Guia básico do app Things 3: a melhor lista de tarefas para iOS

Tá, okay: “a melhor” lista de tarefas pode ser exagero, mas esse aplicativo com certeza entra no TOP 3 da lista de melhores apps que já cruzaram o meu caminho. Ano passado, no fim de dois mil e dezessete, eu encasquetei que queria voltar a aplicar o GTD com força total no meu sistema de organização – e credito isso, entre outras coisas, à insistência constante da Camille que vivia me dizendo o quão maravilhosa estava indo a sua rotina desde que ela decidiu aplicar o método à sério no seu dia-a-dia.

Eu usava o Trello e o Evernote para organizar as minhas tarefas e fazer o meu planejamento macro, como vocês podem confirmar lendo esse texto aqui que eu fiz naquela época, e antes disso eu estava com o Todoist (um outro grande e maravilhoso aplicativo que me seguiu fielmente por vários anos). Se você quiser saber como eu estava organizando as minhas tarefas, metas e projetos no meio de dois mil e dezessete, clique aqui e mantenha em mente que sim: as pessoas mudam. Esse sistema era muito bom e ele me ajudou a superar várias dificuldades pessoais, mas conforme o tempo passou e o Eu Organizado começou a entrar em um estágio mais profissional, eu senti uma necessidade imensa de liberar mais espaço na minha cabeça e de me planejar com mais antecedência.

things_3.png

E foi no meio de toda essa pesquisa e mudança de rumo que eu conheci o Things 3.

Um aplicativo pago que só funciona para iOS (ou seja: se você não tem um iPad, um iPhone ou um MAC você não pode usar) e que foi criado pelo pessoal do Culture Code. O número 3 do nome desse app representa o fato que essa é a terceira versão produzida do Things. Eu nunca conheci as duas primeiras, mas, por todas as resenhas que eu li, o app deu um salto imenso nessa última versão.

A Thais Godinho, do Vida Organizada, fez uma breve resenha sobre esse aplicativo, mas, tirando ela, não encontrei muitas informações e comparações boas sobre esse app em português. Decidi fazer, então, um texto híbrido: contando as principais funções do Things 3 e falando sobre porque eu estou aplicando o GTD à risca com a ajuda desse aplicativo dos deuses.

E para te deixar esperto logo de cara: sim, ele é pago e não, não é barato. A coisa mais sacana do Things 3 é justamente o fato de ele exigir que você compre cada um dos seus aplicativos separadamente, dependendo do aparelho no qual você vai usar. Ou seja: você pode pagar pelo aplicativo para usar ele no iPhone, no iPad ou no MAC. Você paga uma vez e ganha acesso eterno apenas ao Things 3.

A maior reclamação dos usuários foi justamente a impossibilidade de ter acesso as futuras atualizações. O esquema atual é o contrário do que acontece com a maioria dos aplicativos: você paga para ter acesso à essa versão do Things, mas se um dia você quiser comprar o futuro Things 4 ou 5 (quando eles forem lançados), você vai precisar pagar de novo. Isso é mercenário da parte deles? Sim, um bocado. @.@

Mas, por outro lado, eu gosto muito de não precisar pagar uma mensalidade para continuar usando o aplicativo. Eu baixei o app para o MAC direto no site do Culture Code e eles te dão um período gratuito de teste de 14 dias. Depois disso você perde a possibilidade de mexer no aplicativo e precisar pagar para continuar usando. O preço do Things 3 pro MAC é 49,99 dólares (algo em torno de R$ 164,00 reais atualmente), pro iPad é 19.99 dólares (quase R$ 66,00 reais) e o app pro iPhone custa 9.99 (ou seja, R$ 33,00 reais). Eu comprei o do MAC e o do iPhone e a versão do Things 3 para o MAC é a minha preferida.


 

Como o things funciona

Quem lê em inglês sem problemas e quer uma resenha profunda sobre o aplicativo pode clicar aqui e ver o texto maravilhoso que o cara do Sweet Setup criou. Eu vou falar só das características básicas do app.

Antes de mais nada, um fato: o Things 3 foi feito pensando no GTD.

Na barra lateral existem 6 itens fixos que você não pode mudar: a caixa de entrada (inbox), hoje (today), os itens e tarefas futuros que já já estão chegando (upcoming), tarefas sem data (anytime), um dia/talvez (someday) e a lista de tudo o que você fez no dia ou no mês (logbook). Na parte inferior da barra lateral você pode criar duas coisas: uma nova área de foco (new area) ou um novo projeto (new project).

0_kWhg9_CgLi8hyMKE.jpg

Dentro de cada projeto você pode criar uma nova tarefa (clicando command + N no teclado do MAC) ou um novo cabeçalho (clicando command + N + shift), que é uma forma mais elegante e chamativa para você dividir o seu projeto em fases ou sub categorias. Todo projeto tem um campo já específico para os comentários (que fica logo embaixo do nome do projeto) e todas as tarefas também. Além disso, toda tarefa possui quatro opções específicas de organização: você pode criar uma checklist exclusivamente para aquela tarefa, pode decidir qual é o prazo máximo dela, qual é o dia em que você vai cumpri-la (já já vamos falar da diferença importantíssima entre o dia de fazer a tarefa e o prazo verdadeiro dela) e pode colocar etiquetas. Para adicionar e remover as etiquetas que vem no app é só clicar em Window > Tags.

Para ver todos os atalhos do teclado do Things 3 no MAC, clique aqui.

1_XDV-Q-cn8bkcbLvznPsWTA.png

Ele também te permite criar uma tarefa recorrente e as opções para isso são bem abrangentes. Clicando em File > New Repeating To-Do ele vai te dar cinco opções: para repetir a tarefa assim que a primeira versão dela for feita ou para repetir aquele item diariamente, semanalmente, mensalmente ou anualmente. Criar tarefas anuais para lembrar dos aniversário dos seus amigos e familiares é uma ideia excelente, aliás. Se você decidir que uma tarefa precisa ser repetida toda semana, ele vai te deixar escolher em qual dia específico da semana você gostaria que ela se repetisse (todo domingo, por exemplo) e você até pode dizer que aquela tarefa vai acontecer de 2 em 2 semanas, se for o caso.

As tarefas recorrentes também podem ter lembretes e um prazo antecipado “falso” para que você seja lembrado daquilo quatro dias antes, por exemplo, da data real de vencimento. Um recurso muito útil.

0_qPUfLg8hDhF1NMDd.jpg

Toda e qualquer tarefa pode ter um lembrete, também. E quando você clica no pequeno desenho do calendário, que aparece do lado esquerdo da tarefa quando você passa o mouse em cima dela, você pode decidir quando você vai cumprir aquele item: hoje, hoje de noite, algum dia (e aí a tarefa entra naquela aba de "someday" lá de cima) ou em uma data específica. E quando você clica em “hoje”, as tarefas que você vai fazer durante o dia aparecem separadas das tarefas que você vai fazer hoje à noite, aliás.

Outra característica incrível do Things 3 é que quando você deixa de fazer uma tarefa que você mesmo selecionou para fazer hoje, ele não marca aquela tarefa de vermelho e nem trata ela como atrasada. A tarefa continua parecendo para você fazer hoje, mas não existe nenhum tom de vergonha e de culpa nas entrelinhas. Os cabeçalhos em azul, aliás, não podem ser criados dentro de uma área, só de um projeto. As tags sempre aparecem na parte de cima, logo abaixo do nome do projeto, e você pode ter tags específicas para projetos específicos – ou seja: cê não precisa ficado vendo todas as tags o tempo todo.

GTD-Suite-Things-5.jpg

Cada área da vida pode ter um conjunto de tags específicas, também.

As tags das áreas de vida não são aplicadas à todos os projetos, aliás. Isso é bom porque você pode manter conjuntos e categorias bem diferentes de tags ativas sem gerar nenhuma confusão. E ah: o Things 3 também te permite criar um atalho no teclado para salvar qualquer link direto da web.

Se você comprar outro aplicativo do Things, você precisa fazer uma conta no sistema do iCloud deles para manter tudo sincronizado e você também pode sincronizar os dados que estão nele com o seu calendário do MAC para que você veja os seus compromissos e prazos nos dois lugares. Uma grandiosíssima falha do Things é que ele não tem versão web (se um dia o seu computador ou celular pifarem, já era) e você não pode colaborar com ninguém direto do aplicativo. Ele é um app bem “egoísta”, nesse sentido. Você e apenas você, com os seus aparelhos, é que pode ter acesso às suas listas.

 

As melhores e piores coisas do things

Aparência e fluidez

Todos os projetos têm um pequeno gráfico pizza do lado esquerdo que te mostra o quanto você já avançou naquele objetivo. Todas as suas listas (today, upcoming, someday) podem ser abertas em janelas diferentes, te permitindo esconder as informações inúteis e se concentrar apenas no estritamente necessário. Esses e outros detalhes fazem com que o Things 3 seja o aplicativo mais lindo que eu já vi. Quem usa bastante os apps só de iOS começa a perceber a imensa diferença que existe entre aplicativos feitos única e exclusivamente para a Apple daqueles que podem ser usados em qualquer plataforma.

E bem, não teria como ser diferente.

Desenvolver um aplicativo para funcionar perfeitamente bem em todos os sistemas e parelhos é uma decisão popular, que valoriza a inclusão de todas as pessoas naquele sistema, e que sempre acaba comprometendo os detalhes mais sofisticados e elegantes que poderiam existir no próprio sistema. Tudo no Things 3 parece que foi tocado por anjos, sem sacanagem. Se você apertar enter em cima de uma tarefa, os comentários aparecem e ela se expande. Se você usa as setinhas de esquerda e direita, o cursor acompanha. Tudo se movimenta da melhor forma possível, sem nem uma fricção ou ruído.

Super completo e, ao mesmo tempo, bem limpo e minimalista. A união de tudo o que eu prezo. Até o jeito da tarefa sumir, quando é ela dada como feita, é elegante. E que me perdoem os mais céticos, mas beleza é e sempre foi um pilar crucial para muitas coisas na minha vida, aplicativos inclusos. <3

 

Visões diferentes

Uma outra coisa muito boa é que você filtra as suas tarefas de um jeito hiper mega fácil. Clicando command + F no MAC ele abre a procura rápida e ali você pode procurar por itens específicos, projetos, áreas de foco e até mesmo tags. Se você usar a lógica clássica de criar um projeto para cada projeto ativo e tiver todas as suas tarefas descentralizadas (e não numa grande lista chamada “tarefas”), você pode usar as tags como contextos (como ensina o GTD) e trabalhar diretamente na visão daquela tag específica. Ou seja: você pode ver tudo o que você precisa fazer online no computador em todos os seus projetos ativos sem fazer muito esforço. Também é possível usar as áreas de foco como categorias – tipo tarefas, checklists e projetos – e usar cada projeto para um contexto ou subcategoria diferente. A escolha é do freguês e o Things te dá bastante liberdade pra operar da melhor forma possível pra você.

 

Tarefas canceladas e prazo final

Você pode completar as tarefas de duas formas no Things: dizendo que realmente fez a tarefa ou que ela foi cancelada. Para ver essa opção é só clicar com o botão direito em cima da tarefa e ir em Complete > Mark as Canceled. Vamos parar um minuto e apreciar a imensa beleza dessa funcionalidade? Às vezes nós não fazemos as nossas tarefa spor pura falta de vergonha na cara, mas às vezes simplesmente não dá.

A gente ligou pra NET pra resolver um problema e, que surpresa, nada foi resolvido. A gente estava esperando uma visita técnica que não veio ou estamos aguardando um colega do grupo da faculdade agilizar uma parte do trabalho e ele ou ela não entregou o que deveria, no fim das contas. Os exemplos são múltiplos porque esse cenário é bem realista. Quando você diz que uma tarefa foi cancelada ela some da sua lista e vai para uma outra lista específica. E cara, eu também preciso falar de uma das coisas que mais me encantaram no Things 3: a diferença que ele faz entre o dia de fazer X e o dia de entregar X.

O prazo final para a gente fazer uma determinada tarefa é bem diferente do dia em que a gente decide fazê-la de fato. E ver essa diferença bem representada em um aplicativo de lista de tarefas é reconfortante demais. Assim a gente pode sofrer menos. Se você disser para o Things que você vai ligar e marcar a vistoria do seu carro amanhã e terminar não fazendo isso, duas coisas vão acontecer: 1. ele não vai jogar na sua cara o atraso dessa tarefa e simplesmente vai deixar que ela permaneça na sua visão de hoje e 2. você vai continuar vendo o verdadeiro prazo máximo que você tem para fazer a vistoria.

Um exemplo real de uma mulher real pra vocês verem, ó: eu tenho o objetivo de escrever um texto para o blog e um email para a nossa newsletter semanal maravilhosa toda semana. Eu me dou o prazo de escrever esses dois textos no máximo até domingo. Eu posso passar uma semana sem escrever? Posso, claro. Ninguém vai brigar comigo ou me cobrar essa tarefa. Mas eu gosto muito de poder escrever tendo um pouco mais de textos “no estoque” e não precisar correr com o conteúdo e esse prazo mais ou menos fictício me ajuda bastante. E aí vem a grande questão: eu preciso escrever esses textos em um dia específico? NOP. Pode ser qualquer dia da semana entre segunda e domingo. Eu coloco o prazo da tarefa como sendo domingo da semana corrente e seleciono que vou escrever aquele texto “hoje” no dia em que eu estiver afim. Se eu acabar não escrevendo no dia que eu queria eu apenas removo o “hoje”.

 

Fazer hoje à noite

Uma funcionalidade, como disse o Marius Masalar nessa resenha aqui, muito humana. O Things 3 te deixa ver as tarefas que você vai fazer hoje à noite um pouco separadas das que você vai fazer de dia e isso pode ser bem legal para as pessoas que trabalham fora e querem organizar, num só lugar, as suas tarefas do trabalho e as tarefas pessoais. E enquanto estamos falando de visão, preciso registrar que eu adorei o campo upcoming, que te mostra tudo o que está vindo na esteira pra você nos próximos dias. Esse aplicativo não substitui totalmente um calendário porque falta a visão clássica do mês, da semana e do ano, mas eu achei muitíssimo bom você pode integrar os eventos do seu calendário no Things 3 e ver tudo o que você precisa fazer nos próximos dias de uma vez só sem precisar mudar de app.

 

Ação e planejamento num só lugar

O Things 3 é um aplicativo da família do Evernote – o que, por si só, é uma benção e um pequeno sacrifício ao mesmo tempo. Ele é tão flexível, tão amplo e tão maleável que ele pode ser absolutamente tudo o que você quiser. E do mesmo jeito que a Thais Godinho mostrou, há umas semanas, como ela criou todo o seu sistema de organização do GTD no Evernote (um app que, à princípio, seria apenas para guardar notas, textos e arquivo morto), o Things 3 te permite gerenciar ações e informações ao mesmo tempo. Eu vou escrever mais sobre isso quando eu fizer um texto completão sobre como eu estou me organizando atualmente e daí mostro pra vocês como está a minha organização no Things 3, aguardem.

 

Nem tudo são flores

Você não pode tirar fotos ou anexar nenhum tipo de documento no Things 3 – o que, para alguém que está voltando a se acostumar a usar o GTD com força total é um belo problema. Eu tenho usado o Evernote, o Telegram (aquele chat comigo mesma, no caso) ou o próprio álbum de fotos do iPhone como caixa de entrada para informações que precisam ser fotografadas. O fato do Things não te deixar anexar nenhum documento ou PDF nos comentários das tarefas também limita o seu uso para algumas coisas, mas, pelo menos para mim, isso não representa nada de muito péssimo. Os arquivos de apoio à projetos e todos os meus documentos de “arquivo morto” estão segura e lindamente guardados no Evernote.

E além do preço (que é, na minha opinião, a pior coisa do Things), a falta de colaboração ou de comunicação externa (com outros aplicativos ou com as contas de outros usuários) com certeza é algo que vai limitar bastante o uso do app para algumas pessoas, especialmente quem trabalha em equipe.

 

Porque eu voltei a aplicar o gtd

Nesse texto aqui, em que eu entrevistei a Thais Godinho, eu falei um pouco sobre a quantas andava a minha relação com o GTD. Eu pensava, inocentemente, que eu jamais ia voltar a querer toda a minha vida organizada nos mínimos detalhes. Mas, como dá pra sacar agora, eu estava errada. Depois de ler esse texto muito pertinente e muito realista escrito pelo David Allen, criador do GTD, eu percebi o meu erro.

O erro de não estar realmente disposta a encarar tudo o que estava dentro da minha cabeça.

Jogar todas as suas tarefas num lugar, fazer um levantamento verdadeiro e profundo de todos os seus projetos ativos e identificar qualquer vontade de alguma iniciativa que você quer realizar no futuro próximo ou distante é um processo do cão, meu filho. De verdade. É angustiante, assustador e te sobrecarrega um pouco no início. Passar dessa fase foi a parte mais difícil pra mim. Por volta de janeiro desse ano eu comecei a conversar sobre isso com a Camille, amiga-leitora lindíssima que muito me incentivou a dar mais uma chance pro GTD, e percebi que uma coisa (bem importante) tinha mudado.

No início de dois mil e dezesseis, há dois anos atrás, o meu grande desafio era um só: agir.

Eu queria criar o Eu Organizado, queria fazer uma transição segura e autêntica de carreira e queria criar uma rotina e uma cartela de atividades profissionais que refletissem as minhas ambições verdadeiras. E tão certo quanto o fato do Sol nascer todos os dias é a minha tendência de procrastinar por medo de não fazer tudo perfeito logo de cara. E quando você é perfeccionista por nascença, tudo é uma desculpa.

Até mesmo a organização. Até mesmo o planejamento cauteloso e a análise fria e analítica das coisas.

Dois anos depois, com meia dúzia de iniciativas já postas no mundo e mais de vinte e quatro meses mantendo firmes alguns hábitos muito importantes, posso dizer que eu consigo agir com menos esforço hoje em dia. Colocar a mão na massa e despachar para o mundo as ideias que eu quero criar se tornaram músculos mais trabalhados e mais robustos. Ainda bem, né, já estava na hora. E nesse novo contexto o planejamento a médio prazo e os níveis “mais altos” de organização se tornaram mais necessários.

Eu voltei a aplicar o GTD na minha rotina porque eu gosto da ideia de estar em constante estado de flow.

De poder ser espontânea e desprendida o quanto eu quiser e de poder contar com um sistema fiel e bem completo para guardar todas as informações da minha vida. Todas mesmo. Para que a minha mente fique livre, leve e solta para estar cem por cento focada no momento presente e para que o meu único grande trabalho seja o de decidir para onde eu quero que a minha vida caminhe. Decisões > planejamento > ação. Essa é a tríade básica que o GTD te pede para melhorar e para aperfeiçoar constantemente. Ele é uma forma de gerenciamento de vida que tem tudo para dar certo se você o ajuda a te ajudar.

Mas ele não se encaixa perfeitamente bem para qualquer um e nem a qualquer momento da vida.

Agora eu entendi melhor o que é que o GTD pede de mim: coragem para fazer escolhas e habilidade para realmente encarar tudo o que estava sentado no fundo da minha mente. Nem tudo são flores, é claro. Eu já percebi, por exemplo, que toda vez que eu entro em uma pequena crise existencial e fico em dúvida de qual caminho eu estou seguindo (ou seja: quando quero transformar algo no meu trabalho, mas não sei o que, ou quando quero começar algum novo projeto criativo, mas estou na dúvida de qual) eu tenho vontade de destruir todo o meu sistema e voltar a ter uma única lista de tarefas diárias, pronto acabou.

Porque a verdade é que o sistema do GTD é algo difícil de manter, no início, e entender os ciclos de sentimentos e de reações que você tem em relação à sua organização ajuda muito. Até porque, é aquilo que eu vivo dizendo, cara: organização pessoal é de fato muito pessoal. Ela reflete as suas limitações, as suas neuras, as suas habilidades e até mesmo aqueles impulsos que ninguém gostaria de admitir que tem.

Ela é um espelho, antes de tudo. E quanto mais nós nos conhecemos, melhor a gente fica. :)

Cenas dos próximos capítulos: como eu estou me organizando virtualmente (já que cês sabem que eu não uso papel, agenda, cadernos e afins) e quais aplicativos e programas eu escolhi para aplicar o GTD em toda (ou quase) a sua glória. Vou deixar rolar mais uns meses de experimentação e depois volto aqui pra reportar os resultados para vocês, beleza? E enquanto isso, ME CONTEM: quem aí tem medo do GTD? Quais são as melhores ou piores coisas desse sistema pra você? Quero saber, desembuchem logo!


 

E ó, aqui embaixo tem outras ideias que podem te abrir ainda mais os horizontes:

comentários? dúvidas? sugestões?