7 métodos de produtividade para você trabalhar sem estresse

A forma como você gerencia as suas tarefas pode fazer uma diferença enorme nos seus resultados e no seu humor. Trabalhar, seja na vida profissional ou na vida pessoal, não precisa ser uma atividade estressante, desconfortável ou angustiante. Reservar um tempo para escolher uma metodologia que ajude o seu fluxo de trabalho pode ser uma das coisas mais lucrativas e saudáveis que você pode fazer por você mesmo.

Para que você não perca tempo lendo dezenas de artigos, apresento aqui um resumo das 7 estratégias mais poderosas para o gerenciamento de tarefas. Se você nunca viu um método de produtividade na sua frente, esse é o seu cartão de boas vindas. Existem muitos outros métodos, mais específicos e complexos, que aparecerão em posts futuros, mas com certeza algum desses vai se encaixar na sua personalidade e nos seus projetos.

Antes de começar, vale lembrar que...

# O objetivo principal é agir e gerar resultados. Estudar muitos métodos diferentes e tentar experimentar cada um deles pode se tornar uma barreira para que você de fato trabalho (confie em mim, eu sei disso). Organizar e planejar a sua vida profissional e pessoal é um pilar importantíssimo na estrada de uma vida organizada, mas não é o objetivo final. Se você perceber que está gastando tempo demais fazendo planejamentos, mude de método. Você deveria passar mais tempo cuidando do seu trabalho do que do seu sistema.

# Não precisa usar um método só. Você sempre pode experimentar outras estratégias que talvez sejam mais fáceis ou divertidas. Você pode, também, fazer uma mistura de vários métodos e criar a sua própria fórmula de produtividade. A intenção dessas diretrizes é te deixar tranquilo e sob o controle, e não restringir as possibilidade.

 
 

Kanban

Público alvo: pessoas que começam muitos projetos, mas não conseguem terminar quase nenhum. Pessoas que se distraem facilmente e tem dificuldade de agir.

Usando um quadro branco ou uma simples folhas de papel com post-its, você gerencia as suas tarefas através de três categorias: para fazer, fazendo e feito. Coloque as tarefas que precisam ser feitas na primeira coluna e, conforme for dando atenção a elas, mova-as para a segunda. O pulo do gato é limitar o número de tarefas que podem ir na lista ‘para fazer’. Se você dá conta de fazer só uma coisa de cada vez, não cadastre cinquenta. Estabeleça um limite de tarefas que podem ser cadastradas e se concentre na ação.

Conforme a lista de tarefas concluídas aumentar, você cadastra mais tarefas para fazer. Esse método é ótimo para pessoas que tem de mais de um estágio para as tarefas: ‘revisando’, ‘esperando confirmação’, ‘validando’, etc.. A melhor parte do kanban é que ele te ajuda a visualizar o progresso do projeto e impede que você tente fazer muita coisa ao mesmo tempo. A concentração aumenta, o planejamento diminui e as coisas realmente são feitas. Depois de brincar com outros métodos por mais de um ano, estou usando o kanban novamente. Ele é a minha estratégia favorita para cortar o mimimi organizacional e simplesmente cumprir os objetivos.

 

Faça as piores coisas primeiro

Público alvo: pessoas que procrastinam mais do que gostariam. Pessoas que perdem os prazos e fazem tudo em cima da hora.

Comece o dia fazendo uma lista de todas as tarefas que precisam ser feitas e coloque em primeiro lugar as mais difíceis, chatas e urgentes. As tarefas mais fáceis e corriqueiras ficam no final. Em inglês, o nome desse método é eating live frogs (comendo sapos vivos) e veio de uma suposta frase de Mark Twain: “Coma um sapo vivo assim que acordar e não vai acontecer nada pior do que isso o dia inteiro”. A lógica é você encarar as tarefas que mais te causam ansiedade e desconforto no início do dia, quando a energia está alta.

Tirar as tarefas difíceis e complexas da frente logo de manhã aumenta a produtividade e gera uma gostosa sensação de alívio. Fazer as piores coisas primeiro é uma abordagem que pode não funcionar pra todo mundo, mas esse método te ajuda a nunca mais deixar uma tarefa com prazo para a última hora. Ele tira a ansiedade e a fantasia inútil acerca da dificuldade das coisas e nos obriga a encarar as tarefas e a seguir em frente. É uma estratégia voltada para ação: nada de racionalizar, nada de procrastinar, nada de duvidar. Faça logo e tire do caminho. Às vezes esse é o empurrãozinho que a gente precisa.

 

Pomodoro

Público alvo: pessoas que acham o dia muito curto e que nunca conseguem fazer nada. Pessoas que se distraem facilmente.

Para essa técnica você precisa de um relógio, um cronômetro ou um aplicativo. Decida qual vai ser a sua primeira tarefa do dia e trabalhe nela por 25 minutos. Quando acabar, tire uma pausa de 5 minutos para descansar e repita esse processo até chegar a hora do almoço ou até acabar o expediente de trabalho. Essa estratégia é simples, intuitiva e muitas pessoas fazem isso naturalmente.

A intenção desse método é fazer você trabalhar e descansar de forma consciente, usando o mínimo de tempo necessário para progredir nas tarefas & para distrair a mente. Quando estiver trabalhando, esteja realmente trabalhando. Não olhe o celular, não ligue a televisão, não converse com ninguém. Quando estiver durante os minutos de pausa, saia de perto do local de trabalho e realmente faça outra coisa. Deite e escute uma música, sente no sofá para ver uma série, faça uma caminhada ou ligue para alguém. Algumas pessoas não se adaptam com a combinação 25/5. Se for o seu caso, sinta-se livre para mudar. Alguns preferem aumentar o intervalo de trabalho para 60 ou 90 minutos.

Se as suas tarefas forem complexas demais para caber em 25 minutos, reserve mais tempo para realmente se concentrar. O mais importante é ter concluído ou progredido com as suas tarefas durante o tempo do trabalho, por menor que seja o progresso. Quebrar a lista de coisas para fazer em passos pequenos e dividir essas passos em sprints de trabalho é extremamente útil - principalmente para as pessoas que se distraem facilmente ou que se sentem sobrecarregadas pela quantidade de coisas que tem para fazer. Lembre-se sempre de parar e fazer o intervalo depois de cada bloco de tempo e, a cada 3 ou 4 blocos de trabalho, fazer uma pausa maior. Descansar e se distrair é tão essencial para a sua produtividade quanto trabalhar.

 

SMART

Público alvo: pessoas na fase inicial de um projeto importante e que precisam de um plano de ação.

O principal objetivo desse método é tirar você do brainstorm abstrato e te levar para uma lista concreta de ações. Para garantir que a sua grande ideia vai sair do papel ela precisa ser: específica, mensurável, atingível, relevante e temporizável. Quando pensar nas tarefas necessárias para que o seu projeto ocorra, faça com que todas elas atendam esses princípios. A tarefa é específica? Ou seja: você quer perder peso ou quer perder 7kg? Você quer começar a aprender um idioma ou quer estudar 30 minutos de inglês todas as noites?

Ela também precisa ser mensurável: quilos, minutos, horas, quilômetros, horas, páginas, unidades, etc. Uma vez que você limitou a sua tarefa dentro dos limites práticos, verifique se ela é atingível. Você pode querer correr 42 quilômetro em um dia - uma meta que passaria nos dois primeiros quesitos, mas não no terceiro (a menos que você seja um atleta). A minha dica é que você comece pequeno. Escolha uma meta tão ridiculamente pequena e simples que seria impossível você não conseguir realizar. Veja se essa tarefa ou sub tarefa é relevante. Às vezes, dentro do obsessão do perfeccionismo, nos fixamos em detalhes que não importam muito para os resultados finais. Imagine-se concluindo o projeto sem fazer aquela tarefa: ele ainda seria possível?

Por fim, estabeleça um prazo. Daqui a quantas horas, dias, semanas ou meses essa tarefa será concluída? Transformar grandes planos e ideias em ações práticas é um trunfo que todo mundo pode ter na manga. Faça um planejamento, passe o pente fino SMART nas tarefas e a chance de dar certo vai aumentar bastante.

 

Preciso, deveria, gostaria 

Público alvo: pessoas que tem muitas tarefas e precisam priorizar antes de agir.

Outra estratégia intuitiva e muito eficiente: must, should, want. Divida as suas tarefas nas categorias “preciso”, “deveria” e “gostaria”. A primeira categoria diz respeito às tarefas urgentes que você não tem como negociar, adiar ou deixar de fazer. Elas devem ser a sua meta principal. Comece o dia checando todas as tarefas dessa categoria e não faça mais nada até que elas terminem. Isso pode significar passar o dia inteiro “matando dragões” e precisar deixar as tarefas menos urgentes para depois.

Na segunda categoria entram as tarefas que você deveria fazer: limpar o quarto, lavar roupa, cortar o cabelo, estudar mais cedo para a prova, começar a ler aquele livro, etc. São as tarefas mundanas de manutenção da vida e também as que você cobra de si mesmo. Aquelas coisas que “eu realmente deveria fazer um dia desses, assim que tiver a chance”. Por fim — e em último lugar no seu dia — estão as coisas que você realmente quer fazer. Aqui estão os hobbies e todas as atividades que são importantes pra você. Essa estratégia é efetiva para pessoas que estão “por aqui” de coisas para fazer e estão perdidas em longuíssimas listas de tarefas. Fazer logo de início as tarefas necessárias alivia o fardo e diminui a ansiedade do resto do dia.

Em alguns momentos da vida todos nós passamos por períodos de alta cobrança e trabalho intenso. O único perigo dessa abordagem é permitir que essa ordem de prioridades seja eterna e que você nunca tenha tempo para fazer o que realmente quer. Se a sua situação atual te impede de seguir as suas vontades e sonhos, pode ser um erro continuar priorizando coisas que não são importantes pra você. Cabe à cada um avaliar o seu momento de vida e empregar essa técnica quando for necessário.

 

Blocos de tempo

Público alvo: pessoas que são muito interrompidas. Pessoas que desperdiçam o dia com tarefas pequenas e não veem o tempo passar. Pessoas com muitas áreas de foco para administrar ao mesmo tempo & pessoas com rotinas parecidas ao longo da semana.

Esse método de produtividade é parecido com a técnica do pomodoro. A ideia principal é separar grandes blocos de tempo para trabalhar com profundidade e agendar períodos de descanso. A principal diferença está na decisão antecipada de quais tarefas vão entrar em cada bloco, pois você planeja o seu dia de acordo com os seus projetos. Você pode decidir estudar por uma hora e meia de manhã, fazer um trabalho de freelance por uma hora à noite para e limpar a casa por algumas horas no fim da tarde. Decida de que horas até que horas você vai se dedicar àquele projeto e faça isso todos os dias úteis.

Esse método é intuitivo e muitas pessoas já fazem isso. Ele é perfeito pra quem tem uma sólida rotina diária e pra quem gosta de planejar o que vai fazer com antecedência. O mais importante é realmente mergulhar no trabalho: desligue o celular, a televisão, vá para um cômodo silencioso, coloque uma música para tocar, feche todas as abas do computador, etc. Faça o que for preciso para que você esteja focado, relaxado e produtivo durante aquele período. Se ele for contaminado por meia hora de Facebook, e-mail ou Instagram, todo o propósito será perdido. Crie uma rotina diária dividida em blocos de produção e blocos de descanso, garantindo um tempo para as refeições, para estar com a família ou amigos e para descansar.

Experimente outras versão da rotina ao longo de um mês e veja em que parte do dia você está com mais energia e em qual está mais cansado. Você se sente com sono depois do almoço? Precisa de um período de descanso no final da tarde? Prefere fazer o trabalho mais difícil altas horas da noite? Um dos maiores benefício dessa abordagem é o autoconhecimento. Quanto mais você souber como você mesmo funciona, como é o seu dia a dia e quais são os seus limites, mais vai poder produzir com o mínimo de desperdício possível.

 

GTD

Público alvo: pessoas que se sentem sobrecarregadas pelo número de coisas que precisam fazer. Pessoas que querem ter controle de todas as suas pontas soltas. Pessoas no caos total da vida.

Diferente dos outros, o Getting Things Done (“fazendo as coisas acontecerem”) é mais do que apenas uma diretriz para aumentar a produtividade: ele funciona como um grande inventário de toda a vida. Ele permite o planejamento de grandes projetos e te deixa em total controle de tudo o que está acontecendo. Pra ouvir toda a missa sobre esse assunto, veja o meu último post sobre o GTD. Tudo começa com as cinco etapas principais: captura, esclarecimento, organização, engajamento e reflexão. Capturar é a pedra filosofal do seu império e isso registrar todas as coisas que você precisa fazer, sem exceção.

Escolha uma ferramenta que você possa carregar para todo lugar e que seja confortável de usar: um bloco de anotações, uma agenda ou um aplicativo de celular. Anote ali todas as coisas que talvez exijam alguma ação: uma conta para pagar, um e-mail, um evento de facebook, uma revista com uma matéria interessante, um brainstorm de um projeto, um trabalho da faculdade, a data de uma prova, o aniversário de um amigo que está chegando. O céu é o limite.

Reserve um período do dia para esclarecer tudo o que você coletou. Olhe item por item, leia em voz alta e entenda o que ele é. Pode ser um material de referência: algo que você não precisa agora, mas que será útil para algum projeto em andamento. Pode ser um papel para arquivar: não vai exigir nenhuma ação, mas é bom guardar. Pode ser uma tarefa ou pode ser algo inútil que você simplesmente vai jogar fora. Pode ser algo que você talvez queira fazer no futuro: um convite para um casamento no final do ano, uma propagada de um curso que você gostaria de fazer, uma ideia de um novo projeto artístico. Você pode não ter tempo ou dinheiro para isso agora, mas com certeza gostaria de fazer quando puder. Assim que tiver esclarecido tudo o que estava na sua caixa de entrada, coloque cada uma dessas coisas no seu devido lugar.

Organize as tarefas na sua lista de tarefas. Os dados que precisam ser arquivados devem ir para o seu arquivo, que pode ser digital ou físico, como uma pasta ou uma caixa. As atividades futuras que você talvez queira fazer devem ter uma lista só delas, em outro caderno. As coisas inúteis vão para o lixo. Depois você engaja - uma palavra bonita para dizer “põe a mão na massa, seu preguiçoso” - abra a sua lista de tarefas todos os dias e mate uma por uma. Por fim, revise todo o seu sistema pelo menos uma vez por semana.

Não há nada pior do que coletar informações por vários dias e depois precisar organizar quarenta ou trinta itens da caixa de entrada (acredite, é horrível). Não deixe que a lista de vontades futuras fique desatualizada: você ainda quer fazer todas aquelas coisas? Será que está na hora de colocar um desses sonhos em ação? Você não vai saber a menos que revise essa lista frequentemente. Analise também a sua lista de tarefas com frequência para ver se não esqueceu de nada.


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