qual etapa da organização horizontal do GTD você mais gosta, ou qual é a mais difícil. Vamos bater um papo e aumentar o aprendizado.


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