Organizando a rotina com blocos de tempo na prática

O boato na boca do povo ultimamente é que a rotina (essa coisa na qual a gente fica mergulhado de segunda à segunda, desde a hora em que acorda até o último suspiro de sono da manhã seguinte) é uma coisa super chata e inconveniente. Confere?

Eu não sei vocês, mas eu realmente gosto da rotina.

Até entendo que ninguém gosta de ficar entediado e que fazer a mesma coisa dia após dia pode ser um atalho para isso. Mas eu realmente adoro a segurança e o apoio que a minha rotina me dá.

Planejar e me antecipar são atitudes que estão no meu sangue e, ao longo dos anos, eu fui vendo que elas podem ser extremamente positivas. Quando você cria uma rotina forte e madura você pode confiar mais no seu eu do futuro – pelo menos até certo ponto, obviamente.

E quanto mais você confia no seu eu do futuro, mais fôlego você tem para tirar as suas metas e os seus projetos do papel. É um ciclo vicioso absurdamente incrível que te dá cada vez mais vontade de otimizar a vida e de aproveitar as possibilidades que te batem à porta.

E para transformar a sua possível antiga concepção errada sobre a rotina, eu quero compartilhar tudo o que sei sobre blocos do tempo. Esses dois praticamente nasceram conectados pelo umbigo.

O grande barato dos blocos de tempo, para mim, é que eles facilitam o dia-a-dia sem tirar toda a flexibilidade e a mágica da semana. Eles são a pedra filosofal de todo bom esquema de organização e de planejamento e nos ajudam a poupar muito (mas muito muito muito muito muito muito) tempo mesmo. A nossa energia aumenta e a probabilidade de esquecermos de algo importante diminui um bocado.

Até porque, deixa eu ser sincera contigo: por pior que a rotina possa ser, ela não é nem de longe tão ruim quanto o super famoso mito da “multitarefa” – aquela ideia que te diz que você pode fazer várias coisas ao mesmo tempo, sabe?

Isso é tudo intriga da oposição. A verdade é que ninguém consegue prestar atenção em duas coisas ao mesmo tempo e, quanto mais você tenta, mais acabado e sem energia você vai ficar.

Esse texto é para quem está naquele lugar confuso, perdido e doloroso de estar com a vida de pernas para o ar, sem conseguir fazer tudo o que precisa e lamentando profundamente não ter tempo para fazer as coisas realmente importantes. Se esse é seu caso, cola aqui. Quero te ensinar a usar a sua rotina rotina ao seu favor e a criar uma relação tão linda que você nunca mais vai querer falar mal dela. 💜

 
 

A essência dos blocos de tempo

Quanto mais você muda de foco, mais energia você dispersa.

Vamos começar por aí. O primeiro passo de tudo isso é entender que você realmente não consegue prestar atenção em duas coisas ao mesmo tempo. O máximo que qualquer um de nós consegue fazer é olhar para alguma coisa e  depois, com bastante rapidez, olhar para outra coisa.

Se você está lendo esse texto e respondendo à algum email, por exemplo, o seu cérebro está se ocupando das duas coisas – como se fosse uma tomada. Às vezes você liga a parte que está prestando atenção do texto, às vezes liga a outra parte que está tentando escrever o email.

Isso é super comum, todo mundo faz isso e não é para ninguém querer, de repente, se transformar na pessoa mais atenta do mundo. Mas o lance é que esses preciosos segundos que a gente perde trocando a nossa atenção de lugar são cansativos.

Na hora talvez você nem repare, mas experimente passar um dia inteiro precisando prestar atenção em centenas de coisas diferentes. Será que você já passou por isso?

A melhor forma da gente diminuir os danos desse costume é criar blocos de tempo: períodos designados e planejados com antecedência para que a gente faça apenas uma tarefa. Sem precisar ficar apagando vários incêndios, sem precisar ficar correndo de um lado para o outro.

Um bloco de tempo bastante comum, por exemplo, é tirar o domingo de manhã e de tarde para cozinhar toda a comida da semana. Você bloqueia aquela parte do dia para mergulhar em algumas tarefas similares (nesse caso: cozinhar, descascar, guardar em potes, lavar louça, arrumar a cozinha) e não faz nenhuma outra coisa até que tudo tenha terminado.

Os blocos de tempo são coisas que todo mundo deve ter no seu cinto de utilidades da organização, mas admito e já aviso que eles são especialmente valiosos e essenciais para quem tem uma rotina flexível. Se você trabalha em casa, o tempo todo ou apenas parcialmente, abrace os blocos de tempo e nunca mais deixe eles irem embora da sua rotina.

A minha forma preferida de criar blocos de tempo é através dos períodos do dia – manhã, tarde e noite. Dedicar toda a segunda-feira de manhã para estudar para o seu curso ou decidir que todo dia de tarde é o momento de estudar para as mateiras X, Y e Z da faculdade é o ideal.

Você também pode criar blocos de tempo bem específicos, se isso se adequar melhor à sua rotina: toda quarta, de três às cinco da tarde, eu vou me dedicar a fazer algum exercício físico. Esse jeito é bem melhor para quem tem muitos compromissos durante a semana e precisa obedecer à horários específicos e rígidos.

Na minha experiência, o único caso realmente ruim e desastroso é quando a sua rotina é super flexível e, ainda assim, você decide estruturar toda a sua semana com horários bem fechados e estáticos. Se você está em casa o dia inteiro, não feche a porta na cara das suas possibilidades. Pode até ser que isso funcione para alguém, mas acho melhor deixar avisado que provavelmente não é o ideal.

Alguns exemplos de atividades que todo mundo pode dividir em blocos de tempo:

  • Tarefas da casa – limpar os quartos, fazer aquela super faxina, tirar pó e passar aspirador, limpar as janelas, limpar o banheiro, etc.;
  • O almoço e a janta da semana – ótimas coisas para fazer no fim de semana, em uma amanhã divertida com a família;
  • Responder emails e ver redes sociais – ESSE AQUI NINGUÉM PODE IGNORAR, VIU. Separar um tempo específico do dia para estar na internet é essencial para que você seja mais produtivo e consciente com o seu tempo;
  • Sair com amigos e se dedicar ao seu lazer – recomendo muito que todo mundo tenha pelo menos um dia totalmente livre e sem planejamento na semana;
  • Planejar-se para a semana seguinte e organizar a sua agenda, entre outros.

O que é que você faz toda semana ou todo mês e que você poderia unir em um bloco de tempo programado com antecedência?

Isso vale, inclusive, para as suas tarefas do trabalho. Ao invés de fazer telefonemas, ir à reuniões inesperadas, responder emails, trabalhar numa proposta A, responder ao cliente X e organizar as coisas para a festa de aniversário de fulano ao mesmo tempo você pode criar pequenos blocos de tempo para cada uma dessas coisas.

 

Que tipo de bloco de tempo eu escolho?

É muito importante lembrar também do seguinte: nem sempre a gente vai escolher a melhor parte ou a melhor hora do dia logo de cara. Pode ser que você passe algumas semanas fazendo a coisa X em uma certo horário para perceber, tempos depois, que aquilo se encaixava melhor em outro dia ou hora da semana.

Conselho de especialista: não encane com isso.

Escolher o momento ideal e a hora perfeita são objetivos utópicos e fantasiosos demais para merecem um lugar na sua lista de prioridades. Deixo esse aviso aqui especialmente para quem é procrastinador assumido & perfeccionista inveterado. Digo isso, inclusive, para mim mesma.

Respire fundo, pegue uma caneta e um papel e vá fazendo um esboço básico de como você gostaria de montar a sua semana. Escreva uma lista de todas as coisas que você faz semanalmente e que ficariam bem melhor organizadas se elas já tivessem um horário específico para serem feitas.

Leve em conta os seus compromissos e – MUITO IMPORTANTE - o tempo que você leva para ir e voltar deles. Se você chega em casa da faculdade às dez da noite é altamente provável que não vai dar tempo de fazer mais nada depois.

Mas se você fica livre todos os dias por volta das sete da noite, faça com que o seu primeiro bloco de tempo só comece meia hora ou uma hora depois que você já estiver em casa.

Muita gente comete o erro de chegar em casa às cinco da tarde e programar um bloco de tempo de estudo ou de tarefas domésticas às cinco e meia. Horários super apertados e rígidos, com pouco tempo para você respirar entre as diferentes tarefas do seu dia, são irrealistas e nenhum pouco sustentáveis.

Dica de especialista número dois: comece com humildade e se dê espaço para aprender a manha dos blocos de tempo primeiro. Deixe a ideia de ser a pessoa mais produtiva e otimizada do mundo para daqui a uns anos.

Depois que você já fez um levantamento básico de tudo o que você precisa fazer durante a semana, já anotou todos seus compromissos fixos e já começou a pensar nos melhores horários para encaixar essas tarefas, você tem duas opções. Vou te contar agora quais são para que você consiga montar uma semana com blocos de tempo realmente práticos & eficazes.

Opção número um: eu tiro um dia inteiro pra fazer faxina na casa ou agendo uma hora para fazer limpezas pequenas e curtas durante a semana? Eu deixo o domingo inteiro para ficar na cozinha ou vou pegando uma hora e meia de todas as manhãs para fazer uma comida diferente e espontânea?

Eu estudo por quatro horas seguidas quando chegar em casa de noite ou aproveito o intervalo do almoço do trabalho para diluir o que eu preciso estudar? Essas decisões são críticas e a resposta não é muito animadora, mas garanto ser totalmente verdadeira: depende.

Você é uma pessoa que se concentra com facilidade? Você é do tipo que gosta de submergir em uma tarefa por horas a fio e realmente se dedicar cento e vinte por cento somente à ela? Distrações e pessoas te interrompendo geralmente te atrapalham? Você tem uma agenda flexível o suficiente para poder mergulhar de cabeça nas tarefas sem precisar parar para fazer outras coisas?

Se a sua resposta foi “sim” para muitas dessas perguntas a melhor opção pode ser escolher blocos de tempo maiores e sem interrupções. Tudo depende do que é que te deixa mais animado, com mais energia para cumprir as suas tarefas.

Depende também do quão flexível e livre é a sua rotina semanal.

Se você trabalha e estuda fora, toma conta do seu filho e ainda vai à academia todas as semanas é bem provável que nem exista tanto tempo livre assim para você criar blocos de tempo gigantescos.

Pode ser que você seja o tipo de pessoa que se distrai com facilidade. Pode ser que você tenha mil e uma coisas para fazer na rua durante a semana e que você realmente goste da trocar o foco da sua atenção com mais frequência. Se a ideia de ficar três horas fazendo apenas uma coisa te assustar, escolha blocos menores.

Não existe regra e nenhum Conselho Nacional dos Blocos de Tempo vai bater na sua porta e perguntar se você tem seguido todas as regras à risca, fique tranquilo.

Opção número dois: quantos blocos de tempo eu tenho dentro de um mesmo dia? Será que é mais inteligente agendar vários pequenos blocos de uma hora e fazer várias coisas diferentes? Ou será que eu vou ser mais produtivo se eu dedicar cada dia da semana para fazer uma única coisa?

Essa decisão meio que deriva da primeira e a resposta é exatamente igual: depende.

Via de regra, todo mundo precisa e se beneficia de um pouco de variedade. Mas só você vai saber quando que “um pouco” de variedade vai se transformar em “opções demais” e arruinar a sua produtividade.

Qual é a natureza do seu trabalho? Você fica fora de casa o dia inteiro?

Faz faculdade, cursos extras e tem mais de um projeto pessoal em andamento? Quando mais ocupada e atribulada for a sua rotina, mais difícil vai ser que você fique longos de períodos de tempo fazendo um tipo de coisa só.

Quanto mais flexível e personalizável for o seu dia-a-dia, mais autonomia você tem para brincar com os seus blocos de tempo e escolher a melhor escolha para você. Eu sempre recomendo que você tenha pelo menos um bloco de tempo de lazer, de descanso ou de distração todos os dias.

Sei que nem todo mundo tem esse luxo, mas a verdade é que a gente costuma dar atenção à tanta coisa menos importante no dia-a-dia que eu duvido muito que você não consiga tirar pelo menos meia hora para cuidar, paparicar e mimar você mesmo.

Um bloco de tempo para tarefas da casa por dia também ajuda muitíssimo. Tirar o lixo, lavar louça, dar uma limpeza básica no banheiro e recolher a bagunça são coisas que, se feitas todos os dias, resultam num ambiente já muito mais arrumado e diminuem o fardo da limpeza semanal.

Pessoalmente, sou do tipo de pessoa que gosta de variar de atividades de tempos em tempos. Eu não tenho um único dia dedicado exclusivamente para fazer apenas um ou dois tipos de tarefa porque isso me cansa demais.

Ainda assim, eu não encaixo três ou quatro blocos de tempo diferentes toda manhã ou toda tarde. Mudar muito o meu foco prejudica a minha atenção e a minha disposição da mesmíssima forma.

A grande questão é: quanto tempo você aguenta ficar firme em uma mesma tarefa sem se cansar? Quanto tempo é tempo demais e você acaba ficando super esgotado?

A melhor forma de encontrar essas respostas é treinando, colocando todas essas dicas em práticas e sendo inteligente e sagaz o suficiente para saber quando corrigir o seu planejamento e acertar o seu rumo. ✌️

 

E os hábitos, como ficam?

Quando você estiver montando os seus blocos de tempo e escalando qual atividade vai ser feita em qual período da semana, lembre-se disso: os seus hábitos nem sempre devem ser convertidos em blocos de tempo.

Se você tem o hábito de tomar remédio ou qualquer outra coisa que precise ser feita em um horário específico, coloque ele na agenda junto com os seus compromissos, prazos e lembretes.

Os blocos de tempo até podem ir para o seu calendário virtual (assim você pode ver, literalmente, vários bloquinhos coloridos ao longo do dia e já saber de cara o que você se programou para fazer), mas é importante reforçar aquele princípio maravilhoso que o GTD nos ensinou: a sua agenda é sagrada e não dever entrar nela nada que não seja realmente necessário ser feito naquele dia.

Os blocos de tempo são muito mais uma lista para te servir de guia do que uma prescrição insubstituível. Se você não puder cozinhar domingo de tarde, tudo bem. O mundo não vai cair.

Anote os seus blocos de tempo em uma simples folha ou em uma nota virtual e tenha ela sempre bem perto e na sua cara. Cole no seu quadro de avisos, na sua geladeira ou deixe o documento salvo na sua área de trabalho.

Os hábitos que você quer colocar em prática mas que são curtos demais para ter o seu próprio bloco de tempo ficam muito melhores quando são agendados perto de alguma tarefa que você já faz todos os dias de forma automática e natural.

Eu vou meditar todos dias depois de acordar, depois de jantar ou assim que eu chegar em casa do trabalho, por exemplo. Você deixa de acordar algum dia da semana?

Se Deus quiser, não.

Até porque, vamos lembrar: novos hábitos são mudanças que você quer fazer acontecer no seu estilo de vida. Não são tarefas repetidas e costumeiras que você já domina e já sabe como fazer. Novos hábitos são sempre desafiadores.

Se você quer criar o bloco de tempo da leitura e dedicar duas horas por dia para ler e isso já está no seu sangue, ótimo! Esse vai ser um maravilhoso bloco de tempo (que eu super recomendo que você tenha, aliás). Mas se ler não é nenhum pouco instintivo para você e representa um puta desafio, não crie um bloco de tempo para isso.

Crie, ao invés disso, o hábito de ler por alguns minutos todos os dias depois almoço ou logo antes de dormir. Você provavelmente vai conseguir se lembrar de ler com mais frequência e não vai precisar contar apenas com a sua força de vontade.

 

E não se esqueça da lista de tarefas!

Quando você tiver decidido exatamente em qual parte do dia você vai se dedicar àquele tipo de tarefa (trabalho no projeto X, cuidar do caso do cliente Y, estudar para a matéria Z, fazer faxina na casa ou qualquer coisa do gênero), lembre-se também de ter uma lista de tarefas à mão.

Adianta muito pouco dizer que você vai estudar português toda segunda e quarta de tarde e, quando chega na hora H, você não faz nem ideia do que precisa fazer. Ou, tão ruim quanto isso, tem apenas um grande item escrito na sua agenda: “Me preparar a prova da semana que vem”.

Tenha uma lista de tarefas específica para cada área da sua vida ou para cada grande projeto e deixe ela por perto quando você começar a trabalhar.

Fugir pela tangente e evitar pensar exatamente no que você precisa fazer é um jeito maroto e escorregadio de procrastinar ainda mais. A gente não cumpre tarefas gigantescas como “estudar a matéria X”. A gente abre livros, lê algumas páginas, faz o resumo do sub tópico 1A, marcamos as partes as mais importantes e revisamos 10 páginas do que já estudamos.

Fique ligado para as medidas e as unidades que quantificam as coisas que você faz – seja no trabalho, nos estudos ou na vida pessoal – e se acostume à escrever essas ações com o máximo de pé no chão que você conseguir. Aposto qualquer coisa que a plantinha da produtividade vai crescer que nem louca no seu jardim.

 

Concluindo

Muita teoria, mas acho que valeu à pena.

Estava faltando discutir à fundo esse tópico aqui no blog e espero muitíssimo que todas essas ideias tenham te ajudado de verdade. Os blocos de tempo são a principal forma para que você organize a sua rotina, crie mais estabilidade no dia-a-dia e se sinta cada vez mais seguro e confiante para pegar novos projetos e metas.

Tu já tentou criar blocos de tempo antes? Já conhecia essa ideia? 💡

Me conte como geralmente você lida com a sua rotina e comente se você também é da ala das pessoas que vivem com o dia-a-dia bagunçado. Quero ideias, quero experiências e quero conhecer vocês cada vez mais, gente linda!


🐉 CURTIU? AQUI TEM + IDEIAS BACANAS PARECIDAS, Ó: