Guia básico do Todoist

Falar de organização sem falar de gerenciamento de tarefas é como falar de festa de criança sem falar de brigadeiros e docinhos: impossível.

Para ter o mínimo de sanidade mental ao longo do dia você precisa de um HD externo. Algum lugar seguro, confiável e divertido onde administrar as suas tarefas e obrigações.

Falar é fácil, mas pôr em prática às vezes é bem difícil. Eu levei mais de três anos para realmente encontrar a forma ideal, mais otimizada, de lidar com as minhas tarefas. Já usei bullet journal, testei muitos aplicativos e adotei várias metodologias diferentes. Nunca me conformava com nenhuma escolha porque sempre parecia que estava faltando alguma coisa.

Felizmente, essa história teve um final feliz. Quero dividir com vocês hoje algumas informações sobre a minha cara metade da organização de tarefas: o Todoist. Não é porque eu tenho um relacionamento exclusivo com ele que digo que ele é o melhor do mercado. É porque é verdade.

Comparando, testando, virando ele de ponta a cabeça, comprovei que não tem nenhum outro aplicativo que faça tantas coisas de uma forma tão eficaz, confiável e bonita quanto o Todoist. Conhecer essa ferramenta mudou a minha forma de organizar a vida e facilitou demais o meu fluxo de trabalho.

Se você está precisando dar uma renovada no seu jeito de organizar as tarefas ou se está simplesmente guardando tudo dentro da sua cabeça, esse texto pode ser o incentivo que você estava precisando.

 

Mas o que diabos é Todoist?

O Todoist é um aplicativo para gerenciamento de tarefas. Ele está disponível para todos os produtos da Apple (inclusive o apple watch), Windows, Android, Chrome, Firefox, Outlook, Gmail e também tem a versão web. A empresa existe desde 2007 e todos os funcionários (ah, a beleza do nomadismo digital) trabalham de diferentes partes do mundo. Clique aqui para saber mais sobre como surgiu a ideia pra fazer o Todoist.

Ele tem três versões: a grátis, a premium (28,99 dólares por ano, algo em torno de $110 reais) e a businness (mesmo valor).

A versão grátis tem:

  • Datas recorrentes
  • Acesso em mais de 10 plataformas
  • Sub-tarefas e sub-projetos
  • 4 níveis de prioridade
  • Máximo de 80 projetos ativos
  • Máximo de 5 pessoas por projeto

Além dos itens acima, a versão premium também tem:

  • Máximo de 200 projetos ativos
  • Máximo de 25 pessoas por projeto
  • Etiquetas
  • Lembretes
  • Notificações geográficas
  • Tarefas adicionadas por e-mail
  • Comentários nas tarefas e projetos
  • Upload de arquivos nas tarefas
  • Backup automático
  • Sincronização com calendários
  • Gráficos e registro de produtividade
  • Template de projetos

Já a versão businness oferece:

  • Máximo de 50 pessoas por projetos
  • Cobrança centralizada para grupo
  • Administração de membros de time
  • Prioridade para atendimento de dúvidas
  • Registro de tarefas
  • Fatura completa
 
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Adição rápida de tarefas e caixa de entrada

Uma das maiores belezas do Todoist é que ele põe em prática um conceito do GTD extremamente útil: a caixa de entrada. Esse é o lugar onde você coloca todas as ações e compromissos não organizados.

Registre tudo o que precisa da sua atenção em um só lugar e tire um tempo por dia para analisar item por item. Só de saber que você não deixou nada importante passar (e nem está confiando na memória para te lembrar das coisas) já tira um enorme peso das costas.

O Todoist também evoluiu bastante para garantir que a adição de tarefas seja o mais rápido possível. Você pode adicionar cinquenta itens seguidos com apenas um clique, sem nunca sair do campo de edição de tarefas. Usabilidade máxima.

Tarefas e sub tarefas

Todas as tarefas e projetos (na versão premium) podem ter até três níveis. Isso te permite cadastrar processos mais complexos:

Postar um texto no blog (tarefa mãe)
    Revisar o texto (sub-tarefa)
         Corrigir erros gramaticais (sub sub-tarefa)
         Evitar a repetição de palavras
    Decidir o título
    Agendar para o dia X
    Inserir a categoria
    
Se você concluir a tarefa mãe, todas as outras tarefas são concluídas automaticamente. Isso te poupa bastante tempo e ajuda a visualizar a ordem lógica do processo.

Projetos pequenos, geralmente confundidos com tarefas (limpar a casa, publicar um vídeo, prestar contas do projeto Y), se dão muito bem com essa funcionalidade, já que você consegue quebrar uma grande ação em pedacinhos pequenos e claros.

Isso também vale para projetos. Você pode ter o projeto “Limpeza” e um sub-projeto para cada cômodo da casa. Um projeto “Faculdade” e um sub-projeto para cada matéria. Ou um projeto “Trabalho” e diversos sub-projetos para cada fase do seu trabalho. O céu é o limite.

Cores de projetos e temas

O Todoist também te permite colorir os seus projetos. Você pode associar cada cor a uma área da vida ou a um estágio do seu trabalho e ir criando os projetos de acordo.

 
Fonte: Eu Organizado

Fonte: Eu Organizado

 

Por exemplo: azul para os projetos relacionados à saúde, amarelo para os projetos financeiros, verde para os projetos profissionais e assim por diante. Quem tem a versão paga ganha mais opções de cores para os projetos. Além disso, todo mundo pode mudar a cor geral do aplicativo. A versão versão grátis tem 4 opções e a versão paga tem 10.

Visão semanal

Assim que você abre o Todoist, ele te apresenta todas as suas tarefas atrasadas e as tarefas do dia. Essa visão pode ser mudada. Basta ir em Configurações Todoist > Geral > Página inicial.

Você pode escolher ver só as tarefas atrasadas, só as tarefas do dia ou ver todas as tarefas e compromissos dos próximos sete dias. Pode escolher que o aplicativo abra sempre na opção “busca” ou que mostre sempre todas as tarefas do projetos X. Essa opção é bastante personalizável. O aplicativo também já tem a visão semanal embutida, na barra esquerda superior.

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Comentários

Para quem tem versão paga, os comentários estão liberados. Você pode comentar em uma tarefa ou diretamente na raiz de um projeto. Sabe quantas centenas de portas essa funcionalidade te abre? Muitas centenas.

Você pode colocar checklists, diretrizes, detalhes e todo tipo de guia em todas as suas tarefas e projetos. E, claro, pode também fazer upload de arquivos.

Para fazer isso, é só clicar no clipe de papel. Você pode pegar o documento direto do seu computador, do Google Drive ou Dropbox (uma das minhas funcionalidades favoritas! Isso poupa muito tempo e trabalho). Os comentários também aceitam gravações de voz e emoticons.

Datas inteligentes

Se você achava que o Todoist era mais um aplicativo normal sem formação superior, pense duas vezes. Esse bandido é bastante inteligente. Aposto que até fez mestrado.

Não é nenhuma surpresa que exista espaço para colocar data: o surpreendente mesmo é o quão sagaz essa funcionalidade consegue ser. Alguns exemplos do que você pode escrever:

  • A cada X dias
  • A cada X semanas
  • Todo dia X
  • Toda terça, quarta e quinta
  • Toda primeira segunda do mês
  • Todo mês X
  • No dia das mães
  • No natal
  • No dia dos namorados
  • Todo dia X, começando em 01-09-2016
  • Todo sábado, começando em 01-09-2016 e terminando em 29-09-2016
  • No fim do mês (último dia útil do mês atual)
  • No meio do mês (dia 15 do mês atual)
  • Às 6:00 pm (de hoje)
  • 5 dias (ou seja, 5 dias a partir de hoje)
  • Todos os dias da semana (incluindo sábado e domingo)
  • Todos os dias de semana (excluindo o fim de semana)
  • 2 horas (para daqui a duas horas, no dia de hoje)
  • A cada! X dias

Suas tarefas recorrentes nunca mais serão as mesmas.

Você pode ter todo o tipo de repetição possível e imaginável. Pode dizer quando uma certa tarefa recorrente começa e quando ela termina. Pode fazer com que a recorrência se baseie no dia da semana e não dia do mês. Pode escrever as datas comemorativas por extenso. Enfim, pode ir à loucura.

Um dos hacks poucos conhecidos do Todoist é aquele listado por último. Quando você colocar um ! depois da palavra ‘cada’, algo muito fantástico acontece.

Vamos supor que você tenha a tarefa “lavar o carro a cada 3 dias”. No sábado, você lava o carro e conclui a tarefa. Terça-feira você vai precisar fazer a mesma coisa e assim por diante. Agora vamos supor que a sua tarefa seja “lavar o o carro a cada! três dias”. Você lava no sábado, conclui a tarefa, mas acaba passando por um terreno em obras na segunda-feira. O carro ficou super sujo e você resolve lavar ele antes da próxima data prevista.

Se a sua tarefas tiver um ! o Todoist vai recalcular a data com base no dia em que a tarefa foi concluída. Nesse caso, ele contaria os próximos 3 a partir da segunda-feira - e não da terça. Isso é um presente divino para quem agenda tarefas recorrentes não obrigatórias. Você pode decidir por alto de quanto em quanto tempo vai fazer certa coisa.

Mas se a programação mudar, você não precisa entrar em conflito e ficar esperando até o dia certo para dar check na tarefa. A tarefa não sofre (sendo alterada porque se passaram mais dias do que o programado entre uma execução e outra) e você também não.

Outro hack pouco conhecido: quando você estiver digitando uma tarefa, o Todoist vai realçar automaticamente as partes que dizem respeito à data. Se você estava digitando alguma coisa e o Todoist realçou palavras que não dizem respeito à data, baste clicar em cima delas para fazer essa função desaparecer. Para saber mais sobre datas recorrentes, clique aqui.

Projetos compartilhados

Uma excelente solução pra qualquer trabalho em grupo. O Todoist te permite convidar uma certo número de pessoas (dependendo se a sua versão é paga ou não) para os seus projetos.

A última atualização do Todoist melhorou muito o sistema de notificações, aliás. Ao invés de te encher de spam com todos os passos de todas as pessoas do seu projeto compartilhado, elas são em blocos inteligentes de atividades.

Também é possível designar as tarefas para uma pessoa específica. Ao fazer isso, a foto da pessoa aparece do lado da tarefa e a vida de muitas equipes são automaticamente facilitadas.

Prioridades, etiquetas e filtros

As prioridades são bandeiras que você pode colocar nas tarefas: vermelha (1), laranja (2), amarela (3) e branca (4). Quando a tarefa for tão pouco importante a ponto de não ter nenhum nível de prioridade, é só deixar com a bandeira branca.

As etiquetas são palavras coloridas que aparecem embaixo da sua tarefa. Elas podem ser muitas coisas:

  • Contexto. Onde você precisa estar para fazer essa tarefa?
  • Subprojeto. Dentro do projeto faculdade, você pode etiquetar as tarefas de acordo com as suas matérias
  • Tempo. Quanto tempo livre você precisa ter para concluir essa tarefa?
  • Energia. Você precisa de energia baixa ou alta para fazer essa tarefa?
  • Pessoas. Com quem você precisa falar ou estar junto para concluir essa tarefa?
  • Humor. O que você pode fazer quando estiver se sentindo desanimado? E quando estiver precisando descansar?

Na barra de ferramentas, você clica em ‘etiquetas’ e pode rapidamente filtrar todas as suas tarefas que caem dentro daquela mesma categoria. Pra saber mais detalhes sobre como usar as etiquetas, leia esses dois textos: como usar etiquetas em sua lista de tarefas do Todoist & um guia completo de como usar as etiquetas do Todoist.

Os filtros são as lentes pelas quais você filtra as suas tarefas. Eles não aparecem na tarefa em si, servem apenas para que você escolha quais tarefas quer ver. Essa funcionalidade é especialmente boa para as pessoas que tem muitas tarefas por dia (como 20 ou 30). Você pode...

  • Filtrar por prioridade
  • Filtrar por tarefas com prazo
  • Filtrar por tarefas sem data
  • Filtrar por responsável
  • Filtrar por tarefas atrasadas
  • Filtrar por projetos. Você também pode ver as tarefas de mais de um projeto de uma vez só. Basta escrever p:projeto1 | p:projeto2
  • Filtrar por etiquetas. Assim você vê apenas as tarefas que você precisa fazer em casa que duram mais de uma hora, por exemplo.
  • Filtrar por tarefas atrasadas que estão com certas etiquetas
  • Filtrar por estado de humor. Tenha uma etiqueta @relax e ponha ela e todas as tarefas que você pode fazer quando estiver precisando descansar. Crie um filtro com @casa & @relax para saber tudo o que você pode fazer quando estiver casa precisando descansar

Outro hack pouco conhecido: no campo do filtro, se você colocar !@casa, o aplicativo puxa todas as tarefas que NÃO tem o filtro de casa. Para saber mais sobre como usar os filtros, leia esse texto.

Karma

As pessoas que curtem uma competição vão adorar essa funcionalidade. Uma das características mais diferentes, criativas e altamente eficazes do Todoist.

Ele funciona assim: quanto mais tarefas você adicionar, editar ou concluir e quanto mais ajuda você pedir para o centro de atendimento do Todoist mais pontos você ganha. Quanto mais pontos você ganha, mais rápido você sobe de nível.

Os níveis são: iniciante, novato, intermediário, profissional, expert, master, grão-mestre e iluminado. Quanto mais alto é o seu nível, menor é a quantidade de pontos que você ganha por tarefas concluídas e adicionadas. A frequência com a qual você ganha pontos também vai diminuindo ao longo dos níveis.

E ele fica ainda mais divertido quando você não o leva a sério demais nem começa a comparar o seu com os das outras pessoas. Você também pode definir metas de tarefas semanais e diárias. Você pode mudar isso clicando em Metas e configurações do Karma. Você pode querer cumprir pelo menos 5, 10 ou 15 tarefas diárias. Ou 20, 30 0u 50 tarefas semanais.

Assim, o Todoist te diz há quantos dias e semanas você tem mantido a sua meta. Na aba do Karma, lá embaixo, tem o campo “dias seguidos” e “semanas seguidas”. Essa é a corrente de produtividade que você conseguiu manter até agora.

 
 

Ainda nas configurações, você pode dizer quais vão seus os seus dias de folga. Nesses dias você não precisa atingir a sua meta diária. Você pode não concluir tarefa nenhuma e o seu Karma não vai cair. Quando você entrar de férias, você também pode ligar o modo férias e deixar o seu Karma dormindo.

Log de tarefas e projetos arquivados

Dentro das configurações do Todoist você pode clicar em 'ver o registro de atividades' para ter um relatório de todas as suas tarefas. Esse log de atividades pode ser filtrado por pessoa, projeto e ações (tarefas concluídas, adicionadas, atualizadas, excluídas ou comentadas). Ele aparece em ordem cronológica, de hoje até o seu primeiro dia de uso.

Na barra lateral esquerda, lá embaixo, você também pode ver todos os seus projetos arquivados. Para arquivar um projeto, clique nas três bolinhas que aparecem no lado direito deles e depois clique em 'arquivar'.

 

Hacks pouco conhecidos do Todoist

Vamos falar agora dos recursos e atalhos espertos que não costumam ser muito divulgados. A começar pelos atalhos e formatações:

> p1, p2 ou p3 ou !!2, !!!3 para adicionar prioridades às tarefas
> @nome para adicionar etiquetas
> #nome para designar aquela tarefa a um projeto
> Se você usa o aplicativo no MAC, aperte command + shift + A para adicionar uma tarefa sem estar dentro do Todoist
> www.exemplo1.com.br (Tarefa 1) para renomear uma tarefa com um link. O título da tarefa vai ser aquele que estiver entre parênteses.
> !! Exemplo 2 !! para colocar uma palavra em negrito
> __ Exemplo3 __ para colocar uma palavra em itálico

Fonte: Todoist oficial

Fonte: Todoist oficial

Coloque um * antes da tarefa para que ela não possa mais ser concluída. O quadradinho para checar vai desaparecer. Isso pode muito útil para estruturar processos maiores ou para evitar que uma tarefa mãe importante seja concluída por acidente.

O Todoist também oferece a opção de criar templates.

Vamos supor que você montou uma estrutura complexa de várias tarefas, sub-tarefas e sub sub-tarefas. Para copiar essa estrutura para outro projeto sem precisar escrever tudo de novo, vá em ações da tarefa > exportar como modelo e salve o arquivo gerado em algum lugar do computador.

Clique no novo projeto, vá em ações da tarefa > importar de um modelo. Selecione o arquivo que você acabou de salvar no seu computador. Assim você pode renovar as tarefas e manter a estrutura.

Você também pode exportar todas as suas tarefas com datas para um calendário. Indo em configurações Todoist > Feed iCalendar você ganha um link para as suas tarefas do Todoist. Integre esse link para o seu calendário digital e ele vai mostrar todas as suas tarefas nos dias certos.

Se você usa algum produto da Apple, essa integração já é naturalmente disponibilizada pelo aplicativo.

 

Vale à pena ter a versão paga?

Uma resposta fiel para essa pergunta depende de muitos fatores: quantidade de tarefas, quantos projetos você administra, o quão complexa é a sua estrutura de organização, se você gosta de ferramentas digitais ou não, etc. Mas eu posso dizer duas coisas com toda a certeza. Primeira: a versão premium vale muito à pena. As vantagens dadas pelo Todoist ultrapassam o preço da assinatura.

Segunda: se você é uma pessoa com muitas tarefas e projetos, trabalha em equipe ou está em um momento de vida muito exigente, comprar a versão premium pode ser especialmente vantajoso.

Quanto mais você usar os recursos e quanto mais áreas da vida você administrar, mais vale à pena ter a versão paga. Mas se você é uma pessoa analógica, que prefere o papel, a caneta e a agenda e que não tem tantas responsabilidades ou níveis de preocupação assim, experimente começar com a versão grátis.

A melhor forma de saber qual versão é melhor para você é usando. Teste integrar o Todoist na sua rotina de organização por duas ou três semanas antes de tomar a decisão. Se você se achar tendo mais trabalho ou sofrendo limitações por causa da versão grátis, faça um upgrade pra versão premium por um mês. Mas se ela te servir perfeitamente e você nem lembrar dos recursos premium, ótimo. Você achou a sua cara metade.

 

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