Guia básico do Notion: o aplicativo multifuncional de organização

Vez ou outra, geralmente quando a gente está com a guarda totalmente baixa e com o coração despreparado, a vida nos presenteia com uma pequena surpresa. Algo diminuto, discreto e aparentemente inofensivo que, em uma análise mais detalhada, revela um mundo de boas experiências. Quase como uma fada madrinha, digamos assim. Viver esses momentos é sempre uma delícia para mim, principalmente quando o assunto são novos aplicativos de organização, planejamento e produtividade.

Eu amo bons aplicativos, vocês sabem.

Parte de mim questiona, inclusive, porque eu não faço resenhas mais detalhadas e textos comparativos mostrando as pequenas diferenças entre os principais aplicativos de organização que estão por aí. Eu certamente adoro ler esse tipo de texto – eles me ajudam muito a encontrar a ferramenta ideal para a minha necessidade. Não vou fazer nenhuma promessa, mas deixo registrada aqui a minha intenção.

Desse ano para o outro, quem sabe, eu talvez fortaleça essa categoria de textos aqui no blog.

Deixando as minhas divagações de lado e indo direto ao assunto, o convidado de honra de hoje é o aplicativo Notion, coisa linda de deus que eu não sei como eu não conhecia antes. Ele é relativamente novinho no mundo dos aplicativos, levando em conta os seus companheiros. O app pra iOS foi lançado no meio de 2017 e, apesar de algumas claras lacunas e limitações, esse safado já está mil passos à frente de vários outros aplicativos – em alguns critérios essenciais, pelo menos. Eis algumas vantagens excelentes do Notion que já podem te convencer a ir baixar ele agora mesmo: totalmente grátis (com um limite bem generoso de upload e de memória), com uma versão web e com aplicativos tanto pra iOS quanto para Android. Além disso, ele também oferece uma opção de assinatura mensal para equipes.

Se esse é o seu caso, você paga o preço correspondente ao número dos membros do seu time.

Vocês sabem o quão maravilhoso é isso? Um aplicativo que te permite usar todas as funcionalidades do sistema como uma pessoa única e que também extende os seus serviços para equipes? Isso é notável.

Eu conheço alguns aplicativos maravilhosos (como o Asana) que, por mais incríveis que sejam, foram totalmente desenhados e pensados para serem usados por grandes equipes e que, por isso, não tem nenhum plano mais barato ou gratuito para as pessoas que vão usar o app sozinhas. Dito isso, deixa eu te contar como esse texto vai ser: eu vou explicar o passo-a-passo básico da ferramenta e, aqui e ali, inserir algumas observações do que eu analisei ao longo dessas últimas semanas usando o Notion.

Esse texto não vai ser cheio de sugestões e de insights sobre como usar esse aplicativo.

Eu vou guardar essa ideia para depois. O que eu quero agora é introduzir essa ferramenta maravilhosa na vida das pessoas que, como eu, estavam totalmente no escuro e na ignorância em relação ao que esse app pode fazer pela organização de vocês. Daqui a uns meses eu vou escrever outro texto compartilhando algumas análises mais detalhadas e dizendo pra vocês como eu mesma estou usando o Notion para expandir e melhorar a minha organização de vida e o meu planejamento semanal.

 
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aproveita pra salvar essa imagem aí no Pinterest para se lembrar dessas ideias legais depois. <3


 

O que é o Notion, resumidamente

À princípio, o próprio site do aplicativo te diz que ele é “tudo o que você precisa".  "Escreva, planeje, colabore e se organize – tudo em uma única ferramenta”. Algo maravilhoso de se ler, por um lado, e um total assombro de loucura por outro. Aplicativos megalomaníacos, amplos e totalmente personalizáveis (como o Asana e o Evernote) são gatilhos para que algumas pessoas fiquem totalmente paralisadas e não saibam sequer como começar a se organizar com aquela ferramenta. Acreditem: eu sei como isso é.

Eu sou uma dessas pessoas.

O Notion funciona, basicamente, como um sistema organizado e hierárquico de folhas em branco.

Cada “página” que você cria dentro dele aparece na sua tela como uma nota. No menu lateral você consegue organizar essas notas da forma que você quiser, agrupando umas com as outras de um jeito que faça sentido para você. Quem aí já usou o Evernote e está acostumado com o lance de caderno e de etiquetas vai sacar bem o que eu estou falando. A grande diferença do Notion para o Evernote, nesse caso, é que o Notion te permite se movimentar por essas “notas” de jeito totalmente fluido e intuitivo.

Suponhamos que você tenha uma página chamada “livros para ler”, por exemplo.

E nela você cria uma lista dos livros que estão parados na sua estante esperando serem lidos.

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O segundo item dessa lista é o livro Grande Magia, da Elizabeth Gilbert, por exemplo. Você pode transformar esse item em uma página e, assim, clicar no nome do livro para ir para uma nova nota. Assim que você terminasse de ler esse livro você poderia escrever os detalhes de como foi a sua leitura nessa nota: quantas estrelas você deu para o livro, as suas citações preferidas, o que te chamou mais atenção, quais inconsistências você notou na narrativa, etc. No Notion, qualquer item pode ser uma nota, e você vai navegando entre elas como se estivesse abrindo uma caixa dentro de uma caixa dentro de uma caixa.

Essa é a grande sacada do Notion, para colocar de forma simples.

No menu lateral, os grandes itens da hierarquia aparecem com uma pequena seta do lado esquerdo.

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Clicando nelas, aparece um sub menu e ele te mostra as páginas que estão agrupadas ali. A página “livros para ler”, por exemplo, poderia ser um pequeno item dentro de uma outra página chamada “planos para 2018”. A ordem de cliques, então, seria essa: planos para 2018 > livros para ler > Grande Magia. Cada livro dessa lista pode ter a sua página. Todos os seus planos para 2018 (livros para ler, lugares para visitar, as metas de cada mês, os cursos que você quer fazer) poderiam ter a sua página. Mind blowing, am I right?

E esse é só o início da história.

 

Um pavão colorido de funcionalidades

Além da organização fluída e intuitiva das páginas, o segundo grande ponto forte do Notion é ter absolutamente todo tipo de formato que você precisa ter para se organizar. Em uma página, você pode criar uma lista de tarefas, um bookmark (que é, basicamente, uma forma de tornar um simples link de um site em um quadradinho mais bonito, com o título da página e o resumo do que está nela logo ali), blocos de textos simples, uma tabela, um calendário, fazer um upload de imagem, vídeo ou arquivo, inserir um código HTML, uma data com um lembrete, mencionar uma pessoa ou criar um quadro de kanban.

Eu até tenho outros exemplos para dar, mas você entendeu o espírito da coisa, né?

Uma página do Notion pode ser absolutamente qualquer coisa que você quiser.

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Você pode criar uma página chamada “minha área de trabalho”, por exemplo, e colocar ali uma outra página com o nome “planejamento mensal”. Ao criar essa página você diz que quer criá-la como um calendário e vai inserindo ali todos os seus compromissos ou prazos daquele mês. Cada pequeno item que você inserir no seu calendário vai se tornar uma página também. Suponha que no seu calendário de planejamento mensal tenha um evento de três dias chamado “casamento da minha irmã”. Clicando nesse evento você vai ser jogado automaticamente para uma nova página e ali você pode, por exemplo, escrever a checklist de todas as coisas que você precisa levar para a viagem e inserir uma possível lista de ideias do que você vai dar de presente para os noivos. Tudo de forma totalmente intuitiva e facilitada.

A busca do Notion é ultra mega poderosa também, vale dizer.

Se você está pensando: “Mas Ana, como é que eu vou lembrar dessa checklist que está dentro de um calendário que está dentro de uma página?”. Simples: se você nomear esse evento “casamento da minha irmã”, é só você jogar esse termo na busca depois e o Notion te leva diretamente para essa página. A organização das páginas é vertical (uma página dentro da outra, dentro da outra), mas se você estiver consciente dos nomes que você está dando para cada item, o próprio app facilita todo o resto.

No menu lateral, as páginas ficam agrupadas e fechadas o tempo todo.

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Ou seja: você não vai ficar vendo uma barra lateral cheia de tralha e cheia de itens, se você não quiser.

A ideia é que você navegue nas suas páginas clicando para o próximo lugar que você quer ir, sem precisar ficar refém de abrir a sua barra lateral o tempo todo. Existe um comando para fechar o menu lateral totalmente, de modo que você veja na tela apenas a sua página atual, também. No fim das contas, as únicas páginas que vão ficar realmente visíveis no seu menu lateral vão ser as “categorias mães”, digamos assim.

 

Recursos extras super bem-vindos

Engrossando a lista de coisas boas sobre o Notion, vale mencionar que ele sincroniza automaticamente as suas páginas em todos os seus dispositivos (sem te cobrar mais por isso), te permite ter acesso offline à todas as suas informações (sem te cobrar mais por isso 2), permite que você escreva no formato markdown (para saber o que isso significa clique aqui) e ainda tem um recurso maravilhoso de drag e drop.

Ou seja: você pode selecionar qualquer coisa na sua página com o mouse (um parágrafo de um texto, uma lista de tarefas inteira) e, depois, clicar nos pontinhos laterais que aparecem perto daquele item para mover essa informação para qualquer outro lugar da página. Ou, até, para transformar aquilo em uma nova página.

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Esse recurso é maravilhoso para quando você está escrevendo um longo texto, por exemplo.

Escrever no Notion é uma experiência fantástica, também, porque ele mantém a sua área de trabalho super simples e minimalista. Clicando nos três pontinhos em negrito que aparecem no canto superior direito de todas as páginas você pode ver quantas palavras você já escreveu, pode mudar a fonte do seu texto (existem três fontes básicas) e pode até exportar aquela página toda para PDF. Esse menu também diz qual foi a última pessoa a modificar essa página e quando isso aconteceu – recurso ótimo para equipes, no caso.

Todas as páginas possuem o seu próprio link e, com ele, você compartilhar a sua nota com qualquer um.

É possível “seguir” uma página especifica ou colocar ela nos seus favoritos, também.

Todas as páginas podem conter algo que ele chama de “discussão”: algo semelhante a um chat que vai ser criado bem no topo da página. Ali você pode mencionar outra pessoa que esteja na sua equipe e ter a conversa automaticamente registrada logo no início do documento. O Notion inteiro gira ao redor de emojis, aliás – característica mais que divina, mais que deliciosa. Toda página pode ter uma imagem diferente de capa e um emoji específico como cabeçalho principal.

Algo divertido que anima a organização de qualquer ser humano dessa terra, vamos admitir.

 

As lacunas do Notion

Aos poucos, o Notion tem evoluído e se tornado um app cada vez mais redondo e funcional. Recentemente ele inseriu o modo noturno (quando toda a tela branca fica preta e as letras, antes pretas, ficam brancas) e no próprio site eles têm uma lista de novas funcionalidades que serão inseridas ao longo do tempo.

Um aspecto levemente negativo que eu tenho notado, porém, é a rapidez do aplicativo.

Eu uso o app dele no MAC e dá pra ver que ele é um bocado lerdinho, às vezes.

Outra coisa absolutamente essencial que o Notion ainda não tem é a velha e boa funcionalidade do web clipper – como o que o Evernote tem. Esse nano recurso poupa toneladas e toneladas de tempo, minha gente. Ele serve, basicamente, para que você possa salvar qualquer página da internet diretamente do navegador para o Notion com apenas um clique. Para mim, essa é a grande funcionalidade que vai me fazer largar o Evernote de mão, de uma vez por todas, e migrar as minhas notas para o Notion sem olhar pra trás.

Ele também não te permite salvar nada nele diretamente do seu email, por enquanto.

Enquanto lista de tarefas, outra coisa que falta nele é a funcionalidade do logbook.

Aquela lista que te mostra todas as tarefas que você já cumpriu em um dado projeto ou área da vida.

Para mim, a única coisa que o Notion não tem como desbancar são os aplicativos tradicionais de lista de tarefas, como o Todoist, o Wunderlist ou o Things 3. Quando você precisa colocar a mão na massa, é exatamente isso que você precisa fazer. E, para mim, ter muitas informações perto das minhas tarefas termina me confundindo e me fazendo procrastinar mais do que eu deveria. Eu valorizo muito ter um app só para as minhas tarefas e outro para ser apenas o meu calendário virtual. Nesse ponto, eu sou categórica.

Tirando isso, porém, o Notion é um excelente substituto do Evernote (#prontofalei).

E até, quem sabe, uma boa alternativa para o Airtable ou para o Trello.

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Conforme o prometido, eu volto depois com outro texto cheio de boas ideias de como vocês podem organizar a vida de vocês com o Notion, mostrando como eu estou usando ele e compartilhando outras análises mais profundas e específicas. Por enquanto, meu povo, apenas caiam dentro.

Não é todo dia que a gente tem um app universal, lindo, barato e super bem feito para chamar de nosso. <3


 

PRA CONTINUAR APRENDENDO, COLA NUM DESSES TEXTOS AI Ó. SÓ TEM IDEIA BOA:

 

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