Como os horizontes do GTD podem te ajudar a ter uma vida mais coerente

Ao ouvir falar sobre o GTD pela primeira vez, muitas pessoas se surpreendem. Dizem que é muito complicado e trabalhoso só para “gerenciar tarefas”. Não vou negar que o GTD é um método complexo. Ele tem muitas camadas e muitas possibilidades de personalização. Mas se engana quem pensa que ele é apenas um método de gerenciamento de tarefas.

Uma das maiores maravilhas do GTD é que ele pode te ajudar ter uma vida mais pró ativa, consciente e realizada. Ele cuida das tarefas mundanas e também das grandes aspirações. Vamos falar hoje sobre os horizontes, o principal conceito que faz toda essa mágica acontecer.

De acordo com David Allen (criador do método), o caminho pra uma vida organizada e coerente passa por duas reflexões: quais são as suas prioridades & qual é o seu trabalho. Se você tiver clareza do que realmente importa e como vai fazer para conseguir isso, parabéns. A sua vida está bem mais próxima do ideal da organização.

Como sempre, falar é fácil. 

Na hora do vamos ver é comum ficar empacado, perdido, inseguro ou vacilante diante dessas perguntas. Elas são amplas, abstratas, requerem um grande nível de decisão e de clareza mental. Como diabos vou conseguir definir as minhas prioridades? E o meu trabalho? Oras, eu preciso dele pra sobreviver. O que é que trabalho tem a ver com prioridade?

David Allen sugere que olhemos para essas perguntas a partir de seis perspectivas:

Chão: as suas ações atuais;
Horizonte 1: os seus projetos atuais;
Horizonte 2: as suas áreas de responsabilidade atuais;
Horizonte 3: os seus objetivos;
Horizonte 4: as suas visões;
Horizonte 5: os seus propósitos de vida.

É como se estivéssemos caminhando em uma cidade cheia de jardins, prédios e pessoas. Quando estamos na cobertura de um prédio de vinte andares, essa mesma cidade vai parecer bem diferente. Se entrarmos em um avião, as pessoas vão se transformar em pequenas formiguinhas.

A forma como olhamos para as prioridades e para o trabalho muda muito quando vamos para o horizonte 4 ou 5. A minha rotina atual pode envolver uma série de responsabilidades e tarefas que eu não quero que existam daqui a 20 anos. Será que a minha vida reflete o meu propósito? Será que todas as minhas áreas de responsabilidade estão coerentes com os meus projetos atuais? Será que eu estou fazendo o que é preciso para que os meus objetivos futuros se realizem?

 
 

Chão: as ações

Esse é o nível em você está agora.  
Aqui ficam as suas listas de tarefas e compromissos: coisas pra comprar no mercado, pautas de reuniões, e-mails pra enviar, urgências pra resolver, consultas médicas, etc. As ações são as menores partes de todo o sistema. Elas são práticas, visíveis e concretas.

Mantenha a sua lista de tarefas e a sua agenda sempre em dia e perto de você. Se você ainda não tem nenhum sistema de organização de tarefas, recomendo clicar aqui e ver o meu último post sobre o GTD. Ele explica com detalhes como montar e revisar um bom sistema pra administração de tarefas.

Se você está na correria e completamente sem tempo pra nada, simplesmente faça uma lista de todas as coisas que precisam ser feitas. Anote tudo no mesmo lugar, nada de deixar pedaços de papel espalhados pela casa. O mais importante é que essa lista esteja com você o tempo todo, todo o tempo. Tenha um lugar específico para anotar todas as novas tarefas que chegam até você - em uma nota no celular, na primeira página de um caderno de bolso, o que for.

Se for possível, compre uma agenda ou comece usar a agenda do seu celular. Anote ali todos os seus compromissos: eventos com data, hora e pessoas envolvidas. Anote também os prazos de tarefas importantes, como a entrega de um relatório ou o dia máximo para se inscrever em um curso. Manter os compromissos longe das tarefas pode ajudar muito, já que nem todas as suas tarefas vão ter prazo.

Estar com as tarefas e ações organizadas é o pilar mais importantes de todos os horizontes. Se você estiver nadando no caos de tarefas atrasadas, urgências, apagando incêndios todas as semanas, provavelmente não vai ter energia e tranquilidade suficiente pra pensar sobre o seu propósito de vida. Quando o nível mais básico está bagunçado não é possível construir nada em cima.

Se esse for o se caso, invista o seu tempo livre em organizar e dar conta das tarefas que estão exigindo a sua atenção no momento. Comece um bullet journal, baixe um aplicativo pra gerenciar tarefas, implemente o GTD na sua vida pessoal e profissional, use diferentes técnicas de gerenciamento de tempo e depois volte a esse texto. Ele vai continuar aqui, te esperando.

 

Horizonte 1: os seus projetos

Se as suas listas de tarefas estão controladas, é hora de pensar sobre os seus projetos. Para o GTD, projeto é qualquer tipo de empreedimento que precisa de mais uma ação para ser realizado. Começar um novo curso de inglês, reformar a casa, escrever uma monografia, contratar um serviço terceirizado, planejar uma festa, etc.

Se aquilo precisa de mais de uma tarefa para ser concluído, é um projeto.

As tarefas cotidianas e as tarefas pontuais não entram aqui. Ligar pro seu dentista e marcar uma consulta, lavar a louça, ir ao mercado: nada disso é projeto. Se você conseguir fazer alguma coisa com apenas uma ação, ela é uma tarefa pontual.

Essa definição de projeto é muito abrangente e algumas pessoas não se sentem confortáveis com ela. Mas vamos relembrar qual é o grande objetivo do GTD: te ajudar a ter uma mente cristalina como água. Estar concentrado no momento presente, fazendo as tarefas atuais e confiar que todas as outras obrigações e compromissos estão bem organizados, guardados fora da sua cabeça. Liberar a sua mente para se concentrar nas tarefas mais criativas e importantes do dia e delegar o resto para um HD externo.

Se você adotar essa ideia, vai perceber que tem muito mais pontas soltas do que imaginava - e isso é ótimo! Quanto mais projetos você perceber que tem, mais espaço vai ser liberado na sua mente. David Allen garante que qualquer pessoa com uma lista com menos de 50 projetos ativos ainda está contando com a memória para lembrar das coisas que tem que fazer.

O dever de casa é um só: fazer uma lista de todas as coisas que você quer que aconteçam nas próximas semanas. O que você quer que seja verdade na sua vida? Quais resultados você quer alcançar? Gaste quanto tempo for preciso, te garanto que vale à pena.

Tenha essa lista sempre em mãos, junto com a agenda e a lista de tarefas. Quando algum projeto for concluído, risque ele dali. Faça uma revisão semanal dessa lista pra garantir que ela esteja em dia.

 

Horizonte 2: suas áreas de responsabilidade

As áreas de foco são as áreas nas quais você quer alcançar resultados. São os seus papéis na vida. Os diferentes temas com os quais você se comprometeu, com você mesmo ou com outras pessoas.

Agora é hora é de pegar o elevador, subir para o décimo quinto andar e analisar a vida de cima. Veja com quais áreas de foco os seus projetos se relacionam.

Provavelmente você consegue agrupar alguns dentro da área de foco do trabalho. Se você for empreendedor, talvez tenha mais de um tipo de trabalho - cursos, consultorias ou aulas. Provavelmente vai ter áreas de foco sociais, envolvendo os seus amigos, família, filhos ou casamento. É possível que existam áreas de foco ligadas ao seu trabalho voluntário ou ao seu hobby. Talvez você tenha um passatempo muito bacana que também exija uma área de foco só pra ele.

Pode ser que você esteja em um ano sabático, longe do trabalho. Pode ser que tenha terminado algum relacionamento amoroso ou que tenha começado a estudar uma nova língua. A missão aqui é fazer uma lista das áreas de responsabilidade ativas da sua vida.

Em quais áreas você quer alcançar mais resultados? Em quais áreas você quer se desenvolver?

David Allen diz que a maioria das pessoas possui de 4 a 7 áreas de foco relacionadas à vida profissional e o mesmo número para a vida pessoal. Se te der mais clareza, divida as suas áreas de responsabilidade em ‘pessoal’ e ‘profissional’. O objetivo principal desse horizonte é garantir que todos os seus projetos tenham uma próxima ação clara e definida.

Se você possui uma área de foco ativa na sua cabeça mas não tem nenhum projeto em andamento pra ela, algo está errado. Nesse caso, você deveria eliminar a área de foco ou criar o projeto necessário para que ela ande para frente. Vamos supor que a sua área da 'Saúde' está sem nenhum projeto. Você não tem feito exames regulares, não tem ido ao médico, está comendo qualquer coisa, não faz nenhum exercício físico, não está fazendo terapia, dorme tarde e acorda cedo todas os dias, etc.

Como resolver isso? Simples: (1) admita que você não está nenhum pouco motivado a conquistar resultados nessa área e deixe ela para lá ou (2) crie algum projeto que vá fazer você cuidar da sua saúde.

Fazer uma lista das suas áreas de foco pode te fazer descobrir novos projetos necessários. Você talvez tenha mais de uma área de foco na sua vida profissional: equipe de vendas, cursos online, redes sociais, prestação de contas, etc.

Ao perceber as suas verdadeiras áreas de responsabilidade talvez você se dê conta que a área de ‘redes sociais’, importante para o seu negócio, estava sem nenhum projeto. O mais importante é trazer consciência para o que você quer conquistar.

Revise a lista das suas áreas de responsabilidade todos os meses, elimine ou adicione as áreas que forem necessárias e veja se os seus projetos estão refletindo as suas prioridades e vice-versa.

 

Horizonte 3: os seus objetivos

Os três primeiros horizontes falam sobre a sua vida presente, enquanto os três últimos falam sobre o futuro. A partir daqui começa o planejamento.

Os seus objetivos são os resultados que você quer conquistar daqui a 1 ano.

O que você gostaria que fosse verdade na sua vida ano que vem? Gostaria de trabalhar no mesmo lugar, com as mesmas pessoas, com os mesmos produtos e serviços? Gostaria de continuar morando sozinho ou com os seus pais? Gostaria de manter os mesmos passatempos de agora ou tem alguma coisa nova que seria legal experimentar?

Para saber quais são os seus objetivos vale tudo. Fazer mapas mentais, escrever no caderno, fazer um plano detalhado, conversar com um amigo, desenhar, o que for. Pelo menos a cada 06 meses reserve um tempo para pensar sobre a sua vida daqui a 1 ano.

Visualize o que você gostaria de estar fazendo, as habilidades que gostaria de ter, as vitórias que seria ótimo ter alcançado. Registre essas visões e tenha elas em mente quando for analisar a sua lista de áreas de foco.

O que você precisa fazer esse ano para que o seu objetivo do ano que vem possa acontecer?

Qual projeto você precisa criar essa semana para que o seu objetivo se realize? Aqui começa a verdadeira mágica dos horizontes do GTD: quanto mais você imagina, visualiza e descobre o seu futuro, mais pode começar a criá-lo.

 

Horizonte 4: as suas visões

Continuando na esteira do planejamento: o que você gostaria que fosse verdade na sua vida daqui a 3 ou 5 anos?

O nome desse horizonte é ‘visão’ porque o período de tempo começa a ser grande demais para que tenhamos certeza do que vai acontecer. É muito mais provável garantir que os seus objetivos do próximo ano saiam conforme o planejado do que fazer o mesmo com as suas visões para daqui a cinco anos.

Ainda assim, imaginar a sua vida daqui a três ou cinco anos é sempre um exercício criativo e altamente vantajoso. Por mais que você não possa saber cem por cento tudo o que vai acontecer na sua vida, você pode visualizar o que gostaria que fosse verdade. O período de três, quatro ou cinco anos pode possibilitar diversas mudanças que são impensáveis no momento presente.

Você quer mudar de emprego? Talvez não consiga fazer isso ano que vem, mas quem sabe daqui a três anos? Quer ter um filho, se mudar de cidade, comprar uma casa ou fazer uma super viagem? Pode não ser possível fazer nada disso ano que vem, mas quem sabe daqui a quatro ou cinco anos? 

A única que pessoa que pode imaginar e delinear a sua vida é você. Deixe de lado todas as circunstâncias atuais, as limitações, os poréns e as desvantagens.

Quem você gostaria de ser daqui a cinco anos? A que você realmente gostaria de dedicar o seu tempo? Quem você quer que esteja do seu lado? Como seria a sua rotina? Quais pessoas você encontraria e quais atividades realizaria?

São perguntas amplas, às vezes difíceis - mas necessárias. As suas visões vão servir como guia. Tenha em mente o cenário ideal e ajuste a realidade de acordo. Quais projetos e áreas de foco precisam progredir para que as suas visões existam?

Às vezes, as próprias visões serão reajustadas de acordo com a realidade. As pessoas mudam, eventos inesperados acontecem, rumos são redefinidos, novas paixões são acesas. Não espere conseguir realizar todas as etapas das suas visões conforme elas estão hoje em dia, mas aprenda a refazer esse exercício sempre que sentir necessidade.

A vida está confusa, você está perdido, alguma grande decisão te aguarda? Visualize e registre as suas visões para daqui a três ou cinco anos e ajuste a sua realidade de acordo. Se bem feito, é um exercício simples que pode dar uma tremenda luz.

 

Horizonte 5: seus propósitos

Imagine um lugar bem alto. O topo da Torre Eiffel ou uma nave espacial saindo da órbita da Terra. Lá está você. O horizonte que trata dos seus propósitos de vida é o último de todos: o mais amplo, o mais difícil e o que mais revela as suas verdadeiras motivações.

Olhar a vida a partir dessa perspectiva grandiosa serve pra responder a pergunta mais importante de todas: você está vivo pra quê? Independente da sua ideologia religiosa ou filosófica, você tem uma vida.

Tem tempo, energia e saúde. O que vai fazer com isso? Qual é a sua missão? Qual é a sua grande paixão? Uma vida bem gasta e bem usada significa o que pra você?

Se imagine à beira da morte. É uma situação funesta, mas vamos lá. Imagine que você está prestes a morrer, em uma situação relativamente pacífica. Quando você sabe que não vai ter mais tempo pra nada, o que você mais gostaria de ter realizado?

Você está quase embarcando no avião, quase deixando o aeroporto. O que você gostaria de ter feito naquela viagem? O que mais gostaria de ter conquistado? O que teria mais orgulho de ter vivido?

O livro do GTD não desenvolve esses últimos três horizontes profundamente. Conforme diz o autor, “O GTD é mais sobre a arte de implementar e executar do que sobre definir objetivos e propósitos”. Apesar de superficial, ele ilumina um dos pontos mais importantes da organização pessoal: esclarecimento e decisão.

Em última instância, pra que você está vivo?
O que você quer construir durante a vida?

Saber essas respostas é o passo principal para ter uma vida realizada e harmoniosa. Se você não sabe pra onde está indo, pra que se organizar? Se sabe onde quer chegar, mas não faz ideia do que precisa fazer pra chegar até lá, você planeja.

Imaginar o seu propósito máximo de vida, as suas visões e os seus objetivos de curto prazo influencia bastante as suas tarefas e os seus projetos atuais. Fica a dica de revisar esses três níveis mais altos sempre que houver a necessidade de recalcular e definir melhor as coisas.

Soa clichê, mas é a pura verdade: a melhor forma de ter a vida dos sonhos é saber como ela seria. Uma vez imaginada, você pode fazer tudo ao seu alcance para que ela se realize. Só depende de você. Os níveis mais profundos do GTD dão ainda mais organização, produtividade e coerência pra nossa vida.

Quanto mais tempo você passar fazendo esses exercícios, vai lidar com os período de mudança cada vez melhor e vai tomar as rédeas do seu destino com cada vez mais facilidade.

Dúvidas, sugestões? Comente aí embaixo!


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