Planejamento detalhado com a análise SWOT: exercícios práticos + PDF

Se tem uma coisa da qual eu gosto muito, muito mesmo, é planejar e criar estratégias. Dar uma ligeira pausa na vida, tirar o telefone do gancho (ô referência velha, cruzes) e se concentrar em você e no seu planejamento de vida por algumas horas. Não tem coisa melhor e que dê mais doses de autoconfiança e de energia do que criar uma visão detalhada e esclarecida do seu futuro, acredite.

Quem me lê por aqui há mais tempo já sabe que eu tenho um histórico amargo com o perfeccionismo e com a procrastinação. Eu passei toda minha adolescência e início da vida adulta começando centenas de coisas, planejando detalhadamente cada milímetro do que eu queria fazer nos anos futuros e, fatalmente, não terminando nada. Esse é o meu contexto de vida e é por isso que eu levanto tanto a bandeira da ação, da praticidade e da simplicidade por aqui.

Planejar demais – repetidamente, em um loop infinito que nunca se cumpre, sempre esquecendo a parte prática das coisas – pode ser um tiro no pé para certas pessoas sim. Mas isso não quer dizer que você não deveria se planejar. Muito pelo contrário.

Como boa amante da organização e da otimização de vida eu reconheço que muitas pessoas pecam por se concentrar demais no que está imediatamente na frente dos olhos e esquecer do que está vindo lá na frente. Todos nós procrastinamos e acabamos sendo, uns mais, outros menos, sufocados pelas urgências do dia-a-dia.

E mais do que defender a minha bandeira e compartilhar a minha experiência, eu quero deixar uma mensagem de harmonia para vocês. Eu quero que esses textos te ajudem a criar o seu arsenal personalizado e autêntico de estratégias boas e práticas de organização e de planejamento, independente de qual seja a sua história.

Apesar das diferenças, todos nós precisamos pensar a longo prazo.

E o texto de hoje é para compartilhar um exercício excelente e maravilhoso que eu aprendi há uns anos atrás. Ele é super badalado e conhecido, totalmente lugar comum e é claro que não fui eu quem inventou ele. A análise SWOT é super usada no meio empresarial e dentro das estratégias de marketing para ajudar as marcas e as companhias a delinearem um bom plano sólido para os seus futuros.

A origem desse exercício pode até ser empresarial e corporativa, mas ele é tão maravilhoso e tão esclarecedor que eu queria fazer um texto te dizendo como aplicar essas ideias na sua vida pessoal, para qualquer grande ou médio projeto que você tenha. Para os marinheiros de primeira viagem, um aviso: a análise SWOT combina muito bem e desce direitinho com o exercício da roda da vida. Sobre isso você pode ler mais clicando aqui. Eu já fiz um texto completo e abrangente sobre o assunto e eu super recomendo que você leia ele depois.

A análise SWOT e a roda da vida são unha e carne.

Eles são melhores amigos que vão te ajudar a recalcular os seus passos, redefinir as suas prioridades e criar um bom planejamento de médio prazo para o seu ano. Use e abuse desses dois exercícios – especialmente quando você estiver se sentindo confuso e cansado, precisando recarregar as energias e acertar os ponteiros da sua vida. Essas teorias vão exigir de você decisões e respostas honestas.

Eles são exercícios de autoconhecimento de raiz mesmo.

E a análise SWOT, em especial, não vai te dar tréguas. Ela vai exigir respostas, raciocínio e um bocado de firmeza da sua parte. Para facilitar ainda mais a sua vida, eu criei – juntinho com a Ariane Oliveira, designer e profissional lindíssima de comunicação – um material extra pra te ajudar a dar cabo desse exercício pra valer. Lá embaixo você vai encontrar um formulário. É só jogar o seu email e o seu nome pra receber, 0800, um PDF prático e bonito que vai te ajudar a cumprir esse exercício com um pé nas costas. Mais fácil do que isso só se eu fizesse por você, né? 💜

 
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O que é a análise swot?

SWOT é uma sigla que representa os quatros fatores mais importantes no planejamento de qualquer ideia, empresa ou iniciativa: forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Trocando em miúdos, a análise SWOT é um exercício de estratégia que vai te permitir tirar o máximo de proveito possível das suas forças e até das suas fraquezas para que você se desvie das possíveis ameaças e aproveite as oportunidades que cruzarem o seu caminho.

Esse é um exercício de raciocínio e de fazer listas, basicamente.

E para fins didáticos eu vou dar exemplos diversos de como você pode aplicar essas ideias para planejar qualquer coisa na sua vida. Não vou me restringir à aplicação dessa análise nas empresas e nas estratégias de marketing, como muitos artigos fazem. Se você jogar “análise SWOT” no Google você já vai encontrar um boa quantidade de ótimos textos que falam especificamente desse tipo de aplicação.

Eu quero fazer um pouco diferente. Quero te mostrar que os princípios dessa análise servem para muitas coisas, inclusive para o planejamento específico de alguns grandes projetos de vida. Te recomendo que, antes de começar, você escolha uma única área de vida ou um único projeto para ser o seu foco. Fazer a análise SWOT de toda a sua vida não só seria muito bizarro como também poderia fazer o seu tico e teco fritarem de tanta sobrecarga.

Comece escolhendo um único objeto de análise.

Sair da casa dos seus pais e morar sozinho, começar a sua própria empresa ou o seu serviço autônomo, planejar uma especialização no exterior ou finalmente se casar na igreja, com uma festa de arromba e tudo que você tem direito, são exemplos de projetos que se beneficiariam dessa análise. Outra opção é atacar as diferentes seções da sua vida: o seu desenvolvimento pessoal, o seu trabalho, a sua saúde e assim por diante. Defina um escopo e limite o seu foco antes de seguir em frente.

Decidiu? Ótimo! Preencha o formulário aí de baixo, receba as folhas de exercícios por email e as imprima para gente partir logo para o que interessa. 

 

O que você pode e o que você não pode controlar

As suas fraquezas e as suas forças são dois itens do seu ambiente interno. Ou seja: são coisas que você pode controlar. Já as ameaças e as oportunidades que se apresentam fazem parte do seu ambiente externo. Você não consegue controlar e nem determinar as possíveis pedras no sapato ou os possíveis potes de ouro; eles simplesmente acontecem.

Identificar essas duas grandes energias é essencial no planejamento de qualquer iniciativa ou área da vida. Sempre vão existir coisas boas e ruins que você não pode controlar – e que vão, sim, te pegar de surpresa, para o bem ou para o mal – e sempre vão existir iniciativas e limitações das quais você pode dar conta sozinho.

 

FORÇAS

Uma vez que você já decidiu o foco da sua análise, vamos começar pelo melhor lugar de todos: as suas forças. É aqui que você vai pegar fôlego e se encher de confiança e firmeza para começar o seu planejamento na nota certa.

Quais são as vantagens internas que você trás, hoje em dia, para esse projeto ou para essa área da sua vida? Se você está aplicando a análise SWOT para a sua pequena empresa, por exemplo, pense no que é que você, como empreendedor, trás de lucro para a mesa. Quais são as suas habilidades profissionais mais robustas? Qual é a sua formação? Qual tipo de aprendizado ou de experiência faz com o que seu currículo – lattes ou de vida – seja mais confiável e profissional?

Se você está usando essa análise para comprar a sua própria casa e morar sozinho, quais fatores positivos estão à seu favor? Quais habilidades ou iniciativas (que você pode controlar) vão facilitar o seu próprio caminho? Estar empregado e ter uma carteira assinada seria uma força para esse projeto, por exemplo. Não ter medo de trabalhar ou de vender docinhos para a vizinhança para ganhar um dinheiro extra seria outra força. Uma das forças do Eu Organizado – o meu site e a minha marca, no geral – é o design, por exemplo. Eu me dedico um bocado para que o visual do site seja sempre coerente, limpo e aconchegante – e essa é uma das forças que eu tenho.

O que é que você tem funcionando à seu favor?

De que jeito a sua história de vida, a sua personalidade, a sua formação e as suas habilidades fortalecem o seu projeto e te ajudam a chegar mais perto do seu objetivo final? Pense bem nisso e, leve o tempo que for, encontre pelo menos seis ou oito forças que você trás para esse projeto. Encontrar as nossas virtudes e os nossos pontos fortes pode ser difícil – acredite, eu sei – mas vai por mim: vale muito à pena.

 

FRAQUEZAS

Esse é lado escuro da lua. Não é lá muito bonito de ver mas precisa, ainda assim, estar bem claro dentro da sua cuca. Olhar para as nossas desvantagens – naturais ou acumuladas ao longo de traumas e de péssimas experiências de vida – não é bom, mas é necessário. Quais são as coisas que estão trabalhando contra você?

Quais são os seus vícios, os seus hábitos ruins e as suas limitações que podem atrapalhar o desenvolvimento dessa área da sua vida? Quais são as coisas que você até poderia mudar, se quisesse e se conseguisse? Quais são as coisas que, se fossem diferentes, te dariam mais recursos e mais paciência para ir atrás do seu objetivo?

Lembre-se que as suas fraquezas são coisas internas.

Você pode controlar, por exemplo, quantos vendedores você tem dentro da sua loja. Uma fraqueza interna de uma pequena empresa seria, por exemplo, não ter empregados suficientes no time de vendas. Ou estar usando uma estratégia de marketing de cinco anos atrás que nunca foi revisada ou ampliada. Uma fraqueza da área da saúde, por exemplo, seria ter preguiça demais para ir na academia.

As fraquezas podem ser transformadas. Elas estão enfraquecendo o seu jogo atualmente – ou, pelo menos, te deixando um pouco na desvantagem. Se você desenvolvesse a capacidade X ou Y, se você se aplicasse para criar A ou B, o seu projeto ou a sua aérea de vida ficariam mais robustos e vitoriosos.

 

OPORTUNIDADES

Vamos mudar a chave do interruptor e começar a pensar nas coisas externas, aquelas que você não consegue controlar. Quais são as oportunidades que estão se apresentando para você atualmente? Quais são as boas chances que você tem para melhorar ou finalizar o seu projeto? Quais são as chamadas de boa fortuna que estão batendo na sua porta agora e que permitiram que essa área da sua vida progredisse?

As oportunidades são formas de expansão, de lucro e de vantagens que você não pode determinar 100%. Uma boa oportunidade para quem quer morar sozinho, por exemplo, seria encontrar um apartamento em um bairro legal, para alugar, por um preço super camarada. Ou talvez já ter uma casa no seu nome que outro membro da família quisesse te dar de presente.

Uma oportunidade para uma empresa seria poder fazer parceria com um novo investidor, por exemplo. Conexões que expandem o seu projeto ou pessoas interessadas em facilitar a sua vida são exemplos clássicos de boas oportunidades. Quais são as influências que estão acontecendo na sua vida atualmente? Você pode não estar vendo, mas com certeza existem forças ou tendências que estão facilitando o andamento do seu objeto de análise.

Existe alguma inovação acontecendo que poderia te beneficiar?

As oportunidades vêm de fora, mas o proveito quem toma é você. As oportunidades são, até certo ponto, criadas: se você correr atrás dessas boas chances você vai progredir e ter lucro, sim. Mas a natureza das oportunidades é imprevisível. Tudo o que você pode fazer é abrir bem os olhos e treinar os seus ouvidos para estarem sempre atentos para o que a vida está insinuando para o seu caminho hoje em dia.

O universo sempre fala com a gente. Você está ouvindo?

 

AMEAÇAS

Elas são as coisas que te pegam desprevenido e que podem, sim, acabar com os seus planos. Eu acredito firmemente que todo imprevisto carrega algo de bom, por mais contrário que ele seja do caminho que você originalmente planejou. Acredito que tudo acontece por uma razão e que a gente nem sempre consegue discernir as boas notícias das que são aparentemente ruins.

Mas, ainda assim, nem toda cara quebrada é necessária.

Você pode – e deve – usar a sua inteligência à seu favor. Essa é uma das partes mais importantes de todo o exercício, pois é ela que vai prevenir que você perca dinheiro, tempo e energia à toa. Esse é o principal lucro do planejamento antecipado, afinal de contas: contar com os imprevistos antes que eles aconteçam e saber exatamente o que você pode fazer para minimizar as suas perdas.

Better safe than sorry (antes estar seguro do que arrependido), já dizia o ditado.

Quais são os imprevistos negativos que podem afetar o seu projeto?

Quais mudanças econômicas, políticas ou de associações entre pessoas poderiam interferir nos seus planos? Quais competidores poderiam te prejudicar, mesmo sem querer? Liste os imprevistos negativos que podem te abater, lembrando sempre que essas forças você não pode controlar.

Uma possível ameaça para quem quer planejar um casamento seria, por exemplo, chover. Como é que você pode contornar essa ameaça desde agora? Uma ameaça externa para quem quer cuidar da saúde e fazer exercícios físicos seria, pro exemplo, não ter dinheiro suficiente para pagar por aulas de natação. Ou torcer o tornozelo, que já anda sensível e meio inchado, na semana anterior do início da academia.

A ideia não é ficar paranóico, emperrado e com medo de sair do lugar. E sim analisar, de um jeito frio e calculista, quais são as interferências externas que podem te pegar de surpresa. Faça essa lista com o máximo de honestidade e pé no chão, viu.

 

A matriz swot

Esse gráfico aí em cima é a cereja do bolo. Ele vai te ajudar a interpretar a sua lista SWOT com mais profundidade e a fazer associações interessantes que podem não ter te ocorrido de primeira. Começando pelo primeiro quadrante, vamos falar da união das suas forças com as oportunidades. Esse é o melhor cenário possível, onde a fome encontra a vontade de comer.

As suas forças encontrando boas oportunidades seria, por exemplo, ser chamado para substituir um colega de trabalho com um cargo superior ao seu e saber executar essas demandas com perfeição. Justamente nessa semana o seu chefe está precisando de alguém que saiba cantar e olha só que coincidência!, você sabe. Esse exemplo é bem caricato, mas você entendeu o espírito da coisa.

As suas forças junto com as suas oportunidades são as suas prioridades máximas. Esse princípio segue a teoria que é sempre melhor investir tempo, dinheiro e recurso naquilo que já está funcionando – ou, pensando nas oportunidades, naquilo que está mais fácil e mais à mão atualmente pra você. E antes que você nutra e dê a vida à um pensamento preconceituoso, te digo que não existe nada de errado em aproveitar as boas oportunidades e pegar os frutos que estão mais embaixo na árvore.

Você deveria estar, justamente, transformando todas as facilidades e boas chances que estão no seu caminho em lucros cada vez mais maiores – sejam eles financeiros, emocionais, intelectuais, o que for.

 
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O segundo quadrante trata das opções possivelmente atraentes. Ele é a união das suas fraquezas junto com as oportunidades que a vida está te jogando no colo. Os itens desse quadrante não são tão fáceis assim de serem conquistados. Afinal de contas, estamos falando das suas fraquezas. Sabe aquelas coisas que fazem você pensar: poxa, se eu tivesse X ou Y ou se eu tivesse me preparado melhor, eu poderia aproveitar essa oportunidade? Exatamente isso.

Repito: eu não quero que você comece a se comparar com os outros e a nutrir a amarga planta da autopiedade. A ideia não é se torturar, e sim melhorar. Ninguém evolui e cresce na vida se não olhar bem fundo dos olhos das suas fraquezas. Pense e faça uma lista de todas as coisas que poderiam ajudar o seu projeto a ir pra frente ou a sua área da vida evoluir se você conseguisse transformar tal fraqueza em uma força.

De que forma você pode melhorar o seu conjunto de ferramentas? De que jeito você pode ter mais recursos para poder aproveitar as boas oportunidades que estão pintando por aí? Essas são as perguntas que vão nortear a análise desse eixo.

O terceiro quadrante, logo embaixo do primeiro, diz respeito à união das suas forças com as ameaças atuais: ou seja, a sua defesa. É bom ter noção dos possíveis riscos que podem te abater e que você já sabe como contornar, evitar ou minimizar. Quais são os imprevistos ruins que podem arruinar o seu projeto ou piorar a evolução dessa aérea da sua vida e que você já sabe como combater?

A ideia é analisar de um jeito bem prático as cartas que você tem na manga. Contra esses imprevistos você tem um bom armamento – diferente, aliás, do que acontece no último quadrante. O último eixo dessa matriz vai te dizer quais são as ameaças externas que podem pegar você com as calças na mão. Esses são os fatores externos que podem te influenciar negativamente e que vão te pegar despreparado.

Qual é o pior cenário possível nesse seu projeto?

Qual é a pior situação que pode acontecer e que te deixaria desprevenidamente ferrado e com todos os seus planos rolando pelo ralo? Pense nisso apenas por tempo suficiente para que você bole um plano B ou um plano C. De que jeito você pode, hoje, fortalecer um pouco mais o seu projeto ou a sua área da vida para que, caso aconteçam essas ameaças, você não perca tudo e não se quebre todo? Antecipar os piores cenários possíveis é uma estratégia sã que pode te poupar muitas dores.

 

Concluindo

Espero mesmo que você tenha impresso o seu material gratuito e feito esse exercício na prática, dando umas boas doses de ações práticas para acompanhar toda essa teoria. E se tudo isso pareceu muito complexo pra você, relaxe.

Deixe que essas ideias sentem e naveguem um pouquinho na sua cabeça ao longo dos dias. Comece a analisar as ameaças, as oportunidades, as fraquezas e as forças da sua vida aos poucos. O importante é abrir a sua mente para uma nova forma de planejamento e abraçar as boas respostas que a análise SWOT pode te dar.

Eu recomendo fazer esse exercício pelo menos algumas vezes por ano – especialmente nas vezes em que você se encontrar em uma encruzilhada ou quiser planejar um projeto imponente e delicado. Pensar nas dez áreas da sua vida de acordo com a análise SWOT pode ser muitíssimo útil também. Nada chic, nada complexo: só de perceber quais são as forças externas que podem te influenciar (positiva ou negativamente) e quais são as qualidades internas que você pode fortalecer ou transmutar você já está de bom tamanho. 🙂

Dúvidas, experiências, sugestões, aflições? Recebo todas essas coisas na caixa de comentário ali embaixo, de peito aberto. Vamos conversar, meu povo!


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