8 hábitos para melhorar a sua administração do tempo

Será que vocês já estão de saco cheio de me ouvir falar sobre hábitos? Espero profundamente que não, porque esse vai ser um tema recorrente aqui pelo blog. Conforme eu disse nesse texto aqui, hábitos são os pilares da nossa existência.

Tudo o que fazemos termina remontando aos nossos costumes, tendências enraizadas e ações repetidas que viemos tomando ao longo dos anos. Trazer mais consciência para a forma como estamos vivendo os nossos dias é absolutamente essencial para conseguirmos ser mais produtivos, organizados & encaixados na vida.

Então relaxa, puxa uma cadeira e venha tomar um café.

Quero te contar quais são os hábitos que vão ser os aliados mais queridos para você administrar bem o seu tempo & deixar o seu dia-a-dia super otimizado.

 
 

Eu levei alguns anos batendo a cabeça com vários esquemas diferentes, sempre tentando produzir mais, melhor e com mais paz de espírito. Pesquisa daqui, pesquisa dali, testa várias coisas diferentes, conversa com pessoas, lê livros, dá com a cara na parede, começa de novo.

Toda essa experimentação terminou me levando à conclusão que sim: a gente pode inventar muita moda, mas a verdade é que não precisamos de sistemas super complexos, eruditos e diferentões para sermos produtivos.

Não precisamos usar todos os aplicativos disponíveis no mercado para descobrirmos qual é a melhor forma de usar o nosso tempo e tampouco precisamos de centenas de rotinas organizativas para manter tudo em dia.

O que não significa que não devemos experimentar coisas novas e abrir a nossa mente para enquadramentos inesperados – e sim que a gente realmente não precisa de muita coisa para gerir bem o nosso tempo.

Uma combinação saudável de alguns hábitos fundamentais, com bastante persistência e autoconhecimento já cura aqueles sentimentos de perda de tempo, estresse, confusão e cansaço.

Afinal de contas, tempo é um dos nossos bens mais preciosos. É uma energia finita, volátil e única que não merece ser displicentemente desperdiçada.

 

Planeje o seu dia 

Começando pelo início, uma das coisas que mais deixa o meu dia tranquilo é o hábito de tirar 10 ou 15 minutos todas as manhãs para criar o tom e as intenções do meu dia.

Já fui uma usuária intensa do GTD (para saber mais sobre esse método clique aqui), mas terminei descobrindo que eu funciono muito melhor com outro esquema: mais livre, flexível e que exige menos manutenção.

Todos os dias de manhã eu abro um caderno e escrevo: as três principais vitórias do dia – se eu só fizesse essas três tarefas hoje, me sentiria orgulhosa e com um senso de dever cumprido? –, a meta número 1 que eu estou tentando alcançar no momento e as mudanças de hábito com as quais eu me comprometi.

Começar o dia imaginando como ele vai ser e criando uma intenção para ele faz toda a diferença.

Esse hábito me deixa mais tranquila, menos ansiosa e com um senso muito maior de poder e autonomia. Como trabalho em casa e a minha rotina é bastante flexível, cada dia pode ser largamente diferente do outro – e está tudo bem.

Algumas pessoas fazem esse processo na noite anterior.

Com certeza existem várias vantagens de planejar o seu dia com antecedência (o seu sono pode ser mais tranquilo, já que você já sabe como quer que o dia seguinte aconteça, por exemplo), mas para mim nunca funcionou. De noite eu já estou cheia de sono, preguiça e querendo mais é me encostar e dormir. De manhã, por outro lado, fico mais animada e esperançosa.

Detalhe importante: faça esse planejamento antes do seu trabalho pesado e intenso e não caia de cabeça nas redes sociais até ter cumprido esse hábito.

 

Agrupe tarefas similares

Esse aqui começou a ser colocado em prática bem recentemente e sei que eu cheguei atrasada pra essa festa, mas bem. . . antes tarde do que nunca.

Agrupar tarefas similares significa que, antes que a semana comece, você vai olhar para a sua agenda e separar um bloco de tempo para se dedicar à apenas um tipo de tarefa.

Isso aumenta muitíssimo o nosso foco e nos faz poupar muita energia – tipo, muita mesmo! Pode parecer que não, mas quando a gente vive trocando o nosso objeto de atenção a gente se fatiga muito mais e com muito mais rapidez.

Agrupar tarefas similares funciona melhor e pode realmente salvar a sua pele se você apenas estuda, trabalha em casa, é empreendedor ou faz os seus próprios horários. Se horários flexíveis é algo que você tem, agrupar tarefas similares e criar blocos de tempo predeterminados vai fazer uma baita diferença no seu dia.

Mas isso vale, obviamente, até para as pessoas que trabalham fora ou que precisam cumprir horários rígidos. Estabelecer que todo domingo de tarde é hora de arrumar a casa e que toda terça de manhã é o seu horário de estudar pro seu curso de inglês, por exemplo, vai fazer com que a sua semana já comece mais organizada.

Sem falar do nível de intencionalidade (o quanto que você transfere as suas intenções e desejos para a sua vida prática), que aumenta astronomicamente.

 

Bloqueie as distrações

Eu sei que eu vou chover no molhado agora, mas me dá essa moral.

Se você continuar fazendo força para se concentrar, trabalhar intensamente e ser super produtivo com o celular, videogame, televisão, parentes, amigos e Facebook aberto do lado, te garanto: você vai terminar gastando muito mais tempo e energia.

Você precisa eliminar e bloquear, minimamente, as suas maiores fontes de distrações de verdade, não só pra inglês ver.

Faça assim: pense na sua distração número um. Aquela que sempre te pega pelo pé, que sempre te faz ser puxado para um vórtice todo próprio e que termina lutando por atenção justamente quando você gostaria sendo produtivo.

Pensou?

Agora pense em algumas formas de bloquear essa distração – não o dia inteiro, mas pelo menos nos momentos mais cruciais.

Pra mim, na prática, isso quer dizer colocar o celular em modo avião e deixar ele bem longe da minha mesa. Às vezes ele fica na sala, às vezes coloco ele dentro do armário. A tentação de ficar vendo as minhas notificações a todo instante é grande, então eu preciso estar um passo à frente dela.

Volto a mexer no celular assim que eu termino a minha primeira tarefa do dia, uma daquelas que estavam na minha lista. Lá pela hora do almoço eu pego o celular novamente e me atualizo com o mundo.

 

Dê uma margem de tempo

Quando você for planejar a sua semana e tiver com todos os seus compromissos e blocos de tempo na sua frente, lembre-se: nem tudo acontece conforme planejamos.

Ser produtivo e ganhar mais tempo também significa estar preparado para os contratempos. Desse jeito, se a Lady Murphy colar em você, nem tudo estará perdido.

Eu colocava esse hábito bastante em prática quando estava na faculdade e trabalhava fora. Mas demorei meses para aprender que era bastante improvável que eu saísse de tal lugar às cinco da tarde e conseguisse começar a estudar às seis em ponto.

Mesmo quando comecei a trabalhar em casa o meu horário era muito irreal.

Eu programava blocos de tarefas muito colados uns com os outro e não dava tempo suficiente para o descanso. Vai por mim: coloque uma boa gordura de margem entre os seus compromissos e blocos de tempo; um pouco mais do que talvez você esteja inclinado a achar.

Isso vai te poupar bastante frustração.

 

Anote o seu tempo

Muitos de nós vivem dizendo que adorariam ter mais tempo, mas a verdade é que boa parte das vezes a gente mal sabe porque queremos isso. Ter mais tempo por ter mais tempo não quer dizer nada.

O que você realmente faria de útil se conseguisse administrar melhor as suas vinte e quatro horas? Você tem consciência de com o que você anda gastando o seu tempo?

Até o melhor de nós acaba jogando um pouco de tempo fora, se distraindo e ficando ocioso. Até aí, nada demais. Como já aprendemos, descansar e reservar tempo para o ócio criativo é muito importante.

Mas passar o dia inteiro ocupado, realizando mil tarefas diferentes e estando à par de tudo o que está acontecendo não significa, necessariamente, ser produtivo. Andar pra frente com os seus projetos e cumprir as suas metas aos pouquinhos é muito diferente de simplesmente “ter muito o fazer”.

Para ganhar mais clareza de para onde está indo o seu tempo, use o Toggl. Falei mais dele (e de outros bons aplicativos que nos ajudam a administrar melhor o nosso tempo) aqui nesse texto, mas reafirmo: ele fez muita diferença no meu fluxo de trabalho.

Ele serve para que você registre as tarefas e os projetos nos quais você está trabalhando. Pelo aplicativo ou pela web, você usa um timer para dizer quando começou e quando terminou de fazer tal coisa.

Use por alguns dias, nem que seja só para o seu trabalho e atividades profissionais, e entenda de verdade onde você gastando o seu tempo. Fazer essa análise fria & honesta é essencial para criarmos estratégias boas e eficientes de gestão do tempo.

 

Elimine as tarefas inúteis

Pegando carona na dica anterior, é importante lembrar exatamente qual é o tipo de atividade que você deveria eliminar do seu dia-a-dia: as que não são nem importantes e nem urgentes.

Sou uma fã convicta da matriz de Eisenhower, que já foi rebatizada e levemente modificada por vários especialistas em gestão do tempo ao longo dos anos. Ela nos diz que existem quatro tipos de atividades básicas: as importantes e urgentes, as importantes que não são urgentes, as urgentes que não são importantes e as que não são nem um nem outro.

Pra entender melhor essa teoria, leia esse texto aqui onde falo mais sobre ela. O grande barato desse quadrante é que ele revela exatamente onde está o buraco negro que consome o nosso tempo e que não nos dá nada em troca: as tarefas não importantes e nem urgentes!

Sabe aquelas coisas que você faz que não eram vitais para a sua existência e que, depois, você nem lembra de ter feito? Essas são as coisas inúteis e com elas você precisa ser intransigente: elimine, elimine, elimine.

Leve essa consciência pra sua rotina e tente dar um flagra em você mesmo quando reparar que está fazendo algo dessa categoria. Pare, anote o que estava fazendo e veja quantas vezes você repete essa atitude ao longo do dia.

É importante lembrar que lazer e distração nem sempre significam perda de tempo. Olhar as redes sociais pode ser algo relaxante, caso você esteja fazendo isso conscientemente em alguns momentos pontuais do dia.

Mas olhar o celular compulsoriamente e daqui a duas horas não ser nem capaz de lembrar o que tinha de tão interessante assim nele é o tipo de coisa que exige tempo, mas não te dá nada em troca.

 

Aprenda a dizer não

Para os outros e para si mesmo, aliás.

Se você quiser ter tempo para ir atrás de todos os projetos, metas e objetivos de vida que são relevantes e importantes para você de verdade, alguma coisa vai precisar ficar para trás.

A gente pode fazer (quase) qualquer coisa que a gente quiser nessa vida, mas não podemos fazer de tudo. Acredite, eu já tentei.

Quais coisas você precisa deixar de fora para que possa passar tempo indo atrás do que você realmente quer? Quais costumes, tendências, eventos sociais, hábitos que desperdiçam o seu tempo, pessoas e atividades extras estão bloqueando a sua energia?

Nem sempre é possível, mas deveríamos passar a maior parte do nosso tempo fazendo as ações necessárias para chegar onde queremos. Será que você se comprometeu em fazer algo para alguém que está te tirando muito tempo?

Será você assumiu mais responsabilidades do que consegue carregar? Será que está colocado o peso do mundo inteiro nas costas sem delegar nada para ninguém?

Será que está repetindo comportamentos nocivos e inúteis de dez anos atrás ao invés de fazer uma força para abrir espaço para novas experiências? Faça uma lista de tudo o que você não quer fazer mais.

A lista pode ser grande, mas você precisa atacá-la aos poucos.

Uma das coisas que eu não quero mais fazer é passar tanto tempo no celular e nas redes sociais, por exemplo. Esse é o meu ladrão de tempo número um e eu realmente precisei tomar uma ação consciente para fazer algo a respeito de todo aquele tempo que eu andava perdendo.

Saber o que você não vai mais fazer é tão importante quanto saber o que você quer fazer. Afinal, todos nós temos pelo menos um pouco de livre arbítrio e às vezes depende apenas da gente liberar mais tempo, espaço e energia para ir atrás do que realmente importa.

 

Use o pomodoro

Você provavelmente já ouviu falar dessa técnica, mas vale à pena lembrar que esse é um ótimo jeito de exigir um cado mais atenção & concentração de si mesmo quando precisamos ser mais produtivos.

Você coloca um timer para contar pelo menos 25 minutos e essa é a quantidade de tempo pela qual você vai se dedicar à uma tarefa de maneira focada e intensa.

Será um período de ação elevada, idealmente sem distrações.

Quando esse timer terminar você conta mais 5 ou 10 minutos no relógio: esse é o tempo para você, literalmente, sair da onde você está e ir fazer outra coisa. Faça pelo menos três ciclos assim antes de dar uma pausa maior de 15 ou 30 minutos.

Isso é o que é o pomodoro.

É super útil para quando você precisa de um pequeno incentivo externo para realmente se concentrar no que você tem à sua frente. Sem falar que você pode até planejar todo o seu dia de acordo com a quantidade de pomodoros que você tem disponível.

Por exemplo, se você tem toda a tarde livre depois do almoço você pode contar que vai ter pelo menos oito pomodoros para se concentrar em certo projeto. Algumas pessoas adaptam um pouco essa técnica e fazem blocos maiores do que 25 minutos.

Se você já sabe de antemão que a sua atividade vai ser intensa, talvez valha à pena predeterminar que os seus ciclos de trabalho vão ser de 40 ou 50 minutos. Mas lembre-se: o ideal seria não passar mais de uma hora sem dar uma pausa.

Quando essa pausa chegar, faça ela valer: pegue um copo de água, tome um café, olhe pro céu, dê uma caminhada lá fora, vá na padaria, brinque com o seu cachorro, leia algumas páginas de um livro - qualquer coisa que seja bem diferente do você estava fazendo.

Simples e bastante efetivo.

 

Concluindo

Você tem algum hábito que te faz ser mais produtivo? Alguma estratégia que te permite aproveitar melhor o tempo? Conta pra mim nos comentários, vamos trocar umas figurinhas.

Se algum desses hábitos foi novidade pra você, escolha (agora!) pelo menos um deles para colocar em prática hoje ou amanhã. Firmar compromissos mais saudáveis & otimizados fazem a nossa vida ir cada vez mais pra frente, galera.

Mas nada de ficar encanado: faça o que estiver ao alcance do seu braço no momento presente. Se hoje for um daqueles dias de ovo virado, guarde esse link e volte amanhã.

As ideias vão continuar aqui esperando por você. 🙂


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