Meu sistema atual de organização: exemplos e aplicativos

Imagine que esse texto é uma exposição e que eu vou ser a sua guia.

O tema da exposição é: como é que a Ana se organiza? As paradas vão ser os conjuntos de ferramentas digitais que eu uso no dia-a-dia. Não consigo imaginar muitas pessoas atendendo à essa exposição na vida real, mas tudo bem.

Alguns leitores já me perguntaram isso nas redes sociais e a resposta é sempre longa demais para fazer caber em um post de Instagram. E depois de anos de tentativas frustradas, posso dizer que eu, pelo menos, consigo identificar quais são os tipos de programas e de aplicativos que atendem bem às minhas necessidades.

Quer dizer: hoje em dia eu sei bem quais são as minhas necessidades.

Já passei um bom tempo simplesmente copiando esquemas que eu via de outras pessoas na internet e essa fase teve a sua devida importância. Ninguém consegue acertar e ser totalmente autêntico de primeira.

Se você está procurando por um pouco de inspiração, te digo desde já: faça primeiro uma breve auditoria das suas necessidades. Porque se ter opções demais é uma agonia tão grande para você quanto sempre foi para mim, tudo vai ficar beeeem mais fácil quando você souber aonde quer chegar.

Perguntas úteis para se fazer antes de começar a ler esse texto: qual aspecto da minha vida mais precisa de organização? Qual parte da minha vida não está mais se adequando ao meu jeito normal de organizar as coisas? Qual parte da minha organização ficou totalmente tediosa e obsoleta? Às vezes a gente só precisa de um novo aplicativo bem legal para resgatar a nossa fé na organização – true story. 😄

Espero que esse texto seja uma boa inspiração prática e que você saia com um punhado de novas estratégias para aplicar no seu próprio sistema. 👌

 
 

Todoist

Vamos começar pelo óbvio e dizer que o Todoist ainda é a cola que gruda boa parte do meu sistema de organização junto! Os motivos envolvem coisas bem lógicas (ele tem recursos muito bons que eu nunca encontrei em outros aplicativos) e outras nem tanto (ele é minimalista e sempre me dá um prazer enorme ficar olhando pra ele).

Eu uso o Todoist como a minha principal caixa de entrada virtual, juntamente com uma sala de bate-papo que tenho comigo mesma no Telegram. Toda vez que eu penso em alguma coisa que eu quero fazer ou que preciso decidir, anoto na caixa de entrada do Todoist. Coloco nele também todos os dados que, normalmente, estariam em um calendário ou em uma agenda.

 
 

Como eu tenho poucos compromissos na rua, o espaço do Todoist termina sendo perfeito. Nele estão também, é claro, as minhas tarefas. Eu aplico aqui parte do conceito do GTD (divida as suas tarefas por contextos) junto com uma necessidade bem pessoal: ter uma lista separada para as tarefas recorrentes.

Tarefas recorrentes são totalmente diferentes de hábitos. As tarefas recorrentes são coisas de manutenção da vida que eu preciso fazer com alguma regularidade (semanal, mensal, anual) e que talvez acabem escapando da minha mente.

Essas são tarefas que precisam acontecer em uma data específica, mas que eu gosto de ver separadas do calendário para ter noção de quantas pontas soltas fixas eu tenho ao longo do mês. Assim, fica fácil de saber se eu estou tentando dar um passo maior do que a minha perna ou não.

Os meus contextos atuais são: em casa, na rua, ao computador, diversão, escrita, estudo, planejamento e os nomes das pessoas com quem eu mais preciso tratar de assuntos (a famosa “agenda” do GTD).

Esses nomes fazem total sentido para mim. Toda vez que eu penso no que eu preciso fazer quando estou em casa, me pergunto: em que estado de humor eu tô agora? Estou com paciência pra estudar? Estou particularmente energizada e disposta para tomar uma decisão ou fazer um planejamento?

Tenho também uma lista de metas, de projetos e checklists úteis. Nas metas eu escrevo grande grupos de tarefas que eu quero alcançar ainda esse mês e nos próximos quatro meses. As metas da semana são apenas uma etiqueta que eu coloco logo nas tarefas que eu quero cumprir até domingo.

As metas ajudam muito a minha produtividade e o meu foco.

Conheço pessoas que se sentem pressionadas e encurraladas quando fazem listas de metas, mas ela em mim elas fazem o efeito oposto. É como se funcionassem como a cenoura que vai na frente do burro para garantir que ele continue andando, sabe? Saber exatamente o que eu quero cumprir até o final do mês é realmente metade do caminho para que eu cumpra os meus objetivos.

A lista de projetos é bem tradicional. Ela está divida nas áreas da vida que fazem sentido para mim (beleza, eu organizado, lazer, finanças, saúde, etc.) e eu tenho esse emoticon aqui ♻️ do lado de todos os projetos recorrentes.

 
 

As checklists são poucas, atualmente, mas elas são uma excelente forma de fazer listas de coisas que eu quero alcançar algum dia. “Hábitos para colocar em prática” e “coisas divertidas para fazer” são alguns exemplos delas.

Quando eu preciso planejar um projeto um pouco mais a fundo, geralmente faço isso primeiro nos comentários do Todoist. É um planejamento informal e fluído, necessário apenas para os projetos mais complexos (“comer mais saudável”, por exemplo). Nesse planejamento eu me pergunto exatamente qual é o meu objetivo com aquele projeto e o que vai acontecer, no mundo real, quando ele terminar.

Como eu vou saber que esse projeto foi concluído? Isso é especialmente necessário para mudanças de estilo de vida vagas e abstratas que dependem exclusivamente de mim. Anoto também as diretrizes do projeto, regras básicas para guiar a minha conduta e me lembrar do que exatamente é importante para mim.

E ah: a lista de vídeos e textos para ler depois fica aqui também. Já peregrinei muito a internet procurando por uma boa opção, mas nunca encontrei um aplicativo que fizesse apenas isso e que me agradasse. Como eu passo o tempo todo dentro do Todoist, de qualquer forma, acabou sendo mais prático guardar o link nele mesmo.

 

Spark

Comecei a usar o Spark esse ano e foi amor à primeira vista. Ele funciona apenas no MAC e o objetivo principal é centralizar todas as suas contas de email em um só lugar.

É ótimo ver todos os meus emails de uma tacada só. Sem falar das outras pequenas facilidades que ele me dá: criar pastas para arquivar os email de cada uma das contas com cores diferentes, mandar respostas rápidas com emoticons ou frases curtas, etc. Ele é lindo de morrer e super bem cuidado.

A minha caixa de entrada de email sempre fica com os emails que exigem algum tipo de ação; todos os outros são lidos, respondidos e jogados fora ou arquivados. Costumo olhar o email algumas vezes por dia, mas nunca antes de terminar a minha primeira tarefa importante da manhã.

 

Google Drive

Detesto admitir, mas precisei me render à ele também.

Não gosto da sensação de poder extremo que o Google tem nas nossas vidas digitais, mas ele é a opção mais bonita e mais barata para guardar arquivos grandes. Uso o Drive como “arquivo morto” e coloco nele todo tipo de PDF, planilha ou DOC que eu preciso/quero guardar, mas que não vejo com muita frequência.

Baixei o Drive para o MAC, também, para poder acessar os arquivos sem precisar abrir o navegador. Tenho duas pastas básicas: Eu Organizado e Pessoal e dentro delas vou criando sub-pastas que me ajudem a organizar os meus arquivos.

Guardo aqui apostilas, trabalhos de faculdades, documentos importantes, planilhas de análise do Eu Organizado, receitas médicas, resumos de livros, etc. Olhar para ele uma vez por semana para dar uma pequena limpa costuma ser o suficiente.

 

Google Photos

Idem: o Google Photos é a opção mais bonita e barata para guardar muitas imagens. E por mais que eu não seja uma pessoa dada à tirar fotos, as poucas que eu tenho são ainda muito pesadas e gastariam um puta espaço em um serviço tipo o Dropbox.

Guardo aqui todas as fotos da minha vida: fotos para usar no Eu Organizado que eu baixo na internet, passeios, lembranças especiais de amigos e família, vídeos importantes do Eu Organizado, mural de lembranças, etc.

 

Bear + iA Writer

Aqui é onde eu guardo todas as minhas notas. Ou seja: textos que eu mesma redijo com alguma finalidade. Não costumo escrever dentro do Google Drive nem do Evernote porque não acho esses ambientes bonitos e confortáveis o suficiente.

O Bear é um aplicativo pago (quinze dólares por ano) disponível apenas para MAC e iOS e é, de longe, o app de notas mais lindo do mundo! Ele escreve em markdown e te deixa colocar etiquetas e sub-etiquetas em todas as notas. Tem modo noturno e uma sincronização hiper rápida.

Ele é o meu lugar final de arquivamento para todo tipo de texto que eu escreva desde o início e eu não guardo nenhum PDF, DOC ou foto nele. Para mim, arquivos que precisam ser guardados e notas que eu mesma preciso escrever são duas coisas profundamente diferentes.

Guardo no Bear reflexões e textos pessoais, diversos planejamentos para o Eu Organizado, receitas bacanas que vi na internet e coisas assim. Também não coloco nele nenhum tipo de ação. Uso o Bear como lugar de planejamento de projeto, às vezes, mas as tarefas sempre vão para o Todoist no final das contas.

 
 

E na hora de escrever bastante (como agora, por exemplo) eu uso o iA Writer – outro aplicativo só para MAC e iOS e que é uma das coisas mais maravilhosamente lindas que eu já vi na vida. Ele cumpriria, teoricamente, a mesma função do Bear: um lugar para escrever e guardar notas.

O iA Writer até se integra com o Dropbox e sincroniza as suas pastas diretamente com ele, para que você escreva e já salve tudo ao mesmo tempo. Mas para mim ele funciona melhor como uma ferramenta de escrita mesmo.

 
 

Além de ser super limpo e minimalista, tem também a função divina do COMMAND + D, que te permite “apagar” todos os outros parágrafos do texto e realçar na cor preta apenas o seu parágrafo atual. Que imensa diferença isso fez na minha imersão criativa, gente, de verdade. Todos os textos que eu escrevo no iA Writer e que precisam ser guardados terminam indo pro Bear depois.

 

Evernote + Web Clipper

Eu queria muito ter encontrado uma opção melhor para guardar links direto da web do que o Evernote, mas não rolou. Minha eterna cisma com ele é em relação à aparência: o mundo evoluiu e ninguém contou isso para os designers do programa. 😕

Mas como ele ainda é o app que melhor faz isso, me conformei.

Uso ele junto com a extensão para navegador, o Web Clipper, e assim consigo salvar artigos ou páginas da web direto nos cadernos do Evernote com apenas alguns cliques. É tudo tão prático que terminei me acostumando, porque né, na hora H a gente precisa mesmo de coisas que sejam intuitivas de usar.

 
 

Uso o Evernote apenas para guardar vídeos e artigos da internet que eu vou querer ter para sempre. Criei algumas tags que fazem sentido para mim e coloquei todos os links salvos em um mesmo caderno. Toda vez que estou lendo alguma coisa na internet e penso “Nossa, isso é muito útil, preciso guardar”, ativo o Web Clipper.

 

Google Chrome, Feedly + 1 password

Esse é o meu navegador e é nos favoritos dele que eu guardo os links úteis que eu posso vir a precisar: lojas de roupas, lojas de produtos orgânicos, editoras, dicionários em inglês e outros sites úteis.

Ficam aqui nos favoritos apenas os sites que eu não preciso ter um login para usar e que não produzem conteúdo regular. Dividi esses links em duas pastas (frequentes e pessoal) e abro elas toda vez que quero comprar alguma coisa em uma loja ou quando preciso consultar alguma expressão em um dicionário de inglês, por exemplo.

 
 

O Feedly é a minha solução para visitar os blogs e os sites que publicam coisas bacanas, pois ele te permite “assinar” o conteúdo dos sites e ver tudo isso em um lugar só. É uma forma incrível de poupar o meu tempo, já que eu não preciso ficar abrindo várias abas e tentando me lembrar de cabeça quais são os blogs que eu sigo.

Eu entro no Feedly algumas vezes na semana, mais ou menos. Uso-o muito para ver coisas legais para postar nas redes sociais do Eu Organizado e até como inspiração de que tipo de texto eu mesma poderia escrever para vocês.

 
 

Já no 1 Password eu guardo todas as minhas senhas e todos os links de sites nos quais eu tenho algum tipo de cadastro. O 1 Password é um programa pago que te permite organizar todos os seus logins, gerar senhas bem fortes e seguras e até guardar dados de documentos e de cartões de crédito. É pago, mas vale muitíssimo à pena. Com certeza um dos melhores da categoria.

A melhor funcionalidade dele, para mim, está na sua extensão do Chrome. Usando o atalho COMMAND + \ você abre a busca, dentro do navegador, e digita qual site você quer abrir. Se o endereço do site já estiver cadastrado junto com o seu login e senha, ele abre o site e já preenche tudo automaticamente por você.

Mais fácil impossível, né?

 
 

E fica aqui a dica, viu: tenha uma boa organização para guardar as suas senhas e os seus login. Nada de digitar no papel e usar o dia do aniversário do seu filho como senha, também. Vamos deixar os nossos dados digitais mais importantes tão seguros e tratá-los com o mesmo carinho com o qual tratamos o nosso dinheiro.  🖥

 

Done

Nossa mãe, que descoberta deliciosa foi esse aplicativo!

Ele também é só pra iOS (juro que um dia eu faço uma boa pesquisa pra saber os equivalentes para Android de todos esses apps) e é pago a partir de um certo ponto (um pagamento de cinco dólares para ter ele pra vida inteira). O Done é um dos apps mais lindos e originais da categoria e nele eu registro as metas de novos hábitos.

Lembra que eu falei que eu não guardo hábitos no Todoist?

 
 

Eu não gosto de “poluir” a minha visão semanal com um bando de tarefas que vão se repetir todos os dias. Sem falar que o Done tem aquela visão em cadeia, tão importante para quando a gente está começando a construir um novo hábito.

Ele me mostra qual foi o recorde de dias seguidos cumprindo aquele hábito e ver toda essa correntinha de dias me dá uma paz no coração. 😆

Eu coloco nele, basicamente, todos os novos costumes que eu quero implementar que são, por enquanto, bem diferentes da minha rotina normal. Ou seja: mudanças mais drásticas no estilo de vida ou costumes que eu quero implementar novamente e com mais constância no meu dia-a-dia rotina vem pra cá.

Como vocês podem ver, além de “construir” um hábito ele te deixa também “quebrar” um hábito e, para os dois casos, ele te pergunta o mínimo de vezes que você vai fazer aquilo ou não por dia (ou por semana ou por mês). Logo embaixo do hábito você pode decidir mostrar uma frase de inspiração bacana pra te animar 🙆 ou quantas vezes você ainda precisa fazer o hábito para chegar na sua meta semanal ou diária.

Super completo, super carinhoso nos detalhes e com umas inovações bem maneiras. Ganhou o prêmio de Melhor App Descoberto em 2017 Até Agora. 

 

Tomates Time Management

Outro aplicativo pago (três dólares, eu acho) só para MAC, o Tomates registra as suas horas de trabalho em relação à quantos ciclos de pomodoro você fez.

Uso ele para entender exatamente para onde está indo o meu tempo, especialmente em relação à vida profissional. Tenho algumas tarefas registradas no aplicativo (produção de texto, produção de conteúdo, planejamento, estudos, etc.) e, toda vez em que começo uma delas, dou o play no timer.

Ele é bem lindo e cuidado: desde os gráficos até o próprio timer. Você configura no aplicativo qual é a sua meta diária: quatro, seis, oito pomodoros?, e define de quanto tempo será a sua sessão normal, a sua pausa curta e a sua pausa longa.

 
 

Lembrando que, na técnica pomodoro, você trabalha uma média de 30 minutos e descansa por volta 5 minutos. Cada ciclo desses é uma sessão (ou uma “tarefa”, dentro da nomenclatura desse aplicativo) e, depois de três ou quatro sessões, você faz uma pausa maior de 15 ou 20 minutos.

Essas quantidades de tempo podem, obviamente, ser mudadas de acordo com a sua realidade, mas a ideia é que você use isso para focar de verdade na sua tarefa atual. Ver o timer rodando com o tempo que você tem para se dedicar àquele pedaço de tarefa funciona, para muitas pessoas, como uma motivação à mais para parar de procrastinar e de se distrair.

 
 

Uso ele faz pouco tempo, mas tem me ajudado muitíssimo a organizar melhor o meu tempo de trabalho focado e os meus períodos de descanso. Já usei bastante o Toggle, o meu primeiro e inesquecível amor, mas o fato do Tomates ser nativo no MAC (e muito mais bonito, é claro) faz com que ele seja bem mais prático e legal de usar.

 

Concluindo

Como você deve ter visto, a aparência e a beleza de um aplicativo ou de um programa é um pilar fatalmente necessário para que eu goste da ferramenta. Entendo que nem todo mundo sente o mesmo, mas ei, viva as diferenças! 🙅

E entender quais são os pontos inegociáveis do seu sistema de organização vai te ajudar bastante a encontrar um modelo sob medida pra você. No seu caso podem ser, talvez, a facilidade e a praticidade da ferramenta as condições mais importantes.

Montar o seu sistema de organização com toda a certeza não vai acontecer do dia pra noite (até porque todo mundo muda ao longo da vida e das circunstâncias), mas é um processo que vale muitíssimo à pena, e mais: te garanto que a sua vida vai ser bem mais tranquila, produtiva e harmoniosa quando você tiver o seu sistema.

Aproveite esse cado de exemplos e mãos à obra! Dúvidas, sugestões?

Só comentar aí embaixo.


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