Ideias para organizar as suas tarefas e as suas metas com o Trello

De todos os cantos e recantos dos programas ou ferramentas online de organização que eu já usei, o Trello foi um dos primeiros. Acho que fiquei sabendo dele antes mesmo de conhecer e me apaixonar pelo Todoist, na verdade. Ele é amor antigo e estava mais do que na hora de pagar os meus respeitos à essa ferramentas maravilhosa aqui no blog.

Começando do princípio, digo que eu recomendo o Trello especialmente para as pessoas que são visuais e que aprendem e fixam as coisas quando elas realmente vêem essas coisas na sua frente.

O Trello é um site que funciona com base em quadros, listas e cartões. Cada quadro pode ter um tema diferente (divididos por categorias, projetos, áreas da vida, metas, o céu é o limite) e, dentro de cada um deles, existem listas verticais e pequenos cartões dentro dessas listas. Já deu pra ver que as possibilidades são muitas, né?

Um dos melhores métodos de produtividade para colocar em ação junto com o Trello é o kanban – um jeito de lidar com as suas tarefas que se assemelha à forma como os carros são montados numa linha de produção. Prometo fazer um outro texto sobre o kanban e indicar os melhores sites para que você use essa técnica no seu dia-a-dia.

Mas, focando no convidado de honra de hoje, a verdade é que você pode fazer praticamente qualquer coisa no Trello. E isso me trás ao segundo ponto mais importante desse pequeno prefácio: não tome esse guia como sendo a verdade absoluta sobre como usar essa ferramenta. Eu vou inserir nessas dicas a minha visão e o meu posicionamento de como as coisas devem ser organizadas – mas é claro que isso pode não descer redondo para o seu estilo de vida ou para a sua personalidade.

E tudo bem. 😌

Eu quero mesmo é inspirar você a enquadrar as suas pontas soltas e os seus projetos de uma forma diferente e, caso você nunca tenha ouvido falar do Trello, a levar ele para um teste drive e ver o que acontece.

O princípio da vida, do universo e tudo o mais é bem simples: você não precisa de muita coisa para se organizar. Qual ferramenta você vai escolher (se analógica ou digital), quantas ferramentas você vai manter e atualizar ao mesmo tempo (uma, duas ou seis) e qual é a forma que mais funciona pra ti (listas, quadros ou uma combinação dos dois) são coisas bem pequenas perto do que o princípio geral da organização pode fazer pela sua vida.

Se você está precisando de um empurrão para colocar as coisas em ordem, endireitar os pensamentos e dar cabo das suas tarefas, ele está aqui. 🥊

 
 

O que é o Trello?

Como já disse ali em cima, o Trello é um site gratuito – que também tem aplicativo para todas as plataformas – que te permite criar quadros, listas e cartões. Você pode usar ele com a conta gratuita ou, por cinco dólares mensais, assinar a versão Gold.

Também dá para ter acesso à essa versão Gold convidando pessoas para o site através de um link personalizado que eles associam ao seu nome.

Para além das coisas básicas, o Trello expandiu bastante as suas asinhas nos últimos anos e trouxe os power-ups para a mesa: extensões e associações com outros sites que vão te permitir enriquecer e aprofundar a experiência no Trello. Para dizer os nomes só alguns sites que agora são parceiros deles: Dropbox, Evernote, Giphy, Hangouts, Google Drive, Github, Harvest, Jira, Mailchimp, Slack, Twitter e vários outros. Para ver a lista completa clique aqui.

Você pode deletar qualquer lista ou quadro quando quiser, mas pode também só arquivar eles e tirá-los da sua vista. Dá para convidar pessoas para participarem e editarem o seu quadro – e aqui entra uma das possibilidades mais divertidas do Trello: o trabalho em equipe.

Você pode controlar e planejar absolutamente qualquer coisa com o seu time se você montar um quadro e chamar o pessoal. Em cada pequeno cartão, dentro das listas, você pode adicionar comentários, marcar as pessoas específicas pelo nome, colocar checklists, adicionar uma data à aquele cartão específico (ótimo para quando você criar tarefas ou metas que tenham prazos) e até mesmo adicionar anexos.

Dá para criar etiquetas também e atribuir nomes e cores específicas à cada uma delas. Você pode linkar um cartão de um quadro A para outro cartão lá no quadro C e ele coloca um link bem prático para você se movimentar rapidamente entre os dois.

Dá para mudar os fundos da tela, dá para “assinar” um quadro e receber as novidades dele regularmente e em todo cartão o Trello mostra o histórico de todas as mudanças que foram feitas nele – comentários acionado, fotos adicionadas e coisas assim.

Não há nenhum grande mistério ou pulo do gato aqui.

A coisa toda é realmente simples e, por isso mesmo, bem efetiva e cheia de possibilidades. Você pode usar Trello como agenda, já que ele tem uma visão modesta de calendário. Você pode usar ele como um quadro de referências e colecionar fotos, links ou vídeos para um projeto que você quer começar.

Você pode administrar as suas tarefas, projetos e metas com ele (já já a gente fala sobre como fazer isso), você pode criar uma lista de livros para ler e fazer um levantamento bem completo da sua biblioteca (ou das suas roupas, dos seus filmes, etc.) e você pode gerenciar as suas equipes e as diferentes fases do seu trabalho das quais você está encarregado atualmente.

Ele tem tantas opções quanto existem ideias diferentes nesse planeta.

 

Organizando as tarefas e os projetos

Antes de tudo, como é de praxe, eu vou recomendar que você coloque em prática aquele bom e velho conceito do GTD que já salvou a minha vida várias vezes: anote tudo o que estiver na sua mente em um lugar seguro e revise essa lista depois.

Eu nunca consegui colocar isso em prática no Trello, então fica aí o PS. Pode ser que você prefira capturar as suas ideias e as coisas que você precisa fazer em outro lugar e depois distribuir elas na sua lista de tarefas. Mas você pode também criar um quadro para ser a sua “caixa de entrada” e colocar ali várias listas com temas diferentes e ir escrevendo nos cartões as coisas que você precisa fazer.

Isso aí é preferência do freguês.

O mais importante é que você tire tudo da sua cabeça e, com frequência, vá colocando as suas tarefas e pontas soltas em um lugar seguro. Crie um quadro chamado “lista de tarefas”, ou algo parecido, e depois crie as listas necessárias para representarem os seus contextos.

Esse é outro princípio do GTD que eu apoio e que ajuda bastante a nossa rotina. Um contexto é o lugar (físico, mental ou emocional) no qual você precisa estar para poder cumprir aquela tarefa.

Pense um pouco sobre quais contextos existem na sua vida e vá criando as listas de acordo com as suas respostas. Opções bem comuns de contextos são, por exemplo: em casa, na casa de fulano, na faculdade, no shopping, no mercado ou na rua, online no computador, quando estiver descansando, quando quiser aprender algo novo, etc.

E ah, vale lembrar que alguns projetos ou áreas de vida também podem ser contextos, se isso fizer sentido para você. Um contexto pode ser também um lugar na sua mente no qual você precisa estar para resolver aquelas tarefas. Se você anda super envolvido com a compra da sua nova casa e isso já vive na sua mente, de tanto que você anda pensando nela, esse pode muito bem ser um contexto atual.

Crie um cartão para cada tarefa e use o espaço do comentário para adicionar qualquer informação extra que possa ser útil. Quando aquela tarefa tiver sido feita, clique em “arquivar” (no menu à direita) e depois em “deletar cartão”.

Você também pode seguir a lógica do kanban e criar três listas dentro do seu quadro de tarefas: para fazer, fazendo e feito. Isso é especialmente legal de se fazer se você estiver usando o Trello exclusivamente para o seu trabalho ou junto com a sua equipe.

O bom dessas três únicas listas é que você não corre o risco de querer dar um passo maior do que a sua perna: você simplesmente vai empilhando o que precisa realmente ser feito (talvez criando um sistema de cores para indicar as prioridades e colocando essas etiquetas coloridas nos cartões) e só puxa para a lista de “fazendo” as coisas que você real e praticamente vai conseguir fazer ao longo daquele dia.

E para dar uma organizada nos seus projetos a ideia é a mesma: crie um quadro para eles e, se isso te facilitar, crie uma lista para cada grande área da sua vida: carreira, relacionamentos, saúde, finanças, trabalho, desenvolvimento pessoal, etc.

Você pode também, por outro lado, colocar apenas uma lista dentro do seu quadro “lista de tarefas” com o nome “projetos” e criar um pequeno cartão para cada projeto. Eu preferiria essa opção, na verdade.

Não gosto de criar vários e vários quadros com poucas listas dentro deles e precisar ficar indo-e-vindo o tempo todo. Tem um bocado de textos aqui no blog sobre projetos, então vou te deixar livre para fuxicar sobre esse tema aqui.

Mas o simples ato de criar um cartão com o nome do seu projeto e usar os comentários, as datas e as checklists do Trello para especificar exatamente o que você quer conseguir com aquilo já vai fazer milagres. Mesmo.

O importante é criar um pequeno espaço para que você pense sobre e esclareça os objetivos dos seus projetos e deixem eles vir à luz. A forma específica como você vai fazer isso no Trello vai ser aperfeiçoada ao longo do tempo várias e várias vezes.

 

Organizando as metas e as prioridades

Para começar com o pé direito, venha aqui nesse texto fazer o exercício da roda vida – ou, se preferir, dê uma olhada nesse aqui sobre como criar metas que realmente são cumpridas de verdade. Muito mais importante do que o Trello é a forma com a qual você lida com as suas metas e com as suas prioridades.

O resto é meramente um reflexo.

Uma boa ideia inicial é criar um quadro com o nome “áreas da vida” e, depois do exercício da roda da vida, criar uma lista para cada uma dessas áreas. Crie cartões com as suas metas, análises ou desejos gerais para aquela área e vá colocando nos comentários exatamente como você gostaria de realizar aquele sonho.

As suas metas são, com gosto de dizer, pontos de localização no mapa da sua vida. Elas indicam exatamente aonde você quer chegar.

Porque não criar um cartão apenas para ir documentando as grandes fases pelas quais as suas áreas da vida passam? Tipo um diário de bordo no qual você vai documentando as grandes, médias ou pequenas mudanças que andam rolando.

As suas metas e as suas ambições sempre estão conectadas com as diferentes áreas da sua vida – ou, como também diz o GTD, com os diferentes papéis que você desempenha. Se te facilitar o raciocínio, crie uma lista para cada grande papel que você desempenha hoje em dia e vá colocando ali as visões que você tem para esse papel no futuro.

Dentro do seu trabalho você pode ter mais de um papel, por exemplo.

Você pode ser chefe ou líder de um pequeno grupo e, ao mesmo tempo, precisar responder para alguém hierarquicamente superior. Você tem o papel de filho para cumprir – e talvez o de irmão, pai, mãe ou namorada. Você pode escolher exercitar o seu papel de artista ou de músico agora ou colocar eles na gaveta por um tempo.

Outra coisa legal de se fazer é criar um quadro com o nome “prioridades atuais” e, fazendo a divisão que mais te apetecer, colocar ali quais são as grandes e únicas coisas que vão merecer o seu foco e a sua atenção pelos próximos meses.

Os detalhes de cada uma dessas arrumações eu vou deixar em aberto para você escolher. Use a sua imaginação, meu bem. Como já disse, o Trello te dá mil possibilidades diferentes e nenhuma é melhor ou pior do que a outra.

Tudo depende da forma como você pensa e das necessidades mais gritantes que a sua rotina anda te pedindo. O importante mesmo é colocar em prática!

 

Concluindo

E ó, pra te inspirar, alguns ótimos textos que encontrei por aí de como outras pessoas se organizam com essa ferramenta maravilhosa:

Quem aí é fã do Trello? Como é que você usa ele no seu dia-a-dia?

Me conte nos comentários e vamos trocar experiências, gente linda!


🎱 CURTIU? AQUI TEM + IDEIAS BACANAS PARECIDAS, Ó: