Como criar projetos eficazes com o GTD

O primeiro post da categoria ~GTD descomplicado~ abordou o tema da organização horizontal: como administrar todos os seus projetos e áreas de foco. O que você precisa fazer para controlar as tarefas e manter a sua paz mental, se concentrando apenas nas atividades mais importantes. Se você ainda não leu, clique aqui pra ver o texto.

Agora chegou a hora de falar sobre a organização vertical.

É nela que acontece toda a mágica de realmente “fazer acontecer”. Organizar a sua vida verticalmente significa identificar os seus projetos atuais e organizá-los da forma mais tranquila e intuitiva possível. Como diz David Allen, criador do método GTD e escritor do livro de mesmo nome, a organização vertical serve para que você reflita, analise e planeje com profundidade.

Ela é útil pra você esclarecer qual é a melhor forma de lançar um produto, de dar uma festa ou de fazer a mudança da sua casa. Se você está cara-a-cara com um projeto complexo, grande, delicado ou superimportante, está na hora de organizar verticalmente.

Antes de tudo, vamos concordar sobre o que são ‘projetos’.

O autor do GTD defende que qualquer coisa que você quer que aconteça e que precise de mais de uma ação para se realizar é um projeto. Por essa ótica, muitas atividades consideradas “pequenas” seriam classificadas como projetos. David Allen diz que se uma pessoa não tem pelo menos 50 projetos ativos é porque ela ainda está guardando alguma coisa dentro da cabeça.

Já que o objetivo do GTD é “fazer as coisas acontecerem” com o mínimo de estresse possível, é essencial que você delegue e ponha pra fora da sua mente o máximo de obrigações, vontades e tarefas possíveis. Quanto menos coisa você estiver guardando na cabeça, melhor. Algumas pessoas não se sentem confortáveis com esse definição e acabam se angustiando ainda mais se precisarem lembrar de absolutamente tudo o que precisam fazer. Se for o seu caso, relaxe.

Mais importante do que seguir essa banda é dançar no ritmo da sua própria música. Se preferir considerar como “projetos de verdade” apenas aqueles grandes e complexos, vá em frente.

Quais são os seus projetos atuais, então?
Adote a definição que te cair melhor e faça um brain dump. Escreva no papel todas (eu disse t o d a s) as suas pontas soltas, tudo o que você quer fazer ao longo dos próximos meses e todas as suas responsabilidades. Escreva absolutamente tudo, mesmo que você não vá aplicar o GTD em todos os itens. Sinta o gostinho doce de esvaziar a mente.

Agora escolha os cinco projetos mais importantes. Todos eles vão passar pelas cinco fases do planejamento: definir os propósitos e os princípios, visualizar os resultados, fazer um brainstorming, organizar e identificar as próximas ações. Eles vão começar pequenos e humildes e vão sair do lado de lá fortes e nutridos. 

 
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Definir os propósitos e os princípios

"Porque eu quero começar esse projeto?" é a primeira pergunta. Até os projetos que são obrigatórios tem um motivo de ser. A vida é cheia de escolhas e é bem provável que ninguém esteja te obrigando a realizar essas coisas. Se você é livre, por que decidiu fazer justamente isso?

O que esse projeto vai te trazer de valor? O que você espera conseguir, psicológica e materialmente, quando ele for realizado? O que vai te motivar a seguir em frente e a não desistir? Perguntas profundas que abrem muito a mente. Saber a razão pela qual fazemos as coisas garante +1.000 pontos de confiança e autoestima que vão, no fim, elevar as chances de sucesso.

Se você não sabe por que está se dedicando à esse projeto, é provável que também não tenha muitos critérios na hora de tomar decisões difíceis. Seja um projeto pessoal ou profissional, vai chegar o momento em que você vai precisar tomar uma decisão. Qual cor eu escolho para pintar as paredes? Em qual mídia eu vou concentrar as minhas ações de marketing? Quem eu vou contratar para essa iniciativa? Qual tipo de móvel eu escolho comprar para a minha casa nova?

Parece filosófico, mas na maioria das vezes nós já sabemos o porquê das coisas que fazemos. Se você quer comprar uma nova casa, mas não sabe o que te motiva a fazer isso, vai ser muito mais difícil escolher o bairro, se é apartamento ou casa com quintal, quanto vai gastar na decoração, etc.

Se o seu motivo está esclarecido, o foco aumenta e você fica mais motivado. Já ouviram aquela dica de colocar como papel de parede do celular aquela coisa cara e maravilhosa que você quer muito comprar? A lógica é a mesma: quanto mais clareza você tem da sua motivação, mais animado e confiante você fica.

Afinal de contas, se você não tem motivo pra fazer alguma coisa, ela não vale à pena ser feita.

Tão importante quanto o seu porquê são os seus princípios. Talvez você não pense neles conscientemente com frequência, mas eles com certeza estão lá. Se pergunte quais são os pilares essenciais para que esse projeto aconteça. O que você mais valoriza? Qual aspecto, etapa ou qualidade do projeto você não vai deixar de lado de jeito nenhum? De qual parte você tem mais orgulho? Qual é a base sólida dele?

Os princípios do projeto vão ser os seus parâmetros. Eles vão facilitar que você meça os avanços e que não se perca da sua verdade. Quantas vezes começamos a fazer uma coisa e terminamos nos distraindo e indo atrás de coisas totalmente diferentes? Quantas vezes não começamos um projeto com uma “intuição” especial e acabamos sendo convencidos, por outras pessoas, de que aquilo não vai dar certo?

Essa definição é especialmente relevante se você trabalha em grupo. Definir os princípios do seu projeto é o que vai poupá-lo de virar uma coisa totalmente diferente. Ter essas respostas antes mesmo de começar vai aumentar bastante a probabilidade de sucesso, acredite.

 

Visualizar os resultados

Agora que você já sabe o porquê, vamos nos concentrar no “o quê”. Pra que você use todos os recursos disponíveis e aproveite bem as oportunidades, precisa ter uma imagem clara do resultado que deseja.

Como vai ser esse projeto, uma vez que ele já esteja pronto? O que vai ser verdade no mundo, materialmente?

Visualize tudo, inclusive como você vai se sentir. Veja na sua cabeça as formas, as cores, os cheiros e as sensações que esse projeto vai ter quando estiver pronto. Pra citar Albert Einstein: a imaginação é mais importante do que o conhecimento.

Quanto mais foco colocamos em uma coisa, maior ela se torna. Ela fica mais poderosa e mais real.

Escreva ou conte para algum amigo a visão do seu projeto. Registre ela de alguma forma e lembre dessas imagens mentais todas as vezes que precisar tomar decisões importantes. Elas vão ser a sua estrela guia, o farol que vai iluminar e esclarecer o caminho.

Saber de forma prática quais resultados você quer vai impedir que você mude de destino. Isso vale para grande projetos (reformar uma casa, lançar um produto) e para os pequenos também (renovar o guarda roupa). Saber que tipo de coisas você precisa comprar para renovar o guarda roupa, por exemplo, é uma parte essencial do projeto.

Sem ter clareza do que você está procurando, corre o risco de comprar diversas roupas que não combinam com o seu estilo. Como diria o gato, de Alice no País das Maravilhas:

- O senhor poderia me dizer, por favor, qual caminho devo tomar pra sair daqui? - perguntou Alice
- Isso depende muito de para onde você quer ir - respondeu o gato
- Não me importo muito para onde vou - 
- Então não importa muito o caminho que você escolher -

 

Fazer um brainstorming

Está tudo muito bom, tudo muito bonito, mas como a gente realmente põe a mão na massa? O que você -realmente- precisa fazer pra que essa nave decole? É aqui que entra o brainstorming criativo.

Fazer um brainstorm costuma ser um processo automático e intuitivo. Quando começamos a pensar nos nossos projetos, vamos naturalmente preenchendo as lacunas e descobrindo o que é necessário fazer. O bom e velhos sentar a bunda na cadeira e pensar, tiro e queda.

Quais são as ações necessárias pra fazer esse projeto acontecer? Qual é o primeiro passo? Qual é a ordem lógica das tarefas? Quais são os detalhes mais importantes pra conseguir esse resultado? O meu jeito favorito de desbravar essa floresta é fazendo um mapa mental.

Provavelmente você já ouviu falar desse método. Escreva o nome do seu projeto no meio de uma folha de papel em branco e escreva ao redor tudo o que for relevante: tarefas, informações, pessoas que podem te ajudar, objetos pra comprar, etc. Qualquer passo, pequeno ou grande, necessário pra fazer o projeto acontecer precisa estar nessa folha.

Dedicar alguns minutos para fazer essa atividade com total atenção pode poupar muito desperdício. Aproveite que o seu cérebro já faz muitas conexões e transfira todo esse pensamento pro papel. Escreva absolutamente tudo o que você precisa fazer e crie uma opção B e C para todos os passos importantes.

Se alguma urgência de último minuto acontecer e você não puder mais se mudar para a casa que tinha escolhido, o que você vai fazer? Se o dinheiro acabou e você não tem como investir no tipo de anúncio que queria para o seu negócio, qual vai ser o plano? Explore diversas opções e faça uma limpa mental de todas as soluções possíveis.

E para que o seu brainstorm seja mais eficaz, lembre-se:

~ Não julgue, critique ou avalie nenhuma das coisas que vier à sua mente. Se você pensou aquilo, escreva. Não importa que a ideia pareça estranha, bizarra ou remota demais. Registre tudo.

~ Priorize quantidade, não qualidade. Quando você está querendo descobrir novos caminhos e soluções, querer pensar apenas nas ideias mais otimizadas e perfeitas possíveis é um enorme tiro no pé. Quando mais coisas você anotar, melhor.

~ Não analise e nem organize demais. Escreva da forma que for mais natural pra você, mas não convide o seu lado metódico e racional pra brincar. Essa é a hora de exercitar a criatividade.

 

Organizar as ideias

Esse é o momento de organizar a casa, com frieza e racionalidade. Olhe para o seu brainstorm e veja quais padrões existem. Qual é a hierarquia natural das tarefas? Quais devem ser feitas primeiro? Quais são os seus planos Bs, caso a ideia inicial não funcione? Quais são os retoques finais? De quem você depende para cumprir o projeto?

Depois de fazer uma chuva de ideias ampla e criativa, dê uma estrutura organizada para toda essa brincadeira. Qual é o começo, o meio e o fim do projeto? Quem são as pessoas envolvidas? Quais são as datas relevantes? O projeto tem mais de uma etapa? Identifique as três tarefas essenciais e as escreva em um lugar destacado. Não importa se você vai anotar tudo isso em um caderno ou em um documento no computador, o importante é registrar tudo. Tudo mesmo.

Passe o brainstorm a limpo para um novo lugar, coloque a data e escreva ali todas as informações relevantes que você descobriu até agora. Um lugar central pra abrigar todo o passo-a-passo do planejamento é bem importante. Sem falar que a sua cabeça vai agradecer muito não precisar ficar pensando nisso e te lembrando desses detalhes o tempo todo.

Uma pergunta polêmica que deve ser feita agora: “Ana, eu preciso mesmo de tantos detalhes?”

A resposta mais honesta de todas é: você deve detalhar tanto quanto sentir necessidade. Você está ansioso, preocupado ou angustiado com esse projeto? Está com medo que alguma coisa dê errado ou que você esqueça de algo? Está aflito com a possibilidade das outras pessoas envolvidas não trabalharem direito?

Se alguma coisa, grande ou pequena, te deixa com a mente quente e com o coração acelerado só de pensar, detalhe tudo quanto for possível. Ponha cada centímetro de informação relevante numa folha de papel, fora da sua cabeça. Não importa se parecer redundante ou exagerado. Se você não está surfando na onda da tranquilidade, escreva tudo. Quanto mais detalhes centralizado em um lugar só, melhor.

Mas se esse for um projeto pequeno, um projeto que você está fazendo em conjunto com alguém de confiança ou um projeto recorrente, que você já fez várias vezes antes, não precisa se descabelar. Se você está confiante, alegre e tranquilo, anote apenas o que te parecer necessário agora.

Não perca tempo detalhando um projeto que não te perturba. Se você está calmo e se sentindo no controle, dar toda essa atenção ao detalhamento do projeto vai acabar te roubando um tempo precioso que poderia ser usado de forma mais inteligente.

 

Identificar as próximas ações

Sem essa etapa o avião não decola. O pilar de toda essa festa, o que garante que o seu projeto não termine no fundo de uma gaveta empoeirada são as ações. Ou, pra falar um termo bem GTDniano, as próximas ações.

Cada uma das etapas anteriores tiveram a sua importância e o seu planejamento seria um pouco menos eficaz se você não tivesse dedicado parte do seu tempo a elas. Mas a verdade nua e crua é que nem o planejamento mais perfeito e organizado do mundo vai fazer você atingir os seus objetivos. Quem faz isso, na prática, são as ações.

Ponha o seu lindo documento organizado, com o nome do projeto bem grande no topo da página, na sua frente e se pergunte: qual é a próxima ação física e prática que eu posso fazer para que isso vá pra frente? Se você organizou o seu brainstorming, é provável que já tenha um bom conjunto de primeiras ações. Decida quais são as três ou quatro primeiras e não levante da cadeira enquanto não tiver decidido isso.

É muito importante que você termine o planejamento do seu projeto com ações práticas. Agora é só arregaçar as mangas e ir pra luta.

Se você visualizar os resultados, fizer um mapa mental, organizar tudinho e parar o processo antes de decidir as suas tarefas práticas, posso dizer carinhosamente que todo esse circo não vai ter adiantado muita coisa. Você só vai se comprometer com o seu projeto quando ver as ações já delineadas na sua frente, preto no branco. 

Descubra qual é a próxima ação que precisa ser feita pra que exista progresso e anote ela em um lugar em que você com certeza (COM CERTEZA) vai olhar. Pode ser a sua agenda, numa lista de tarefas que você carrega no bolso, em um caderno estilo bullet journal ou em um aplicativo pra gerenciar tarefas (recomendo fortemente o Todoist).

Nada de anotar em post-its que vão acabar se perdendo pela casa. Se você ainda não tiver uma central única para todas as suas tarefas importantes, crie uma agora.

Se for um grande projeto que envolve várias pessoas e você sentir que precisa fazer mais brainstorm e mais planejamento, crie uma próxima ação para isso. “Mandar um email para Mariana e pedir a opinião dela sobre esse planejamento” pode ser uma tarefa. “Melhorar o planejamento do projeto X por meia hora na quinta-feira” pode ser outra.

É provável que você precise voltar ao seu planejamento algumas vezes durante o projeto. Talvez alguma circustância mude e você precise reciclar os próximos passos. Cabe aqui, novamente, a regra da tranquilidade: se tudo estiver de vento em popa, ótimo.

Se você se sentir perdido e quiser rever o planejamento, faça isso. A regra de ouro é planejar o bastante pra que você não guarde nada na sua cabeça.

Enquanto você define quais são as ações práticas do seu projeto, você tem duas opções: (1) anotar todas as tarefas de todo o projeto do início ao fim ou (2) anotar apenas as próximas ações. Na segunda opção, daqui a uma semana você talvez já tenha feito tudo o que tinha decidido fazer e não tenha mais uma próxima ação definida.

Se você escolher essa opção vai precisar ler o seu planejamento toda vez que acabar o “estoque” de tarefas. Toda semana, de cinco em cinco dias, o que for. Se você escolher a primeira opção e escrever absolutamente todas as tarefas do início ao fim, talvez não precise revisar o planejamento com tanta frequência. Decida o que combinar mais com a sua personalidade e com o seu projeto.

 

Concluindo

Depois que tudo estiver pronto, dois problemas podem surgir: falta de ações ou falta de planejamento.

Talvez você tenha feito um lindo documento, registrando todos os mínimos passos necessários, mas não agiu tanto quanto precisava. Gastou tempo demais no planejamento, procrastinou, não conseguiu administrar bem as suas tarefas ou talvez outras tenham coisas tenham roubado a sua atenção.

Se você perceber que o seu projeto está sem nenhuma ação atrelada à ele, volte pros trilhos e defina uma. Ou então cancele o projeto totalmente.

Talvez você tenha definido diversas ações, criado e executado várias tarefas e saiu atropelando todo o seu planejamento. Talvez você nem tenha refletido sobre a sua motivação, não visualizou os resultados e não fez nenhum brainstorming. Talvez os detalhes esquecidos tenham te dado uma rasteira. Ou talvez você esqueceu completamente dos prazos.

Se você perceber que o seu projeto virou um touro maluco, andando raivosamente e acertando vários pontos vermelhos, pare e volte para o planejamento. O mundo não vai acabar se você gastar uma hora fazendo um brainstorming e você não vai ser uma pessoa menos eficaz por admitir que precisa de um pouco de planejamento.


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