Quais aplicativos eu estou usando para me organizar: versão inverno 2018

Vamos tirar as teias de aranha que já estão começando a se juntar em cima desse tópico, meu povo?

O último texto do blog sobre o meu sistema de organização é de março de 2017 (mais de um ano) e, depois disso, eu fiz uma pequena menção honrosa à como eu estava usando o Trello e o Evernote para organizar as etapas de alguns projetos. No início desse ano, porém, eu reformulei a porra toda e quem me acompanha nas redes sociais viu que eu comecei a usar o Things 3 como o meu app de tarefas oficial.

Estamos caminhando já para o meio do ano e adivinha o que aconteceu?

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Eu reformulei a porra toda de novo. Porque conforme eu mudo, a minha relação com os aplicativos também muda. E se tem uma coisa com a qual vocês podem contar, é essa aqui: Ana Carolina é um ser de fases que raramente vai fincar os dois pés em uma única ferramenta e ficar ali para todo o sempre. Eu preciso de mudanças, eu preciso de opções e eu me divirto muito testando e arrumando tudo de novo.

Conforme o prometido, eu vou sempre vir aqui para atualizar vocês de a quantas anda o meu sistema de organização e de como eu estou usando ele para me manter na Onda da Organização e da Produtividade. Porque como vocês também sabem, Ana Carolina precisa sempre encontrar um meio termo gostoso entre o planejamento e o ato de colocar a mão na massa. Porque do contrário Ana Carolina se estropia.

A ideia do texto de hoje é bem simples: falar quais são os aplicativos que eu estou usando e explicar a finalidade de cada um deles. Eu vou deixar os detalhes específicos de como eu planejo o meu ano, os meus projetos e as metas para outro texto, combinado? :)


 

Todoist e Fantastical para tarefas e compromissos

O bom filho à casa retorna, não é mesmo? Depois de muito amar & recomendar o Things 3, eu voltei para o Todoist por uma questão estética e, ao mesmo tempo, prática. Sabe quando, apesar de bonito, o app não te dá lá muito tesão para fazer as coisas? Eu olhava para o meu Things todo organizado, todo imaculado e eu não via um ambiente propício para me engajar nas tarefas. Ele começou a parecer, com o tempo, o ambiente perfeito para o planejamento das diferentes fases de um projeto, mas nunca chegou naquele ponto prático e imediato de lista de ações – tipo o lugar que você abre e simplesmente vai ticando um item depois do outro, sabe como? Eu adoro o Things, mas o Todoist me motiva mais a agir.

Eu tenho ele no celular e no computador, como é de se esperar, e finalmente dei o braço à torcer para o Fantastical 2, um aplicativo de calendário falado à beça, recomendado à beça e que tem algumas melhorias legais em relação aos calendários mais comuns. Ele é só para iOS (e esse é um dos grandes motivos pelos quais ele funciona tão suave e perfeitamente bem), é pago e é muito bonito. Eu coloco os meus  lembretes e compromissos no Fantastical (geralmente direto do pc) e deixo o widget ativo no celular, para poder ver, a qualquer momento, como vai estar a minha próxima semana ou o meu mês.

Segundo o GTD, vamos relembrar, o seu calendário é um lugar sagrado. Ele precisa estar livre das tarefas que você pode fazer a qualquer dia e a qualquer hora. Eu deixo o meu calendário para colocar: os lembretes das contas que eu tenho que pagar, algumas tarefas que eu preciso fazer todo certo dia da semana (todo domingo, por exemplo) e uma coisa ou outra que eu realmente me beneficiaria se eu fizesse naquele dia. Como ir na loja X de noite, por exemplo, já que eu vou atender uma cliente, na rua, às 17h.

Os meus compromissos são divididos em dois calendários: os do Eu Organizado (com a cor verde) e os pessoais (que são laranjinhas). Acionando a visão anual, o Fantastical 2 te mostra quais dias estão mais cheios de compromissos e eu adoro demais as duas visões que você pode ter do mês quando você abre o app no celular. Você pode ver a sua semana inteira, horizontalmente, com os compromissos e lembretes embaixo, ou ver o mês inteiro, já todo colorido, com os compromissos e lembretes embaixo também. Toda vez que eu marco algo com alguém, eu abro o calendário e adiciono logo ali. Quando eu penso em uma tarefa, a boa e velha caixa de entrada do Todoist está sempre me esperando. E falando nele, aliás, registro que eu estou oficialmente me reaproximando do GTD. Aguardem cenas dos próximas capítulos.

A organização do Todoist está bem básica e direta ao ponto, por enquanto.

Uma seção para as próximas ações, dividida por contextos, uma seção para os projetos (divididos em recorrentes e pontuais) e outra para as diferentes formas de “um dia/talvez”. Se você quer se aprofundar mais na ideia do GTD e quer saber o que cada uma dessas coisas significa, leia esse texto aqui (se você for iniciante) e esse outro também (se você já tem um pouco mais de experiência com o método).

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Dropbox e Scanbot para arquivos

Eu ainda tenho algumas coisas no Google Drive, mas eu uso ele apenas para documentos que precisam ser manipulados no Word. Eu baixei o Scanbot recentemente e absolutamente amei esse aplicativo. Se você pagar um cadinho mais, ele faz o reconhecimento de foto para texto – ou seja: você pode tirar uma foto de um livro e ter algumas frases automaticamente copiadas para a área de transferência como texto.

Esse scanner é feito para iOS e Android e ele pode ser pago ou gratuito.

Você pode organizar as suas imagens escaneadas por pastas e conectar ele direto com o app da sua escolha: Google Drive, Dropbox, o que for. Eu abri mão do Evernote, por enquanto, porque muito me agrada a ideia de ter um aplicativo específico e especializado para cada tipo de coisa. Algumas pessoas me perguntam: mas Ana, não é melhor ter tudo centralizado numa ferramenta só? E a resposta, como bem já ouvi David Allen dizer, é que depende. Forçar uma centralização que te dá mais ruído, trabalho e desgaste do que facilidade é a mesma coisa que nada. Mas se te for tão espontâneo e natural quanto o Sol colocar todas as suas pontas soltas de organização num lugar só, vá em frente! Ninguém te impede.

Eu estou usando uma conta do Dropbox pessoal para os meus arquivos e criei uma estação de trabalho para guardar todas as coisas do Eu Organizado. Com o tempo, se o volume de arquivos aumentar, eu já vi que o Dropbox começa a ficar mais caro e esse é o único lado negativo dessa escolha. Tirando isso, estou amando demais deixar todo o meu “arquivo morto” nele – ou seja: PDFs, documentos e imagens que eu raramente utilizo. Eu baixei a extensão do Dropbox para desktop para anexar alguns arquivos mais facilmente, na hora de mandar emails, e estou usando o Dropbox Paper para alguns docs específicos.

 

Ulysses e Bear para notas de referências e textos

Tanto o Ulysses quanto o Bear são aplicativos do estilo editor de textos e os dois só funcionam para iOS.

Os dois fazem “a mesma coisa”, teoricamente, mas, como era de se esperar, Ana Carolina vê uma diferença muito clara e distinta entre eles. O Ulysses é o ambiente ideal para qualquer escritor, número um. Se você precisa organizar um conteúdo robusto e complexo, tipo uma tese, uma dissertação ou um livro, o Ulysses é o cara para esse trabalho. É nele que escrevo os textos do blog e da newsletter e, agora que eu penso no assunto, ele bem que merece uma resenha de apresentação só para ele aqui no blog.

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Eu gosto muito dos recursos mais avançados do Ulysses: metas de palavras escritas (que, depois da nova versão, podem até ser divididas pelo número de dias que você tem para terminar aquele texto – o que te dá, no fim das contas, uma média de quantas palavras você precisa escrever por dia), a habilidade de ressaltar apenas o seu parágrafo inicial em negrito (e deixar todos os outros cinzas), o agrupamento de notas na barra lateral (divididas por grupo ou com filtro por tags ou palavras chaves) e etc.

O Bear, por outro lado, é onde eu guardo todo tipo de nota que eu mesma redijo e que não tem a ver com nenhum tipo de texto longo e coerente. É nele que eu escrevo as entradas do meu diário e algumas notas de planejamento para projetos maiores (como pede o GTD). Ele também serve para eu organizar as citações que eu quero guardar (tanto as aleatórias quanto as que eu marco nos livros que eu estou lendo) e para salvar os artigos legais que eu encontro pela internet. Isso fez toda a diferença na hora de dizer tchau para o Evernote, aliás: agora o Bear tem a sua própria extensão de navegador. Que feliz! *-*~

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É um botãozinho discreto que te deixa salvar qualquer página da web direto para o aplicativo.

Eu pago a versão premium do Bear (super barata, super em conta) e ela te dá direito a alguns recursos extras legais. Prometo fazer um guia básico inicial dele por aqui também ainda esse ano – me cobrem!

 

E ó, aqui embaixo tem outras ideias que podem te abrir ainda mais os horizontes:

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